Chiếc áo sơ mi thứ mười hai
Một khách gửi mười hai món: bốn áo sơ mi, hai quần tây, một áo vest, một áo dài, một bộ chăn ga và ba cái áo khoác. Ba ngày sau khách tới lấy, đếm được mười một. Chiếc áo sơ mi còn lại đang treo ở dãy móc bên trong, dưới tên một khách khác cùng họ.
Chuyện này xảy ra ở mọi tiệm giặt là, và nó không phải lỗi của ai cả. Nó là hậu quả tự nhiên của việc quản lý hàng trăm món đồ nhỏ giống nhau bằng phiếu viết tay và bằng cách nhớ mặt khách.
Một phần mềm quản lý giặt là không làm cho tiệm bạn giặt sạch hơn. Nó làm cho tiệm bạn không mất đồ, và đó là thứ giữ khách quay lại.
Nhận đồ theo từng món, không theo từng túi
Khi khách đưa túi đồ, bạn nhập từng món vào đơn: loại đồ, số lượng, màu, tình trạng ban đầu. Vết ố ở cổ áo, đường chỉ bung ở gấu quần hay cúc thiếu được ghi ngay lúc nhận, kèm ảnh nếu cần.
Ghi nhận ban đầu này là tấm khiên của bạn. Khi khách quay lại và nói "áo nhà tôi trước không rách chỗ này", bạn mở đơn ra và cùng xem lại ghi chú đã lập trước mặt họ ba ngày trước.
Mỗi món được in một tem nhỏ có mã vạch từ máy in nhiệt Bluetooth. Khách cầm phiếu, đồ mang tem, và hai thứ đó khớp nhau bằng số đơn.
Bốn trạng thái cho một dây chuyền quen thuộc
Đơn đi qua các bước rõ ràng: đã nhận, đang xử lý, đã xong và treo sẵn, đã trả. Người đứng máy cập nhật khi giặt xong, người là ủi cập nhật khi treo lên móc, người ngoài quầy cập nhật khi khách lấy về.
Vì thế câu hỏi "đồ nhà chị xong chưa" luôn có câu trả lời chính xác, kể cả khi người nhận đơn hôm đó đang nghỉ. Bạn tìm theo tên, theo số điện thoại hoặc theo số phiếu.
Đồ đã xong mà lâu chưa có người lấy cũng hiện lên thành một danh sách riêng. Bạn gọi hoặc nhắn nhắc trước khi dãy móc trong tiệm biến thành kho chứa đồ bỏ quên.
Vào những tuần cao điểm trước Tết, khi lượng đồ nhận vào gấp nhiều lần ngày thường, chính danh sách trạng thái này là thứ giữ cho tiệm không rối. Bạn nhìn một màn hình và biết hôm nay cần ưu tiên là ủi nhóm nào để kịp hẹn cho khách.
Bảng giá theo món và theo loại vải
Áo sơ mi, vest, áo dài, áo cưới, chăn lông, rèm cửa và thảm chùi chân không thể chung một mức. ProTakip cho bạn dựng bảng giá theo món, theo cân, theo mét vuông hoặc theo gói, và mỗi loại có mức riêng.
Dịch vụ cộng thêm như xử lý vết ố cứng đầu, là hơi, bọc túi nilon hay giao tận nhà được chọn từ danh sách. Nhân viên mới đứng quầy vẫn báo giá đúng như bạn đã định.
Nguyên tắc dựng bảng giá, mức tối thiểu cho một lần giao và cách xử lý yêu cầu bớt giá được nói kỹ hơn trong hướng dẫn xây dựng bảng giá.
Khách quen, khách công ty và sổ nợ
Hồ sơ khách lưu số điện thoại, địa chỉ, sở thích riêng (không dùng nước xả, là ủi kỹ cổ áo) và toàn bộ lịch sử. Bạn biết ai gửi đồ mỗi tuần và ai chỉ tới trước Tết.
Khách sạn nhỏ, nhà hàng, phòng khám và tiệm tóc thường gửi đồ theo tháng rồi thanh toán một lần. Mỗi lần nhận là một dòng, mỗi lần thu là một dòng, và số còn nợ luôn hiện sẵn khi bạn mở hồ sơ.
Cách theo dõi và thu hồi các khoản còn nợ mà không làm mất khách được trình bày trong hướng dẫn quản lý công nợ.
Nhắn cho khách khi đồ đã sẵn sàng
Lời nhắn hữu ích nhất trong nghề giặt là chỉ có một câu: đồ của anh chị đã xong, mời ghé lấy. Nó giảm số cuộc gọi hỏi thăm và giảm luôn số món nằm lại trên móc quá lâu.
ProTakip gửi lời nhắn này tự động qua WhatsApp theo mẫu bạn soạn, và hiển thị thông báo trong ứng dụng. Bạn chỉ cần đổi trạng thái đơn sang "đã xong", phần còn lại tự chạy.
Nên gửi bao nhiêu lời nhắn cho một đơn và viết thế nào cho gọn được bàn trong hướng dẫn thông báo cho khách hàng.
Quầy, xưởng và người giao hàng cùng một hệ thống
Bạn thêm nhân viên bằng mã mời và phân quyền cho từng người. Người đứng quầy nhận đơn và thu tiền, người trong xưởng chỉ đổi trạng thái, người giao hàng thấy danh sách địa chỉ trong ngày.
Phần thu chi ghi lại doanh thu từng ca, chi phí hóa chất, điện nước và tạm ứng nhân viên. Cuối ngày bạn đối chiếu tiền mặt trong ngăn kéo với con số trên màn hình.
Ứng dụng chạy trên Android và iOS, làm việc được cả khi mất mạng, và nếu bạn đang dùng một chương trình khác thì hướng dẫn chuyển dữ liệu mô tả cách mang khách hàng và lịch sử sang mà không dừng việc. Khi máy đổ chuông, nhận diện người gọi cho bạn thấy tên khách trước khi bắt máy. Nhiều tiệm giặt là nhận thêm giặt thảm và ghế sofa, và cả hai mảng dùng chung một danh sách khách.
Câu hỏi thường gặp
Tiệm tôi chỉ có một quầy, có cần phần mềm không?
Nếu bạn nhận vài chục món mỗi ngày thì có. Giá trị lớn nhất không nằm ở báo cáo mà ở chỗ không mất đồ và luôn trả lời được đồ của ai đang ở đâu.
Có in được phiếu cho khách không?
Có. Phiếu và tem được in từ máy in nhiệt Bluetooth, không cần máy tính. Khách giữ phiếu, món đồ mang tem mã vạch tương ứng.
Mất mạng thì quầy có ngừng làm việc không?
Không. Bạn vẫn nhận đơn và in tem khi không có mạng, dữ liệu tự đồng bộ sau đó.
Phần mềm có quản lý kho hóa chất không?
Không. ProTakip không có mô-đun kho hay mua hàng. Chi phí hóa chất được ghi ở phần thu chi như một khoản chi thông thường.
Nhiều tiệm cùng một chủ thì sao?
Bạn quản lý nhân viên theo quyền và xem báo cáo theo từng người, từng ca, từng khoảng thời gian, nên vẫn nắm được hoạt động khi không có mặt tại quầy.