Tháng nắng nóng, ba mươi cuộc gọi trong một ngày
Đợt nóng đầu mùa vừa tới. Từ sáng đến trưa điện thoại đổ chuông liên tục, ai cũng muốn vệ sinh máy lạnh trong tuần này, và có người máy đã ngừng lạnh hẳn. Bạn có ba thợ và mỗi thợ chỉ chạy được số điểm nhất định trong ngày.
Vấn đề của nghề điện lạnh không phải thiếu khách, mà là nhận nhiều hơn khả năng rồi trễ hẹn, hoặc từ chối khách vì không nhìn ra chỗ còn trống trong lịch.
ProTakip cho bạn nhìn thấy đúng sức chứa của tuần này, và biết chắc mình đang hứa được điều gì trước khi mở miệng hứa.
Lịch của cả đội, nhìn trên một màn hình
Mỗi công việc là một mục có ngày, giờ, địa chỉ, nội dung và người phụ trách. Bạn mở lịch tuần và thấy thợ nào đã kín, thợ nào còn nhận thêm được hai điểm buổi chiều.
Khi khách gọi, bạn chốt lịch ngay trong cuộc gọi thay vì hẹn gọi lại. Việc đó vừa giữ khách vừa làm giảm số cuộc gọi phải xử lý hai lần.
Hệ thống nhắc trước lịch hẹn, còn thợ mở điện thoại là thấy tuyến của mình theo thứ tự. Bản đồ giúp sắp các điểm gần nhau vào cùng buổi, một việc đáng giá khi ba thợ chạy khắp thành phố dưới nắng.
Khi có việc gấp xen ngang, chẳng hạn một máy ngừng lạnh hoàn toàn ở nhà có trẻ nhỏ, bạn chèn vào lịch của thợ đang ở gần nhất và người đó thấy ngay trên điện thoại. Không cần gọi ba cuộc để tìm xem ai đang ở khu vực nào.
Mỗi địa chỉ có bao nhiêu máy, lắp năm nào
Một căn hộ có hai máy trong phòng ngủ và một máy phòng khách; một quán cà phê có bốn máy áp trần; một văn phòng có dàn nóng đặt trên sân thượng phải mượn chìa khóa của bảo vệ.
Hồ sơ khách lưu những chi tiết đó cùng lịch sử từng lần làm: ngày vệ sinh gần nhất, đã nạp gas chưa, đã thay linh kiện gì. Thợ mới đến vẫn biết mình sắp đối mặt với gì.
Lịch sử này cũng là lý do để khách tin bạn khi bạn nói máy nhà họ đã một năm rưỡi chưa vệ sinh. Bạn nói bằng ngày tháng cụ thể, không phải bằng cảm tính.
Với chung cư và tòa nhà văn phòng, một địa chỉ có thể là hàng chục máy thuộc nhiều căn khác nhau. Ghi chú theo từng căn giúp thợ đi một chuyến làm được nhiều việc, thay vì quay lại lần thứ hai chỉ vì thiếu chìa khóa sân thượng.
Bảo trì định kỳ: nguồn việc cho những tháng vắng
Mùa nóng thì làm không hết việc, mùa mát thì thợ ngồi chơi. Cách cân bằng duy nhất là biến khách một lần thành khách định kỳ, và điều đó bắt đầu từ một danh sách.
Với ngày vệ sinh gần nhất của từng địa chỉ, bạn lọc ra những khách đã quá hạn và chủ động liên hệ trước khi họ kịp gọi cho người khác. ProTakip gửi lời nhắc qua WhatsApp bằng mẫu bạn soạn sẵn, kèm thông báo trong ứng dụng.
Cách viết những lời nhắc này sao cho khách thấy hữu ích chứ không thấy bị làm phiền được bàn trong hướng dẫn thông báo cho khách hàng.
Giá theo máy, theo loại và theo dịch vụ
Vệ sinh máy treo tường, vệ sinh máy áp trần, nạp gas, tháo lắp di dời, kiểm tra rò rỉ: mỗi hạng mục một mức, tính theo máy, theo giờ hoặc theo gói. Bạn khai báo trong bảng giá và cả đội báo giá giống nhau.
Gói bảo trì nhiều lần trong năm cũng khai báo được, và mỗi lần khách sử dụng thì trừ dần trên hồ sơ, kèm ngày tháng để hai bên đối chiếu.
Cách đặt mức tối thiểu cho một lần đi, cách tính thêm cho nhà cao tầng hay dàn nóng khó tiếp cận được trình bày trong hướng dẫn xây dựng bảng giá.
Thu tiền tại chỗ và khách công ty trả sau
Khách hộ gia đình trả ngay khi thợ làm xong; thợ ghi khoản thu vào đơn và số tiền lên thẳng sổ thu chi. Cuối ngày bạn đối chiếu tiền nộp về với danh sách công việc đã hoàn thành.
Khách sạn, chuỗi quán và ban quản lý tòa nhà thì thanh toán theo tháng. Mỗi lần làm là một dòng, mỗi lần thu là một dòng, và số còn nợ luôn hiện sẵn trong hồ sơ.
Thói quen rà soát công nợ hằng tuần được mô tả trong hướng dẫn quản lý công nợ và thu tiền.
Đội thợ trên đường và người trực điện thoại
Thợ được thêm bằng mã mời, mỗi người thấy đúng phần việc của mình. Nhắn tin nội bộ và bộ đàm bấm để nói giúp báo về nhanh khi phát sinh, chẳng hạn máy cần thay linh kiện ngoài dự kiến.
Người trực điện thoại có nhận diện người gọi hiển thị tên khách và lần làm gần nhất ngay khi máy đổ chuông, hoạt động cả khi không có mạng.
Nếu bạn đang so sánh các phần mềm thì chín tiêu chí chọn phần mềm đáng đọc trước, và hướng dẫn chuyển dữ liệu nói về cách mang khách cũ sang. Nhiều đơn vị điện lạnh làm chung công trình với thợ điện nước và đội cải tạo.
Câu hỏi thường gặp
Mùa cao điểm lịch thay đổi liên tục, phần mềm có theo kịp không?
Bạn dời một lịch hẹn bằng vài thao tác và thợ thấy ngay trên điện thoại. Ngày hẹn thay đổi không làm mất lịch sử của công việc đó.
Có ghi được số máy và thông tin thiết bị của từng nhà không?
Có. Ghi chú và lịch sử được lưu theo hồ sơ khách và địa chỉ, nên số lượng máy, vị trí dàn nóng và lần bảo trì gần nhất luôn nằm sẵn ở đó.
Thợ ở trên mái không có sóng thì sao?
Ứng dụng làm việc khi không có mạng và tự đồng bộ khi kết nối trở lại.
Có quản lý linh kiện tồn kho không?
Không. ProTakip không có mô-đun kho hay mua hàng. Linh kiện được ghi như một khoản chi thuộc công việc tương ứng.
Dùng thử mất phí không?
Ba tháng đầu miễn phí. Nên thử vào đúng một tuần bận để biết phần mềm có chịu được nhịp làm việc thật của bạn hay không.