Chi fa assistenza su caldaie e climatizzatori conosce due settimane all'anno in cui il telefono diventa inutilizzabile: la prima ondata di freddo di novembre e la prima settimana davvero calda di giugno. In quei giorni il problema non è trovare lavoro, è ricordarsi chi hai promesso di richiamare.
Il resto dell'anno il mestiere è fatto di manutenzioni programmate, tagliandi da rinnovare, clienti che vanno richiamati a distanza di dodici mesi. È un lavoro che vive di scadenze, e le scadenze sono esattamente ciò che una rubrica del telefono e un quadernone non sanno gestire. Per questo serve un gestionale manutenzioni pensato per chi lavora fuori sede.
Gestionale manutenzioni caldaie: il valore sta nel richiamo
Il fatturato di un centro assistenza non nasce dalle emergenze, che sono imprevedibili, ma dal parco impianti che segui con regolarita. Ogni caldaia installata o presa in carico è un appuntamento che tornerà. Il problema è che quell'appuntamento torna dopo un anno, quando te ne sei dimenticato.
Nel gestionale ogni impianto sta nella scheda del cliente insieme allo storico degli interventi, e il richiamo entra a calendario con il promemoria. Così la campagna di manutenzione la fai a settembre con calma, non a novembre nel panico, e arrivi alla stagione con l'agenda già piena.
Il libretto d'impianto, i bollini e gli adempimenti regionali passano dai canali ufficiali del tuo territorio: ProTakip non li sostituisce e non ti promette conformità. Quello che tiene in ordine è l'agenda, lo storico e il denaro, cioè le tre cose che ti fanno perdere lavoro quando si sfilacciano.
Interventi tecnici in emergenza: il gestionale non perde nessuna chiamata
Quando arriva il freddo, in mezza giornata ti entrano venti chiamate. Chi risponde al telefono scrive nomi su un foglio, tu ne fai dieci, e delle altre dieci qualcuna si perde. Quelle perse sono clienti che l'anno dopo chiamano qualcun altro.
Ogni chiamata diventa un lavoro con uno stato: da fare, in lavorazione, pronto, da consegnare. Finché non lo chiudi resta in lista, quindi nessuno evapora. Se manca un pezzo e devi tornare, il lavoro resta aperto e continua a chiederti attenzione fino al secondo passaggio.
La logica di gestione degli interventi tecnici è la stessa raccontata nella pagina del gestionale per elettricisti e idraulici: se la tua azienda copre entrambi i mestieri, lavori con lo stesso sistema senza doppioni.
Il rapportino resta, anche a distanza di due anni
La domanda che ti fanno più spesso è sempre la stessa: ma quando siete venuti l'ultima volta, cosa avete cambiato? Se la risposta dipende dalla memoria del tecnico che quel giorno non lavora, hai un problema.
Ogni intervento è una scheda con descrizione, ore, ricambi e servizi extra a listino, note del tecnico e data. Resta nello storico dell'impianto per sempre. Quando ci torni, apri la scheda prima di suonare al campanello e sai già cosa aspettarti.
Se il cliente vuole subito qualcosa in mano, la ricevuta esce dalla stampante termica Bluetooth direttamente sul posto. Nessun blocchetto, nessuna copia carbone che sbiadisce nel cruscotto.
Tecnici, furgoni e zone: mandare il più vicino
In alta stagione la differenza tra un'azienda che chiude dodici interventi al giorno e una che ne chiude otto non è la bravura dei tecnici: è quanto tempo passano in macchina.
Sulla mappa vedi zone, mezzi e percorsi, quindi l'urgenza la assegni a chi è già nella zona giusta. I tecnici entrano in azienda con un codice di invito e vedono solo ciò che gli compete. Per parlarsi c'è la chat interna e il push to talk, che funziona come una ricetrasmittente e non obbliga nessuno a fermarsi per digitare.
Nei report confronti interventi chiusi, tempi e incassi per tecnico e per periodo. Serve soprattutto a decidere se in estate ti conviene un terzo furgone o un collaboratore stagionale.
Listino e preventivi: manodopera, ricambi, tagliandi
Il prezzo in questo mestiere si compone di pezzi diversi: uscita, ore di manodopera, ricambi, eventuale contratto di manutenzione annuale. Se ogni tecnico fa il conto a modo suo, alla fine del mese non capisci più quale tipo di lavoro ti rende davvero.
Nel gestionale definisci le voci una volta sola con l'unità corretta, a pezzo, a ora o a pacchetto, così ogni preventivo parte dalla stessa base e i contratti annuali hanno un prezzo coerente. Come mettere ordine in un listino stratificato negli anni è spiegato nella guida alla costruzione del listino prezzi.
Avvisare il cliente su WhatsApp, soprattutto quando sei in ritardo
In alta stagione i ritardi sono inevitabili. Quello che il cliente non perdona non è il ritardo, è il silenzio: è rimasto in casa tutta la mattina ad aspettare senza sapere niente.
Con le notifiche su WhatsApp e i modelli di messaggio, il cliente riceve la conferma dell'appuntamento, il promemoria e l'avviso quando il lavoro è concluso. I testi li scrivi tu una volta e partono da soli al cambio di stato. Il tono giusto e la frequenza da non superare sono discussi nella guida alle notifiche ai clienti su WhatsApp.
Chiamate, incassi e avvio
Quando il telefono squilla mentre sei su una scala, l'identificativo chiamante ti mostra nome, indirizzo e ultimi interventi prima che tu risponda. Su Android funziona anche senza internet, quindi nei locali caldaia e nei garage continua a lavorare: i dettagli sono nella guida all'identificativo chiamante.
La cassa tiene entrate e uscite per periodo e per tecnico, e il saldo aperto resta sulla scheda del cliente, così sai chi ha ancora un sospeso prima di programmargli il tagliando. Per impostare bene questa parte c'è la guida su incassi e crediti.
Si parte importando i clienti da Excel o dal programma attuale, con il metodo della guida alla migrazione dei dati. L'app è su Android e iOS, lavora offline e i primi tre mesi sono gratuiti: il tempo di attraversare un cambio di stagione, che è l'unico test serio per questo mestiere.
Domande frequenti
Mi avvisa quando un cliente è da richiamare per la manutenzione annuale?
Il richiamo lo metti a calendario con il promemoria quando chiudi l'intervento, così torna da solo alla scadenza. È il modo più semplice per costruire la campagna di manutenzione prima che inizi la stagione.
Posso vedere cosa è stato fatto su un impianto due anni fa?
Sì. Ogni intervento resta nello storico del cliente con data, descrizione, ricambi, ore e note del tecnico. Apri la scheda prima di uscire e sai già cosa hai montato e quando.
ProTakip gestisce il libretto d'impianto e i bollini?
No. Quegli adempimenti passano dai canali ufficiali del tuo territorio e ProTakip non li sostituisce. Il gestionale tiene in ordine agenda, storico interventi, listino e incassi.
In alta stagione riesco a smistare le chiamate ai tecnici giusti?
Sulla mappa vedi zone e mezzi, quindi assegni l'urgenza a chi è già in zona. Con il push to talk avvisi il tecnico senza fargli fermare il furgone per scrivere.
I miei tecnici possono usarlo senza formazione lunga?
Devono fare poche cose: vedere i lavori assegnati, aggiungere note e ricambi, chiudere l'intervento ed eventualmente stampare la ricevuta. I permessi li decidi tu, quindi vedono solo ciò che serve.