Au mois de juillet, le téléphone ne s'arrête plus : une climatisation qui ne refroidit plus, une unité qui coule au plafond, un client qui veut un devis pour trois splits avant vendredi. En novembre, ce sont les chaudières et les pompes à chaleur qui prennent le relais. Entre les deux, il y a les contrats d'entretien — ceux qu'il faut planifier, ceux que l'on repousse, et ceux que l'on oublie tout simplement de facturer. Le métier de climaticien et de chauffagiste n'est pas seulement technique : c'est un métier de planification. ProTakip a été pensé pour tenir cette planification depuis le téléphone, sur la route, entre deux visites.
La gestion des interventions, du premier appel à la clôture
Chaque demande devient une intervention : client, adresse, matériel concerné, description de la panne, date prévue, technicien affecté. Elle avance ensuite par étapes visibles — à planifier, en cours, terminée, à facturer — et vous savez à tout moment ce qui est en attente, ce qui est traité aujourd'hui et ce qui traîne depuis trois semaines.
C'est cette vue d'ensemble qui manque quand la journée se pilote au téléphone et par notes vocales. Le dépannage promis à une copropriété qui passe à la trappe, la visite annuelle repoussée trois fois, le devis parti sans relance : ce ne sont pas des fautes techniques, ce sont des trous dans le suivi. Un logiciel de gestion des interventions techniques sert exactement à cela — fermer ces trous.
Le calendrier affiche la charge par technicien et par journée. Quand une urgence tombe en pleine canicule, vous voyez immédiatement qui peut la prendre et ce qui doit être décalé, au lieu de promettre un créneau intenable.
Contrats d'entretien et SAV : l'entretien annuel ne doit pas dépendre de votre mémoire
La valeur d'une entreprise de climatisation et de chauffage tient largement à son parc sous contrat. Encore faut-il que les visites soient réellement effectuées et réellement facturées. Dans ProTakip, chaque client conserve la fiche de ses équipements, l'historique des interventions et vos notes techniques : modèle, année de pose, dernières pièces remplacées, particularités d'accès.
Vous programmez la visite suivante dans le calendrier dès que la précédente est clôturée, et vous prévenez le client par WhatsApp à l'approche de l'échéance, à partir d'un modèle de message préparé une fois pour toutes. C'est la manière la plus simple de transformer un entretien annuel en revenu récurrent au lieu d'un rendez-vous perdu.
Le suivi du service après-vente fonctionne de la même façon : un retour sur une installation récente est rattaché au même client et au même équipement, ce qui vous permet de voir en un instant si une machine repasse trop souvent en panne.
Devis et facture : la chaîne complète, sans ressaisie
Un remplacement de chaudière ou la pose de plusieurs unités commence toujours par un devis, et le délai d'envoi de ce devis fait la différence en pleine saison. Dans ProTakip, le devis se construit à partir de votre bibliothèque de prestations et de matériels, il devient une intervention le jour de la pose, puis une facture qui reprend ce qui a réellement été installé, suppléments compris.
Vous supprimez ainsi les trois saisies successives — tableur, cahier, outil de facturation — et surtout les écarts entre ce qui a été promis, ce qui a été fait et ce qui a été facturé. À noter : ProTakip est un outil de gestion de terrain et non un logiciel comptable ; il ne remplace ni votre comptable ni vos obligations administratives. Les questions de conformité, de fluides frigorigènes ou d'attestations restent de votre ressort et de celui de votre organisme de référence.
Tarifs : forfait, heure, unité — et le déplacement
Un contrat d'entretien se vend au forfait, un dépannage à l'heure avec déplacement, une pose se chiffre à l'unité installée. ProTakip accepte ces logiques et vous laisse ajouter les suppléments qui font souvent la marge : majoration soir et week-end, second technicien, mise en service, recharge. Vos prix cessent de varier selon la personne qui répond au téléphone.
Une fois la bibliothèque en place, un devis se chiffre en quelques minutes sur place, devant le client, et il part le jour même plutôt que le week-end suivant. Notre guide sur la construction d'une grille tarifaire propose une méthode transposable : partir du temps réel passé, y intégrer le trajet, puis arrondir de façon lisible.
Pièces, stock et camion
Le chauffagiste connaît la scène : la pièce était censée être dans le camion, elle n'y est pas, il faut redescendre chez le fournisseur et le client attend une demi-journée de plus. ProTakip vous permet de tenir la liste de vos matériels et pièces courantes avec leurs tarifs, de les rattacher aux interventions et de voir ce qui part le plus.
Ce n'est pas une gestion d'entrepôt industriel, et il faut le dire clairement : c'est un suivi pratique, à l'échelle d'une entreprise de deux à quinze personnes, qui répond à la seule question qui compte vraiment sur la route — qu'est-ce que je consomme réellement, et qu'est-ce que je dois avoir en permanence dans le véhicule.
Le téléphone qui sonne les mains dans une unité extérieure
En pleine saison, vous recevez des dizaines d'appels par jour et la moitié provient de numéros non enregistrés. Sur Android, ProTakip affiche le nom du client, son adresse et sa dernière intervention avant que vous ne décrochiez, et cela fonctionne même sans connexion internet : la liste des clients est stockée dans le téléphone, ce qui compte en local technique, en sous-sol ou sur un toit-terrasse. Le mécanisme complet de l'identification d'appelant est décrit dans notre guide.
Pour le reste de la communication, les modèles WhatsApp couvrent l'essentiel : confirmation de rendez-vous, technicien en route, intervention terminée, rappel d'entretien annuel. Notre guide sur les notifications client utiles aide à choisir les bons moments plutôt qu'à multiplier les messages.
Équipe, heures et encaissements
Vos techniciens rejoignent l'entreprise avec un code d'invitation et disposent de droits adaptés : ils voient leurs interventions, pas votre caisse. Le temps passé est rattaché à l'intervention et au salarié, ce qui donne un pointage exploitable pour la paie et une vision honnête de la rentabilité de chaque type de chantier.
La caisse suit les recettes et les dépenses par période et par technicien, et chaque client a son solde. Les acomptes de pose, les soldes en attente et les factures d'entretien non réglées sont visibles sans ouvrir un classeur ; notre guide sur les encaissements et les impayés propose un rythme de relance tenable pour une petite structure.
ProTakip fonctionne sur Android et sur iOS, hors connexion comme en ligne, et vos données existantes peuvent être reprises depuis Excel ou depuis un autre logiciel — voir le guide de migration. Les trois premiers mois sont gratuits. Si votre activité déborde vers la plomberie et l'électricité ou vers des chantiers de rénovation, tout se pilote depuis la même application.
Questions fréquentes
ProTakip convient-il au suivi des contrats d'entretien annuels ?
Oui. Chaque client conserve la fiche de ses équipements et l'historique de ses visites. Vous planifiez la visite suivante dès la clôture de la précédente et vous prévenez le client par WhatsApp à l'approche de l'échéance, à partir d'un modèle préparé à l'avance.
Peut-on gérer les dépannages urgents en pleine saison ?
Oui. Le calendrier affiche la charge de chaque technicien, ce qui permet de voir immédiatement qui peut prendre une urgence et ce qui doit être décalé. Les interventions avancent par étapes visibles, de la planification à la facturation.
Le devis peut-il devenir une facture sans ressaisie ?
Oui. Le devis est construit à partir de votre bibliothèque de prestations et de matériels, il devient une intervention le jour de la pose, puis une facture reprenant ce qui a réellement été installé. ProTakip reste toutefois un outil de gestion de terrain et non un logiciel comptable.
Puis-je suivre les pièces et le matériel embarqués dans le camion ?
Vous pouvez tenir la liste de vos matériels et pièces courantes avec leurs tarifs et les rattacher aux interventions, ce qui montre ce qui part réellement. Il s'agit d'un suivi pratique à l'échelle d'une entreprise artisanale, pas d'une gestion d'entrepôt industriel.
L'application fonctionne-t-elle dans un local technique sans réseau ?
Oui. ProTakip fonctionne hors connexion et synchronise dès que le réseau revient. Sur Android, l'identification d'appelant s'affiche également sans connexion, car la liste des clients est enregistrée dans le téléphone.