Πρώτος καύσωνας του Ιουνίου, σαράντα κλήσεις σε μία μέρα
Ο πρώτος πραγματικά ζεστός Ιούνιος. Το τηλέφωνο δεν σταματάει από τις οκτώ το πρωί: ένα κλιματιστικό δεν κρυώνει, ένα στάζει μέσα στο σαλόνι, μια κυρία θέλει απλώς καθαρισμό φίλτρων. Δίνετε ραντεβού προφορικά — «Πέμπτη πρωί», «Παρασκευή απόγευμα» — και μέχρι το μεσημέρι έχετε χάσει το νήμα. Δύο πελάτες θα περιμένουν άδικα και ένας θα σας πάρει θυμωμένος το βράδυ.
Ο κλάδος του κλιματισμού και της θέρμανσης έχει την πιο άνιση χρονιά από όλους: ασφυξία στα δύο πρώτα κύματα ζέστης, ασφυξία ξανά όταν πέφτουν οι πρώτες κρύες μέρες και ανάγκη για συντηρήσεις λεβήτων, και ενδιάμεσα ένα μεγάλο κενό. Ό,τι χάνεται στην αιχμή δεν επιστρέφει, και ό,τι δεν προγραμματίζεται στο κενό δεν γίνεται ποτέ.
Το ProTakip δουλεύει και στα δύο άκρα: κρατάει την αιχμή οργανωμένη και γεμίζει τη νεκρή περίοδο με τις συντηρήσεις που ήδη σας ανήκουν.
Το μηχάνημα ανήκει στη διεύθυνση, όχι στη μνήμη σας
Κάθε πελάτης έχει καρτέλα και κάθε επίσκεψη γράφεται πάνω της: ποιο μηχάνημα, τι έγινε, τι ανταλλακτικό μπήκε, τι χρεώθηκε. Έτσι, όταν σας καλέσουν μετά από δεκαοκτώ μήνες, ξέρετε τι υπάρχει στον τοίχο και σε ποια κατάσταση το αφήσατε, πριν φορτώσετε το βαν.
Αυτό αλλάζει και την πρόταση που κάνετε επί τόπου. Όταν βλέπετε ότι μια μονάδα έχει ήδη δύο επισκευές στα τελευταία δύο χρόνια, η κουβέντα με τον πελάτη γίνεται πάνω σε ιστορικό και όχι σε εντυπώσεις. Ο πελάτης το εμπιστεύεται περισσότερο, γιατί καταλαβαίνει ότι κρατάτε αρχείο.
Σε ξενοδοχεία, γραφεία και τουριστικά καταλύματα, όπου υπάρχουν πολλές μονάδες στην ίδια διεύθυνση, το ιστορικό ανά σημείο είναι όλη η δουλειά. Η ίδια λογική καρτέλας και ιστορικού χρησιμοποιείται και σε άλλους κλάδους υπηρεσιών — δείτε το πρόγραμμα για ηλεκτρολόγους και υδραυλικούς.
Ετήσιες συντηρήσεις: η δουλειά που ήδη έχετε
Κάθε μηχάνημα που έχετε τοποθετήσει ή συντηρήσει είναι μια δουλειά που επιστρέφει κάθε χρόνο, αρκεί να θυμηθεί κάποιος. Στο ProTakip ορίζετε ραντεβού συντήρησης με υπενθύμιση, ώστε ο Απρίλιος και ο Σεπτέμβριος να μη σας βρίσκουν να περιμένετε το τηλέφωνο.
Η πρακτική διαφορά είναι ότι δουλεύετε τη νεκρή περίοδο. Ένα μήνυμα στο WhatsApp προς τους πελάτες που έκαναν συντήρηση πέρσι, στάλθηκε πριν το πρώτο κύμα ζέστης, γεμίζει το ημερολόγιο με δουλειές που αλλιώς θα έπεφταν όλες μαζί μέσα στην αιχμή — όταν δεν προλαβαίνετε να τις κάνετε.
Το ίδιο ισχύει για τη θέρμανση πριν τον χειμώνα. Οι πελάτες που περιμένουν να χαλάσει ο λέβητας τηλεφωνούν την πρώτη κρύα Κυριακή· εκείνοι που τους θυμίσατε τον Οκτώβριο έκλεισαν ραντεβού μέσα στην εβδομάδα. Πώς γράφονται τέτοια μηνύματα ώστε να βοηθούν και να μην ενοχλούν, στον οδηγό για την ενημέρωση πελατών.
Στη Λευκωσία, στη Λεμεσό και στα νησιά, όπου η σεζόν κρατάει περισσότερο και τα καταλύματα δουλεύουν με γεμάτο πρόγραμμα, η ετήσια συντήρηση είναι η βάση του τζίρου. Μια λίστα που ξέρει ποιος συντηρήθηκε πέρσι και πότε αξίζει περισσότερο από οποιαδήποτε διαφήμιση, γιατί αφορά ανθρώπους που σας έχουν ήδη εμπιστευτεί.
Ημερολόγιο τεχνικών και δρομολόγια
Τα ραντεβού μπαίνουν με ώρα, διάρκεια και τεχνικό. Κάθε τεχνικός βλέπει τη δική του ημέρα στο κινητό: διεύθυνση, όροφο, τι πρόβλημα δηλώθηκε, τι μηχάνημα υπάρχει, τι ανταλλακτικά μπορεί να χρειαστεί. Λιγότερες δεύτερες επισκέψεις σημαίνει περισσότερες δουλειές την ίδια ημέρα.
Με τις διευθύνσεις σε χάρτη και σε περιοχές, οι επισκέψεις μπαίνουν με γεωγραφική σειρά. Σε μια πόλη με κίνηση, ή σε περιοχές όπου οι αποστάσεις είναι μεγάλες, αυτό είναι ολόκληρη επίσκεψη κερδισμένη μέσα στην ημέρα.
Για τα ζωντανά της αιχμής υπάρχει εσωτερική συνομιλία και push-to-talk: ένα έκτακτο περιστατικό δίνεται με ένα πάτημα στον τεχνικό που είναι πιο κοντά. Και επειδή η δουλειά γίνεται σε ταράτσες, μηχανοστάσια και υπόγεια, η εφαρμογή λειτουργεί και εκτός σύνδεσης, συγχρονίζοντας μόλις επανέλθει το δίκτυο.
Χρέωση, ανταλλακτικά και εισπράξεις
Οι υπηρεσίες ορίζονται όπως τις πουλάτε: συντήρηση μονάδας, καθαρισμός, πλήρωση ψυκτικού, εντοπισμός διαρροής, τοποθέτηση, συντήρηση καυστήρα. Κάθε μία με τη δική της τιμή και μονάδα — ανά μονάδα, ανά ώρα ή ως πακέτο για πολλαπλά μηχανήματα στην ίδια διεύθυνση.
Τα ανταλλακτικά προστίθενται ως γραμμές στην εργασία. Η ελάχιστη χρέωση επίσκεψης προστατεύει τις μικρές δουλειές σε απομακρυσμένες περιοχές. Επειδή ο τιμοκατάλογος είναι ορισμένος μία φορά, ο κάθε τεχνικός χρεώνει το ίδιο — δείτε τη μέθοδο στον οδηγό τιμοκαταλόγου.
Η είσπραξη καταγράφεται επί τόπου, από το κινητό του τεχνικού. Ό,τι μείνει ανοιχτό φαίνεται στην καρτέλα του πελάτη, κάτι που έχει σημασία στους εταιρικούς λογαριασμούς με πληρωμή στο τέλος του μήνα. Η ρουτίνα που τα κλείνει περιγράφεται στον οδηγό για τις εισπράξεις και τα ανοιχτά υπόλοιπα.
Στα έκτακτα περιστατικά, το ζητούμενο δεν είναι να πάτε πρώτοι· είναι να δώσετε ρεαλιστική ώρα και να την τηρήσετε. Όταν το ημερολόγιο δείχνει τι έχει ήδη ανατεθεί σε κάθε τεχνικό, απαντάτε «σήμερα το απόγευμα» ή «αύριο πρωί» με βεβαιότητα, αντί για ένα αόριστο «θα περάσουμε» που γεννάει τρία ακόμα τηλεφωνήματα.
Ξεκίνημα πριν από την επόμενη σεζόν
Η καλύτερη στιγμή για να ξεκινήσετε είναι το κενό ανάμεσα στις δύο αιχμές. Περνάτε τους πελάτες με τα τηλέφωνα και τις διευθύνσεις τους — από Excel ή από άλλο πρόγραμμα, χωρίς πληκτρολόγηση — και ορίζετε τις υπηρεσίες σας. Οι τεχνικοί μπαίνουν με κωδικό πρόσκλησης και βλέπουν μόνο τη δουλειά τους. Οι πρώτοι τρεις μήνες είναι δωρεάν.
Η εφαρμογή τρέχει σε Android και iOS. Η αναγνώριση κλήσης σε Android δείχνει ποιος καλεί και τι μηχάνημα έχει πριν σηκώσετε, ακόμα και χωρίς σύνδεση — κρίσιμο τις μέρες που το τηλέφωνο χτυπάει συνέχεια. Λεπτομέρειες στον οδηγό για την αναγνώριση κλήσης.
Να είμαστε σαφείς: το ProTakip δεν είναι λογιστικό πρόγραμμα και δεν εκδίδει παραστατικά προς την εφορία· τα λογιστικά τα κάνει ο λογιστής σας. Αν συγκρίνετε λύσεις, δείτε τον οδηγό επιλογής προγράμματος και, για τη μετάβαση από παλιό σύστημα, τον οδηγό μεταφοράς δεδομένων.
Συχνές ερωτήσεις
Μου θυμίζει ποιοι πελάτες χρειάζονται ετήσια συντήρηση;
Ναι. Ορίζετε ραντεβού συντήρησης με υπενθύμιση για κάθε πελάτη, ώστε πριν από κάθε σεζόν να έχετε έτοιμη τη λίστα όσων συντηρήθηκαν πέρσι και να τους ειδοποιείτε πριν πέσει η αιχμή.
Κρατάει ιστορικό ανά μηχάνημα και διεύθυνση;
Ναι. Κάθε επίσκεψη καταγράφεται στην καρτέλα του πελάτη με το μηχάνημα, την εργασία, τα ανταλλακτικά και τη χρέωση. Σε διευθύνσεις με πολλές μονάδες, όπως γραφεία ή καταλύματα, βλέπετε τι έγινε σε κάθε σημείο.
Μπορούν οι τεχνικοί να βλέπουν μόνο τα δικά τους ραντεβού;
Ναι. Τα δικαιώματα ορίζονται ανά ρόλο: ο τεχνικός βλέπει τη δική του ημέρα, τις διευθύνσεις και τις σημειώσεις, ενώ τα σύνολα και οι τζίροι παραμένουν στον ιδιοκτήτη και σε όποιον οριστεί διαχειριστής.
Πώς καταγράφονται τα ανταλλακτικά;
Ως γραμμές μέσα στην εργασία, μαζί με την υπηρεσία που έγινε. Υπάρχει και δυνατότητα ελάχιστης χρέωσης επίσκεψης. Σημειώστε ότι δεν υπάρχει μονάδα αποθήκης ή παραγγελιών προμηθευτή· καταγράφεται ό,τι χρεώνεται στον πελάτη.
Δουλεύει σε ταράτσα ή μηχανοστάσιο χωρίς σήμα;
Ναι. Η εφαρμογή λειτουργεί εκτός σύνδεσης και συγχρονίζει μόλις βρει δίκτυο, ενώ η αναγνώριση κλήσης σε Android δουλεύει επίσης χωρίς ίντερνετ.