Το πρόγραμμα που αγοράστηκε και δεν χρησιμοποιήθηκε ποτέ
Η πιο συνηθισμένη ιστορία δεν είναι ότι κάποιος διάλεξε κακό λογισμικό. Είναι ότι διάλεξε λογισμικό που δεν ταίριαζε στη δουλειά του. Ένα πρόγραμμα με δεκάδες οθόνες, φτιαγμένο για γραφείο με υπάλληλο μπροστά σε υπολογιστή, δεν έχει καμία τύχη σε μια επιχείρηση όπου ο ιδιοκτήτης σηκώνει ο ίδιος τα χαλιά και γράφει την παραγγελία όρθιος στην πόρτα.
Το ζήτημα δεν είναι ποιο πρόγραμμα έχει τα περισσότερα χαρακτηριστικά. Είναι ποιο θα το χρησιμοποιεί ακόμα η ομάδα σας τον τρίτο μήνα, μια Παρασκευή που η αποθήκη είναι γεμάτη και ο χρόνος λίγος.
Παρακάτω είναι τα εννέα ερωτήματα που κρίνουν αυτό ακριβώς. Δεν είναι θεωρητικά· καθένα αντιστοιχεί σε έναν πραγματικό τρόπο με τον οποίο χάνεται δουλειά και χρήμα σε μικρές επιχειρήσεις υπηρεσιών.
1 και 2. Δουλεύει στο κινητό και δουλεύει χωρίς ίντερνετ
Η δουλειά σας δεν γίνεται σε γραφείο. Γίνεται στην πόρτα του πελάτη, στην καρότσα, στην αποθήκη. Αν το πρόγραμμα απαιτεί να καθίσει κάποιος σε υπολογιστή για να καταχωρήσει μια παραγγελία, η καταχώριση θα μετατεθεί για «μετά» — και το «μετά» σημαίνει ένα τσαλακωμένο χαρτί που θα βρεθεί τη Δευτέρα.
Το δεύτερο ερώτημα είναι εξίσου πρακτικό: τι γίνεται όταν δεν υπάρχει σήμα; Σε υπόγεια, σε παλιές πολυκατοικίες, σε αποθήκες με μεταλλική στέγη, το δίκτυο πέφτει. Ένα πρόγραμμα που εκείνη τη στιγμή δείχνει άδεια οθόνη είναι άχρηστο ακριβώς όταν το χρειάζεστε.
Ρωτήστε καθαρά: μπορώ να ανοίξω παραγγελία και να δω τον πελάτη χωρίς σύνδεση, και θα συγχρονιστεί μόνο του όταν επανέλθει το δίκτυο; Αν η απάντηση είναι διφορούμενη, θεωρήστε ότι είναι όχι.
3. Ταιριάζει στη ροή της δικής σας δουλειάς
Κάθε κλάδος έχει τη δική του αλυσίδα. Στον καθαρισμό χαλιών είναι παραλαβή, πλύσιμο, στέγνωμα, παράδοση. Σε ένα συνεργείο καθαρισμού είναι ραντεβού, εκτέλεση, χρέωση. Σε ένα service είναι βλάβη, επίσκεψη, ανταλλακτικό, ολοκλήρωση. Αν το πρόγραμμα σας ζητάει να στριμώξετε τη δουλειά σας σε ξένα στάδια, θα το πολεμάτε κάθε μέρα.
Ελέγξτε αν οι λίστες που θα βλέπετε κάθε πρωί αντιστοιχούν σε πραγματικές αποφάσεις: τι μαζεύουμε σήμερα, τι είναι έτοιμο, τι πρέπει να παραδοθεί. Αυτές οι τρεις λίστες αξίζουν περισσότερο από είκοσι αναφορές που δεν ανοίγει κανείς.
Δείτε πώς αποτυπώνεται αυτή η αλυσίδα σε συγκεκριμένους κλάδους: στο πρόγραμμα καθαρισμού χαλιών, στο πρόγραμμα για στεγνοκαθαριστήρια ή στο πρόγραμμα για εταιρείες καθαρισμού.
4 και 5. Ετικέτες στα αντικείμενα, αυτόματη ενημέρωση στους πελάτες
Αν παραλαμβάνετε πράγματα από τον πελάτη — χαλιά, ρούχα, κουρτίνες — η ταυτοποίηση είναι το μισό σύστημα. Ένα πρόγραμμα που δεν τυπώνει ετικέτα με barcode σας αφήνει να λύνετε το πρόβλημα με χαρτοταινία και μνήμη, δηλαδή όπως πριν.
Ρωτήστε αν η ετικέτα τυπώνεται από φορητό θερμικό εκτυπωτή Bluetooth τη στιγμή της παραλαβής, στο σπίτι του πελάτη, και αν το σκανάρισμα ανοίγει την παραγγελία. Η εκτύπωση από σταθερό εκτυπωτή στην αποθήκη αφήνει ένα επικίνδυνο κενό ανάμεσα στην πόρτα και στο ράφι.
Αν πάλι η δουλειά σας δεν έχει αντικείμενα προς φύλαξη, όπως σε υπηρεσίες στον χώρο του πελάτη, το κριτήριο αυτό δεν σας αφορά. Μην πληρώνετε για λειτουργίες που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ.
Οι μισές κλήσεις που δέχεστε είναι η ίδια ερώτηση: «πότε θα είναι έτοιμο;». Ένα πρόγραμμα που στέλνει αυτόματο μήνυμα στο WhatsApp σε κάθε αλλαγή σταδίου δεν είναι πολυτέλεια· είναι λιγότερος χρόνος στο τηλέφωνο και λιγότεροι νευρικοί πελάτες.
Προσοχή στη λεπτομέρεια: πρέπει να στέλνεται αυτόματα, με πρότυπα που γράφετε μία φορά. Αν κάποιος πρέπει να το θυμηθεί και να το γράψει, δεν θα σταλεί τις μέρες που έχει φόρτο — δηλαδή ακριβώς τότε που χρειάζεται. Τι μηνύματα δουλεύουν σε κάθε στάδιο, στον οδηγό για την ενημέρωση πελατών.
Στην αντίθετη κατεύθυνση, δείτε αν σας δείχνει ποιος καλεί πριν σηκώσετε. Η αναγνώριση κλήσης σε Android αλλάζει τον τόνο της πρώτης κουβέντας — περισσότερα στον σχετικό οδηγό.
Οι δύο αυτές λειτουργίες μοιάζονται άσχετες, αλλά λύνουν το ίδιο πρόβλημα: τη στιγμή που κάτι αλλάζει, η πληροφορία πρέπει να φύγει μόνη της. Είτε πρόκειται για μια ετικέτα που ταυτοποιεί ένα ρολό, είτε για ένα μήνυμα που λέει «είναι έτοιμο», ό,τι εξαρτάται από το να το θυμηθεί άνθρωπος θα χαθεί ακριβώς τις μέρες με τον μεγαλύτερο φόρτο.
6. Δικαιώματα: ποιος βλέπει τι
Σε μια επιχείρηση τριών ή τεσσάρων ατόμων, ο οδηγός δεν χρειάζεται να βλέπει τζίρους και ο εποχικός υπάλληλος δεν χρειάζεται πρόσβαση σε όλο το πελατολόγιο. Ένα πρόγραμμα χωρίς ρόλους σας βάζει σε δίλημμα: ή δίνετε τα πάντα σε όλους ή δεν δίνετε πρόσβαση σε κανέναν, οπότε γυρίζετε στα χαρτιά.
Ρωτήστε επίσης πόσο εύκολα μπαίνει και βγαίνει ένα άτομο. Σε κλάδους με εποχική δουλειά, το να προστίθεται κάποιος με έναν κωδικό πρόσκλησης σε δύο λεπτά είναι πρακτική ανάγκη, όχι πολυτέλεια.
Καλό είναι να υπάρχει και εικόνα απόδοσης ανά άτομο: πόσες δουλειές έκλεισε, τι εισέπραξε. Όχι για επιτήρηση, αλλά για να ξέρετε πού πηγαίνει ο χρόνος όταν σκέφτεστε να προσλάβετε.
7. Τα δεδομένα είναι δικά σας — και βγαίνουν έξω
Το πελατολόγιο είναι το πιο πολύτιμο περιουσιακό στοιχείο της επιχείρησης. Πριν καταχωρήσετε χιλιάδες εγγραφές, ρωτήστε πώς θα τις πάρετε πίσω αν αύριο αλλάξετε γνώμη. Αν η εξαγωγή είναι δύσκολη ή ασαφής, αυτό από μόνο του είναι απάντηση.
Ρωτήστε επίσης πού φυλάσσονται τα δεδομένα και τι γίνεται με τα αντίγραφα ασφαλείας. Δεν χρειάζεται να γίνετε τεχνικός· χρειάζεται να πάρετε καθαρές απαντήσεις σε δύο απλές ερωτήσεις.
Και μια διευκρίνιση που γλιτώνει παρεξηγήσεις: ένα πρόγραμμα διαχείρισης εργασιών δεν είναι λογιστικό πρόγραμμα και δεν αντικαθιστά τον λογιστή σας. Το ProTakip παρακολουθεί παραγγελίες, πελάτες, ραντεβού, εισπράξεις και ταμείο· τα φορολογικά τα χειρίζεται ο λογιστής σας με τα δικά του εργαλεία.
8. Μεταφορά από ό,τι χρησιμοποιείτε σήμερα
Κανείς δεν ξεκινάει από το μηδέν. Έχετε πελάτες σε ένα Excel, σε ένα παλιό πρόγραμμα ή στην ατζέντα του κινητού. Ρωτήστε αν αυτή η λίστα μπορεί να εισαχθεί με ονόματα, τηλέφωνα και διευθύνσεις, χωρίς να πληκτρολογήσει κανείς χίλιες εγγραφές τα βράδια.
Το δεύτερο μισό της ερώτησης είναι ο χρόνος: πόσο θα σταματήσει η δουλειά; Η σωστή απάντηση είναι «καθόλου», με μία εβδομάδα παράλληλης λειτουργίας. Τα βήματα τα περιγράφει ο οδηγός αλλαγής προγράμματος και μεταφοράς δεδομένων.
Προσέξτε ιδιαίτερα τα ανοιχτά υπόλοιπα. Είναι το σημείο όπου μια βιαστική μεταφορά κοστίζει χρήματα, γιατί ένα υπόλοιπο που δεν πέρασε δεν θα το θυμηθεί κανείς. Δείτε τη μεθοδολογία στον οδηγό για τις εισπράξεις και τα ανοιχτά υπόλοιπα.
9. Υποστήριξη στη γλώσσα σας και δοκιμή στην πράξη
Το ένατο κριτήριο είναι το πιο υποτιμημένο: τι γίνεται όταν κολλήσετε μια Παρασκευή απόγευμα. Ρωτήστε πώς επικοινωνείτε με την υποστήριξη, σε ποια γλώσσα και πόσο γρήγορα παίρνετε απάντηση. Ένα εξαιρετικό εργαλείο χωρίς άνθρωπο από πίσω γίνεται πηγή άγχους.
Και μη διαλέγετε από παρουσίαση. Διαλέξτε από δοκιμή μέσα στην πραγματική σας εβδομάδα, με πραγματικούς πελάτες και με τους ανθρώπους που θα το χρησιμοποιούν. Στο ProTakip οι πρώτοι τρεις μήνες είναι δωρεάν, χρόνος αρκετός για να περάσει μια ολόκληρη περίοδος αιχμής.
Ένα απλό τεστ πριν αποφασίσετε: δώστε το κινητό στον πιο βιαστικό άνθρωπο της ομάδας και ζητήστε του να καταχωρήσει μια παραγγελία χωρίς βοήθεια. Αν τα καταφέρει σε ένα λεπτό, το πρόγραμμα θα επιβιώσει. Αν χρειαστεί εξηγήσεις, δεν θα το χρησιμοποιήσει σε δύο εβδομάδες.
Συχνές ερωτήσεις
Χρειάζομαι υπολογιστή ή αρκεί το κινητό;
Για τις περισσότερες μικρές επιχειρήσεις υπηρεσιών αρκεί το κινητό ή ένα tablet. Το κρίσιμο είναι η καταχώριση να γίνεται εκεί όπου συμβαίνει η δουλειά· ό,τι μετατίθεται για αργότερα, συνήθως δεν καταχωρείται ποτέ.
Γιατί είναι τόσο σημαντική η λειτουργία εκτός σύνδεσης;
Επειδή η δουλειά γίνεται σε υπόγεια, αποθήκες και δρόμους όπου το σήμα πέφτει. Αν το πρόγραμμα δεν ανοίγει χωρίς ίντερνετ, θα σας αφήσει ακριβώς τη στιγμή που έχετε τον πελάτη μπροστά σας.
Πώς καταλαβαίνω αν ταιριάζει στον κλάδο μου;
Κοιτάξτε αν τα στάδια της δουλειάς σας υπάρχουν έτοιμα και αν οι καθημερινές λίστες αντιστοιχούν σε αποφάσεις που παίρνετε πραγματικά κάθε πρωί. Αν πρέπει να προσαρμόσετε τη δουλειά σας στο πρόγραμμα, η επιλογή είναι λάθος.
Τι πρέπει να ρωτήσω για τα δεδομένα μου;
Δύο πράγματα: αν μπορείτε να εξάγετε το πελατολόγιο και το ιστορικό σας όποτε θέλετε, και πού φυλάσσονται με τι αντίγραφα ασφαλείας. Ασαφείς απαντήσεις σε αυτά τα δύο είναι από μόνες τους λόγος επιφύλαξης.
Πόσο χρόνο χρειάζεται μια σωστή δοκιμή;
Τουλάχιστον μία πλήρη εβδομάδα κανονικής λειτουργίας, ιδανικά μία περίοδο αυξημένης δουλειάς. Η δοκιμή πρέπει να γίνει από τους ανθρώπους που θα το χρησιμοποιούν καθημερινά, όχι μόνο από τον ιδιοκτήτη.