Program, który po miesiącu wraca do zeszytu
Znasz ten scenariusz. Firma kupuje program, właściciel wprowadza klientów przez dwa wieczory, po tygodniu kierowca mówi, że w piwnicy nie działa, po dwóch tygodniach pracownica przy praczce wraca do zeszytu, bo tak szybciej, a po miesiącu program jest opłacony i nieużywany.
To rzadko wina programu jako takiego. To wynik wyboru zrobionego na podstawie listy funkcji zamiast na podstawie tego, jak firma naprawdę pracuje: w trasie, w rękawicach, w budynkach bez zasięgu, z ludźmi, którzy nie chcą uczyć się nowego narzędzia.
Poniżej jest dziewięć pytań. Każde z nich odsiewa rozwiązania, które wyglądają dobrze na pokazie i nie wytrzymują w praktyce.
1. Czy działa bez internetu?
To jest pytanie numer jeden, a nie techniczny szczegół. Magazyn, piwnica, winda, garaż, obrzeża miasta, telefon z dwiema kartami przy rozmowie. Jeśli aplikacja przy słabym zasięgu pokazuje pusty ekran, kierowca przestanie jej używać w drugim tygodniu.
Sprawdź to prosto: włącz tryb samolotowy i spróbuj otworzyć listę zleceń, dodać wpłatę i znaleźć klienta. Program powinien działać dalej i dosłać dane po powrocie połączenia.
2. Czy pracuje na telefonie, a nie tylko na komputerze
W firmie prania dywanów prawdziwa praca dzieje się poza biurkiem. Odbiór, załadunek, dostawa i płatność są w telefonie. Program dostępny wyłącznie w przeglądarce na komputerze skazuje firmę na przepisywanie wszystkiego wieczorem.
Warto sprawdzić, czy aplikacja jest dostępna na Android i iOS, czy da się pracować w rękawicach jedną ręką i czy przyciski są na tyle duże, żeby trafić w nie w busie.
3. Czy obsługuje etykiety i drukarkę
Zlecenie bez oznaczenia fizycznej rzeczy to połowa systemu. Sprawdź, czy program drukuje etykietę z kodem kreskowym na przenośnej drukarce termicznej Bluetooth i czy ten kod da się potem skanować telefonem na kolejnych etapach.
W pralni chemicznej to samo dotyczy pojedynczych sztuk odzieży, a w praniu dywanów rulonów. Bez tego wraca kreda, taśma i szukanie po magazynie.
4. Czy statusy odpowiadają twojemu procesowi
Program powinien znać etapy, które i tak macie: do odbioru, w praniu, gotowe do zwrotu, dostarczone, rozliczone. Jeśli narzuca obcy proces albo ma jeden status w stylu otwarte i zamknięte, ludzie zaczną prowadzić własne listy obok.
Zwróć uwagę, czy zmiana statusu zostawia ślad z godziną i osobą. To jest ta funkcja, która rozstrzyga późniejsze spory o liczbę sztuk i o to, kto co zrobił.
5. Czy da się ograniczyć uprawnienia
Kierowca nie musi widzieć obrotu, a pracownik sezonowy nie musi mieć dostępu do całej bazy klientów. Sprawdź, czy da się dodać pracownika kodem zaproszenia, nadać mu rolę i odebrać dostęp jednym ruchem, gdy odejdzie.
Firmy usługowe mają dużą rotację. Program bez zarządzania uprawnieniami oznacza, że po roku pełny dostęp ma pięć osób, z których dwie już u ciebie nie pracują.
6. Czyje są dane i jak je odzyskasz
Baza klientów, numery telefonów i historia zleceń to najcenniejszy majątek firmy usługowej. Zanim zaczniesz wprowadzać dane, zapytaj wprost, czy możesz je w każdej chwili wyeksportować, w jakim formacie i czy nie wiąże się to z dodatkowymi warunkami.
Odpowiedź na to pytanie mówi o dostawcy więcej niż cała lista funkcji. Sposób przenoszenia danych opisuje poradnik o zmianie programu i migracji danych.
7. Czy komunikacja z klientem jest wbudowana
Powiadomienie o gotowym zleceniu i przypomnienie o terminie to nie dodatek, tylko codzienna praca biura. Sprawdź, czy program wysyła wiadomości WhatsApp przy zmianie etapu i czy szablony da się napisać własnymi słowami.
Drugą stroną jest telefon przychodzący. Rozpoznawanie dzwoniącego z nazwiskiem i historią, działające także bez internetu, zmienia sposób odbierania połączeń, co opisuje poradnik o identyfikacji dzwoniącego. Wzory wiadomości zebrał poradnik o powiadomieniach.
8. Czy pieniądze widać w tym samym miejscu co zlecenia
Program, który prowadzi zlecenia, ale nie wie o wpłatach, zostawia najtrudniejszą część pracy na wieczór. Sprawdź, czy da się zaznaczyć wpłatę i wpłatę częściową przy zleceniu, czy widać otwarte saldo klienta i czy kasa dzieli przychody oraz wydatki na okresy i osoby.
Warto też ustalić, czego program nie robi. ProTakip nie jest programem księgowym, nie wystawia faktur i nie prowadzi deklaracji. Prowadzi operacje i przepływ pieniędzy, a rutynę ściągania należności opisuje osobny poradnik.
9. Ile trwa wdrożenie i kto pomoże w pierwszym tygodniu
Najlepszy program przegrywa z brakiem pomocy w pierwszym tygodniu. Zapytaj, kto przeniesie bazę klientów, ile to potrwa i w jakiej formie dostępne jest wsparcie, gdy w sobotę rano coś przestaje działać.
Dobrym testem jest okres próbny na prawdziwych zleceniach, a nie na danych demonstracyjnych. W ProTakip pierwsze trzy miesiące są bez opłat, co pozwala przejść z zespołem cały cykl pracy, także sezonowy szczyt.
Te same dziewięć pytań warto zadać, wybierając narzędzie dla firmy sprzątającej, firmy transportowej czy serwisu instalacyjnego. Zmieniają się jednostki i słownictwo, nie zmienia się mechanika pracy w terenie.
Najczęściej zadawane pytania
Od czego zacząć porównywanie programów?
Od spisania własnego procesu w pięciu krokach: jak zlecenie wpada, kto je przyjmuje, gdzie leży rzecz klienta, kiedy wraca i kiedy jest zapłacone. Program, który nie obsługuje tych pięciu kroków w telefonie, nie utrzyma się w firmie niezależnie od pozostałych funkcji.
Czy darmowy program wystarczy na start?
Na początek często tak, ale sprawdź dwie rzeczy: czy dane da się wyeksportować i czy jest wsparcie, gdy coś przestanie działać w sezonie. Okres bez opłat ma sens wtedy, gdy pozwala przetestować pełny cykl pracy, a nie tylko wprowadzić kilka wpisów.
Ile osób w małej firmie potrzebuje własnego konta?
Każdy, kto dotyka zlecenia: osoba przy telefonie, kierowca, pracownik przy maszynie i właściciel. Wspólne konto psuje historię, bo nie wiadomo, kto zmienił status, a przy odejściu pracownika trzeba zmieniać hasło wszystkim.
Czy warto wdrażać program w środku sezonu?
Lepiej zacząć przed szczytem, ale nie trzeba czekać cały rok. Rozsądny wariant to tydzień pracy równoległej: nowe zlecenia w programie, stare dokańczane po staremu. Szczegóły opisuje poradnik o zmianie programu i migracji danych.
Co jeśli zespół nie chce nowego narzędzia?
Zwykle nie chodzi o niechęć, tylko o obawę, że będzie więcej pracy. Zacznij od jednej rzeczy, która ludziom pomaga od razu, na przykład od rozpoznawania dzwoniącego albo od etykiet, a resztę dołóż po tygodniu.