Czwartek po południu, telefon od pracownicy
Jest wpół do czwartej. Dzwoni pracownica i mówi, że na piątek rano nie da rady, bo dziecko ma gorączkę. Na piątek rano są trzy adresy: mieszkanie na osiedlu o ósmej, biuro rachunkowe o jedenastej i dom pod miastem o czternastej. Klucze do biura ma właśnie ta pracownica, kod do bramy w domu pod miastem zapisany jest w jej telefonie, a właściciel firmy siedzi w tym momencie w korku i próbuje sobie przypomnieć, kto jeszcze kiedykolwiek był na tym adresie.
To nie jest problem grafiku. To jest problem tego, że wiedza o kliencie mieszka w prywatnym telefonie jednej osoby. Firma sprzątająca ma majątek w postaci adresów, kodów, preferencji i historii wizyt, tylko ten majątek zwykle nigdzie nie jest spisany.
ProTakip przenosi tę wiedzę do karty klienta: adres, piętro, sposób wejścia, uwagi o zwierzętach, ulubione środki, historia poprzednich wizyt i kwoty. Kiedy trzeba w pięć minut podmienić ekipę, zastępstwo dostaje komplet informacji, a nie numer do koleżanki.
Grafik, który pokazuje wolne ręce, a nie tylko zajęte
Wizyty planuje się w kalendarzu z podziałem na osoby i ekipy. Widać, kto ma jaki dzień, ile godzin przypada na każdą osobę i gdzie jest luka. Przy zmianie terminu przesuwasz wizytę, a osoba przypisana widzi to od razu w swoim telefonie.
Umowy cykliczne, czyli sprzątanie co tydzień albo co dwa tygodnie, ustawia się jako powtarzalne wizyty. Nie trzeba co miesiąc przepisywać tej samej listy, a jednocześnie widać, który stały klient wypadł z rytmu i nie zamówił od trzech tygodni.
Przypomnienia trafiają i do zespołu, i do klienta. Klient dostaje wiadomość WhatsApp dzień wcześniej, więc rzadziej zdarzają się zamknięte drzwi i przejechany kurs.
Adres, wejście i wszystko, co trzeba wiedzieć przed wizytą
W karcie adresu zapisujesz numer klatki, piętro, obecność windy, kod do bramy, miejsce odbioru klucza i informację, czy w domu jest pies. Do tego dochodzi mapa i podział na dzielnice, więc układa się trasę, która nie każe ekipie jechać dwa razy przez to samo miasto.
Przy każdym adresie widać historię: kiedy była ostatnia wizyta, kto ją wykonał, ile trwała i za ile. Nowa osoba w firmie nie zaczyna od zera i nie dzwoni po informacje do kogoś, kto akurat ma wolne.
Godziny pracy i rozliczenie ekipy
Sprzątanie rozlicza się raz za metraż, raz za godzinę, a raz w pakiecie miesięcznym. W ProTakip każda usługa ma własną jednostkę, więc ta sama firma może mieć stawkę godzinową dla mieszkań i ryczałt dla biur. Zasady ustalania stawek opisuje osobny tekst o budowaniu cennika usług, który działa tak samo w sprzątaniu.
Start i koniec wizyty zaznacza się w telefonie, więc na koniec miesiąca widać realny czas pracy każdej osoby, a nie szacunek z pamięci. Raport wydajności pokazuje, kto ile wizyt wykonał i jaki obrót z nich wyszedł.
Pracowników dodajesz kodem zaproszenia i nadajesz im uprawnienia. Osoba sprzątająca widzi swój grafik i swoje adresy, ale nie widzi obrotu firmy ani danych pozostałych klientów.
Płatności, klienci firmowi i otwarte salda
Klient prywatny płaci zwykle po wizycie, klient biurowy raz w miesiącu na podstawie zestawienia. Program prowadzi kasę z podziałem na przychody i wydatki oraz pokazuje otwarte saldo przy każdym kliencie, więc przy rozmowie o płatności masz konkretną listę wizyt, a nie ogólne poczucie, że coś zalega.
Praktyczną rutynę ściągania zaległości, w tym uprzejme przypomnienia, opisuje poradnik o rozliczeniach i należnościach. ProTakip nie wystawia faktur w rozumieniu przepisów i nie zastępuje programu księgowego, dokumenty nadal wystawiasz tam, gdzie do tej pory.
Telefon, który od razu wie, kto dzwoni
W firmie sprzątającej dużo spraw załatwia się głosem: przesunięcie terminu, dodatkowe mycie okien, prośba o wcześniejsze wejście. Kiedy dzwoni znany numer, ProTakip pokazuje na ekranie nazwisko, adres i ostatnie wizyty, także wtedy, gdy telefon nie ma internetu. Szczegóły opisuje poradnik o identyfikacji dzwoniącego.
Zespół rozmawia na czacie wewnętrznym i przez mówienie jednym przyciskiem, więc zmiana w grafiku dociera do wszystkich naraz, bez łańcucha telefonów. Wzory wiadomości do klientów znajdziesz w poradniku o powiadomieniach.
Start bez przestoju
Większość firm sprzątających ma już jakiś arkusz z klientami i telefonami. Ten arkusz przenosimy, więc nie zaczynasz od pustej bazy. Aplikacja działa na systemach Android i iOS, działa offline, a pierwsze trzy miesiące są bez opłat.
Jeśli obok sprzątania robicie też pranie dywanów i tapicerki, ten sam zespół znajdzie u siebie obsługę prania dywanów, a przy sprzątaniu po budowie przydaje się widok projektowy z programu dla firm remontowych. Kryteria wyboru narzędzia zebrane są w tekście jak wybrać program, a sama przeprowadzka danych w poradniku o zmianie programu.
Najczęściej zadawane pytania
Czy da się ustawić sprzątanie cykliczne co dwa tygodnie?
Tak. Wizytę oznaczasz jako powtarzalną i ustawiasz rytm, na przykład co tydzień albo co czternaście dni. Kolejne terminy pojawiają się w kalendarzu automatycznie, a klient dostaje przypomnienie dzień wcześniej.
Czy pracownica widzi dane wszystkich klientów?
Nie, jeśli tak ustawisz uprawnienia. Standardowo osoba sprzątająca widzi tylko swój grafik i adresy przypisane na dany dzień. Obrót firmy, kasę i pełną bazę klientów widzi właściciel lub osoba z rolą administratora.
Jak rozliczyć klienta biurowego raz w miesiącu?
Wizyty w ciągu miesiąca zapisują się przy karcie klienta razem z kwotami. Na koniec okresu masz zestawienie wykonanych wizyt i otwarte saldo, które stanowi podstawę do rozliczenia. Sam dokument księgowy wystawiasz w swoim programie do fakturowania.
Czy aplikacja poradzi sobie bez zasięgu w budynku?
Tak. Grafik, karty klientów i identyfikacja dzwoniącego działają offline. Zaznaczenie startu i końca wizyty zapisze się lokalnie i zsynchronizuje, gdy telefon odzyska połączenie.
Jak wygląda początek pracy z programem?
Pierwsze trzy miesiące są bez opłat, więc możesz przeprowadzić cały okres próbny z prawdziwymi klientami, zanim podejmiesz decyzję. Dane z arkusza przenosimy na starcie, żeby nie trzeba było przepisywać bazy ręcznie.