São seis da manhã e uma diarista avisa no grupo que não vai conseguir ir. Você tem quatro casas marcadas para hoje, uma delas de cliente novo que pediu limpeza pesada, e precisa remanejar tudo antes das oito — sem saber de cor quem está livre, quem já atendeu aquele endereço e quanto foi combinado. Em empresa de limpeza residencial e comercial, o negócio é gente e agenda: quando um dos dois desencontra, o dia inteiro desanda.
O ProTakip é um sistema de gestão para empresas de limpeza que roda no celular da coordenação e no da equipe. Agenda, endereços, valores, recebimentos e avisos ao cliente ficam no mesmo lugar, atualizados de onde a pessoa estiver.
Agenda de faxinas e serviços recorrentes
Diária, limpeza semanal, quinzenal, pós-obra, limpeza de escritório à noite: o calendário mostra tudo com horário, endereço e quem vai atender. Serviços recorrentes ficam agendados, com lembrete antes de cada visita, então o cliente fixo de toda terça não depende da memória de ninguém.
Quando alguém falta, você vê a agenda inteira do dia numa tela e remaneja com conhecimento de causa — quem está livre, quem já conhece aquele endereço, quem fica mais perto. As etapas a atender, em execução, concluído e a receber mostram o andamento sem precisar ligar para cada profissional.
Cada endereço com as informações que evitam retrabalho
A ficha do cliente guarda endereço, telefone, histórico de serviços e as observações que fazem diferença de verdade: “cachorro fica no quintal”, “a chave está com o zelador”, “não usar produto com cheiro forte”, “passar pano no piso de madeira só com pano quase seco”.
Quando muda a profissional que atende aquela casa, essas informações vão junto. É o que evita a reclamação clássica de cliente antigo: “a outra moça sabia como eu gosto”.
No papel, esse conhecimento fica com a pessoa e vai embora com ela. Registrado no sistema, ele fica com a empresa. Para um negócio em que a rotatividade é alta e o cliente é fiel ao atendimento, e não à marca, essa diferença é o que sustenta o contrato quando alguém sai.
O histórico também mostra a frequência real de cada casa: quem chamava quinzenalmente e passou a chamar uma vez por mês está a caminho de cancelar. Perceber isso a tempo custa um telefonema; perceber depois custa o cliente.
Preço por hora, por diária ou por metro quadrado
Cada empresa cobra de um jeito, e às vezes de vários ao mesmo tempo: diária fechada em apartamento pequeno, valor por hora em escritório, preço por metro quadrado em pós-obra. No ProTakip você cadastra tudo isso na tabela, mais os adicionais — vidros, geladeira por dentro, forno, área externa.
O orçamento sai dessa tabela, então dois orçamentos da mesma empresa não saem com valores diferentes. Como estruturar as faixas sem trabalhar no prejuízo está no guia de formação de preços por metragem e por hora.
Avisos ao cliente pelo WhatsApp
Confirmar o horário na véspera evita a pior perda do setor: a equipe chegar e não ter ninguém em casa. Com modelos de mensagem no WhatsApp, o ProTakip envia confirmação, aviso de deslocamento e conclusão automaticamente, conforme a etapa muda.
O mesmo canal serve para retomar clientes que sumiram há alguns meses, o que costuma render mais do que buscar cliente novo. Os textos e o momento certo de cada aviso estão no guia de avisos automáticos ao cliente.
Equipe: quem entrou, o que vê e quanto produziu
Cada profissional entra por código de convite e recebe permissão limitada — vê a própria agenda e os endereços que vai atender, não o financeiro da empresa. Isso importa quando a rotatividade é alta.
Existe conversa interna e aperte e fale, que funciona como rádio dentro do aplicativo, útil para a coordenação falar com quem está em campo sem gastar ligação. E o relatório de serviços por pessoa no período dá base objetiva para acerto de diária, bônus ou comissão.
Rota do dia e deslocamento entre bairros
Quando uma equipe atende duas ou três casas no mesmo dia, o deslocamento define se cabe ou não mais um serviço. O mapa mostra os endereços por região, o que permite montar a rota agrupando por bairro em vez de atravessar a cidade.
Em campo, o aplicativo funciona offline e sincroniza quando a conexão volta — importante para condomínios com sinal ruim e subsolos.
Quando a empresa tem carro próprio para levar a equipe, o acompanhamento de veículos ajuda a responder na hora ao cliente que liga perguntando se alguém está a caminho, sem precisar ligar para a motorista no meio do trânsito.
Na conclusão do serviço, dá para imprimir um comprovante na hora com uma impressora térmica Bluetooth, com os itens executados e o valor. Em limpeza pós-obra e em cliente comercial, esse papel simples resolve boa parte das dúvidas do fechamento.
Caixa, contratos mensais e valores em aberto
O caixa acompanha entradas e saídas por período e por pessoa, incluindo material de limpeza, transporte e diária paga. Assim você enxerga o resultado real do mês em vez de uma sensação.
Clientes com contrato mensal — condomínios, escritórios, clínicas — aparecem com saldo em aberto e histórico completo dos serviços prestados, o que facilita muito a conversa de cobrança e a renovação. O guia de cobrança de valores em aberto mostra a abordagem que funciona.
Telefone tocando e começo sem burocracia
Com o identificador de chamadas no Android, o nome do cliente e o último serviço aparecem antes de você atender, mesmo sem internet. Detalhes no guia do identificador de chamadas para equipes de campo.
Para começar, sua lista de clientes pode vir do Excel ou de outro programa, como explica o guia de migração de dados; e os critérios de escolha estão em como escolher um sistema de gestão. Se você também faz higienização de sofás e tapetes, veja a página de software para limpeza de tapetes e estofados; para limpeza pós-obra em parceria com construtoras, a de gestão para obras e reformas.
O ProTakip está em Android e iOS e os três primeiros meses são gratuitos.
Perguntas frequentes
Consigo organizar clientes fixos, como faxina toda terça?
Consigo, sim: os serviços recorrentes ficam agendados no calendário com lembrete, e cada visita executada entra no histórico do cliente.
E quando uma profissional falta de manhã?
Você abre a agenda do dia, vê todos os serviços com endereço e responsável e remaneja na hora. A pessoa que assumir recebe a informação no celular dela.
Dá para cobrar por hora e por diária ao mesmo tempo?
Dá. A tabela aceita preço por hora, por unidade, por metro quadrado ou por pacote, além dos adicionais, então cada tipo de cliente entra do jeito que você cobra.
Minha equipe vai ver o faturamento da empresa?
Só se você quiser. Cada pessoa entra por código de convite com permissões definidas, e o normal é liberar apenas a própria agenda e os endereços.
Funciona para empresa que atende só escritórios?
Funciona. Contratos mensais, equipes fixas por local e histórico por endereço são acompanhados do mesmo jeito, com saldo em aberto visível para o fechamento do mês.