ซอฟต์แวร์จัดการธุรกิจทำความสะอาด

ธุรกิจทำความสะอาดในไทยโตเร็วเพราะคอนโดและออฟฟิศเพิ่มขึ้นทุกปี แต่คนที่ทำจริงจะรู้ว่าจุดที่ยากที่สุดไม่ใช่การหางาน แต่คือการจัดคนให้ไปถึงหน้างานตรงเวลา ทุกวัน ทุกจุด แม่บ้านคนหนึ่งไม่ไป งานทั้งวันก็พังเป็นลูกโซ่ ลูกค้าโทรมาต่อว่า แล้วเจ้าของต้องนั่งไล่โทรหาคนแทนทีละคนจากกลุ่มแชทที่มีข้อความปนกันหลายร้อยบรรทัด ProTakip เปลี่ยนการจัดคิวแบบนั้นให้เป็นระบบจัดการที่ทุกคนเปิดดูได้จากมือถือ

คิวงานรายวันที่ทั้งทีมเห็นตรงกัน

ทุกงานเปิดเป็นใบสั่งงานที่ระบุลูกค้า ที่อยู่ ชั้นและเลขห้อง วันเวลาที่นัด ขอบเขตงาน และแม่บ้านหรือทีมที่รับผิดชอบ สถานะไล่จากรอเข้างาน กำลังทำ ทำเสร็จ ไปจนถึงเก็บเงินเรียบร้อย

แม่บ้านเปิดแอปแล้วเห็นงานของตัวเองในวันนั้น พร้อมที่อยู่และหมายเหตุ ไม่ต้องเลื่อนหากลุ่มแชทหรือโทรถามหัวหน้า และเมื่อกดยืนยันว่าถึงหน้างานแล้ว ออฟฟิศเห็นทันทีโดยไม่ต้องโทรตาม

ในอาคารที่สัญญาณโทรศัพท์ไม่เข้า แอปยังทำงานออฟไลน์ได้ตามปกติ ข้อมูลจะซิงก์เมื่อกลับมามีสัญญาณ ซึ่งสำคัญมากสำหรับงานในชั้นใต้ดินหรืออาคารเก่า

งานรายครั้ง งานสัญญารายเดือน และงานบิ๊กคลีนนิ่ง

ธุรกิจนี้มีงานสามแบบที่บริหารต่างกัน งานรายครั้งของลูกค้าคอนโด งานสัญญารายเดือนของออฟฟิศ และงานใหญ่แบบบิ๊กคลีนนิ่งหรือทำความสะอาดหลังงานก่อสร้าง ในระบบคุณจัดการทั้งสามแบบด้วยโครงเดียวกัน โดยงานประจำจะถูกบันทึกเป็นงานซ้ำในปฏิทิน

ปฏิทินนัดหมายพร้อมการแจ้งเตือนทำให้คุณเห็นล่วงหน้าว่าสัปดาห์หน้ามีงานกี่จุด ต้องใช้คนกี่คน และวันไหนที่รับเพิ่มไม่ไหวแล้ว การรับงานเกินกำลังคือสาเหตุอันดับต้น ๆ ที่ทำให้เสียลูกค้าประจำ

สำหรับงานหลังก่อสร้างที่ประเมินยาก คุณบันทึกหมายเหตุจากการสำรวจหน้างานไว้ในใบสั่งงานได้ เช่น มีคราบปูนบนกระจกทั้งบาน หรือต้องใช้เครื่องขัดพื้น เพื่อไม่ให้ทีมไปถึงแล้วอุปกรณ์ไม่พอ

ตั้งราคาตามพื้นที่ ตามชั่วโมง หรือเหมาเป็นแพ็กเกจ

งานทำความสะอาดคิดราคาได้หลายแบบ ต่อตารางเมตรสำหรับออฟฟิศ ต่อชั่วโมงสำหรับแม่บ้านรายครั้ง หรือเหมาเป็นแพ็กเกจสำหรับบิ๊กคลีนนิ่ง ยังมีบริการเสริมอีก เช่น เช็ดกระจกสูง ซักโซฟา ขัดพื้น หรือทำความสะอาดหลังงานก่อสร้าง

ในระบบคุณสร้างรายการราคาและบริการเสริมของตัวเองได้ทั้งหมด ทำให้คนรับสายตอบราคาได้ทันทีและตรงกัน ไม่ต้องรอถามเจ้าของ และเวลาลูกค้าองค์กรขอใบเสนอราคารายเดือน คุณประกอบจากราคามาตรฐานได้เร็ว

วิธีวางโครงสร้างราคาที่อธิบายลูกค้าได้ง่ายและยังคุมต้นทุนแรงงานได้ อธิบายไว้ใน คู่มือการวางราคาและออกใบราคาให้ลูกค้า

ทีมแม่บ้าน สิทธิ์การเข้าถึง และการวัดผล

คุณเพิ่มแม่บ้านและหัวหน้าทีมเข้าระบบด้วยรหัสเชิญ ส่งรหัสให้กรอกในแอปแล้วเขาก็อยู่ในทีมทันที จากนั้นกำหนดสิทธิ์เป็นรายคนว่าใครเห็นอะไร แม่บ้านเห็นเฉพาะงานของตัวเอง หัวหน้าทีมเห็นทั้งทีม ส่วนตัวเลขรายได้รวมอยู่กับเจ้าของ

รายงานและสถิติบอกได้ว่าเดือนนี้แต่ละคนปิดงานไปกี่จุด ลูกค้ารายไหนใช้บริการบ่อยที่สุด และงานประเภทไหนสร้างรายได้หลัก ข้อมูลนี้ใช้ตัดสินใจเรื่องการรับคนเพิ่มและการปรับค่าตอบแทนได้จริง

ระหว่างวัน ทีมสื่อสารกันด้วยแชทภายในและปุ่มกดพูดแบบวิทยุสื่อสาร ซึ่งเร็วกว่าการโทรทีละคนเมื่อต้องหาคนไปแทนงานที่มีคนขาดกะทันหัน

เส้นทางและพื้นที่บริการ

ต้นทุนที่กินกำไรเงียบ ๆ ของธุรกิจนี้คือเวลาเดินทางระหว่างจุด ระบบมีแผนที่ การแบ่งพื้นที่บริการ และการติดตามรถ ช่วยให้คุณจัดงานของแต่ละคนให้อยู่ในโซนเดียวกันในวันเดียวกัน แทนที่จะให้แม่บ้านคนเดียวข้ามเมืองไปกลับสองรอบ

เมื่อจัดโซนได้ดี คุณจะรับงานเพิ่มได้ในจำนวนคนเท่าเดิม ซึ่งเป็นวิธีเพิ่มกำไรที่ตรงที่สุดของธุรกิจบริการที่ใช้แรงงานเป็นหลัก

ประวัติในบัตรลูกค้ายังเก็บรายละเอียดที่ทีมต้องรู้ เช่น รหัสเข้าอาคาร จุดรับกุญแจ ชั้นและเลขห้อง หรือข้อกำหนดของนิติบุคคลเรื่องช่วงเวลาที่เข้าทำงานได้

เก็บเงิน ยอดค้าง และลูกค้าองค์กร

ลูกค้ารายครั้งจ่ายหน้างาน แต่ลูกค้าออฟฟิศและนิติบุคคลมีรอบวางบิลของตัวเอง ระบบบันทึกยอดค้างชำระเป็นรายลูกค้าและรองรับการรับชำระบางส่วน คุณจึงเห็นได้ตลอดว่าใครค้างเท่าไรและค้างมากี่วัน

ทีมพิมพ์ใบเสร็จให้ลูกค้าที่หน้างานได้ทันทีด้วยเครื่องพิมพ์ความร้อน Bluetooth และเงินที่รับเข้าไปอยู่ในบันทึกรายรับรายจ่ายทันที พร้อมกับรายจ่ายอย่างค่าน้ำยา ค่าอุปกรณ์ และค่าเดินทาง

เทคนิคการติดตามยอดค้างกับลูกค้าองค์กรโดยไม่กระทบความสัมพันธ์ อ่านได้ที่ คู่มือการเก็บเงินและติดตามยอดค้างชำระ

ติดต่อลูกค้าและรับสายอย่างมืออาชีพ

เมื่อมีสายเข้า ฟีเจอร์แสดงชื่อสายเรียกเข้าบน Android จะขึ้นชื่อลูกค้าและข้อมูลย่อก่อนกดรับ เช่น ใช้บริการล่าสุดเมื่อไรและมียอดค้างหรือไม่ ทำงานได้แม้เครื่องไม่มีอินเทอร์เน็ต วิธีตั้งค่าอยู่ใน คู่มือการแสดงชื่อลูกค้าเมื่อมีสายเรียกเข้า

สถานะที่ทีมอัปเดตจะแจ้งให้ทุกคนทราบผ่านการแจ้งเตือนในแอป ทำให้คนรับสายตอบลูกค้าได้ทันทีว่าทีมถึงหน้างานแล้วหรือยัง ส่วนบริษัทที่ใช้ WhatsApp คุยกับลูกค้าอยู่แล้วก็ตั้งข้อความสำเร็จรูปไว้ใช้ซ้ำได้

จังหวะการแจ้งลูกค้าที่พอดีและถ้อยคำที่เหมาะสม อธิบายไว้ใน คู่มือการแจ้งเตือนลูกค้าอย่างเป็นระบบ

เริ่มต้นใช้งาน

ข้อมูลลูกค้าเดิมใน Excel หรือในโปรแกรมที่ใช้อยู่ นำเข้าได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ ขั้นตอนอยู่ใน คู่มือการย้ายข้อมูลจากโปรแกรมเดิม และหากยังเปรียบเทียบตัวเลือกอยู่ หลักเกณฑ์การเลือกโปรแกรมจัดการงานบริการ ช่วยให้คุณตัดสินใจจากสิ่งที่ใช้จริงในแต่ละวัน

ใช้ได้ทั้ง Android และ iOS สามเดือนแรกใช้ฟรี แนะนำให้เริ่มจากทีมเดียวก่อน แล้วค่อยขยายให้ครบทุกทีมเมื่อทุกคนคุ้นแล้ว

บริษัททำความสะอาดหลายแห่งรับงานซักพรมและซักโซฟาด้วย ซึ่งจัดการได้ด้วย ระบบจัดการงานซักพรมและโซฟา และถ้ามีบริการล้างรถให้ลูกค้าองค์กรหรือรับงานคาร์แคร์ โปรแกรมจัดการธุรกิจล้างรถ ก็ใช้ฐานลูกค้าเดียวกันได้

คำถามที่พบบ่อย

จัดคิวแม่บ้านหลายคนในหนึ่งวันได้อย่างไร

คุณเปิดงานแต่ละจุดเป็นใบสั่งงานและมอบหมายให้แม่บ้านหรือทีมที่รับผิดชอบ หน้าจอรวมแสดงงานทั้งหมดของวันพร้อมสถานะ ทำให้เห็นทันทีว่าจุดไหนยังไม่มีคนเข้างาน และแผนที่ช่วยจัดให้แต่ละคนอยู่ในโซนใกล้กัน

แม่บ้านยืนยันได้ไหมว่าถึงหน้างานแล้ว

ได้ครับ แม่บ้านกดเปลี่ยนสถานะงานจากมือถือได้เมื่อเริ่มงานและเมื่อทำเสร็จ ออฟฟิศเห็นความคืบหน้าทันทีโดยไม่ต้องโทรถาม และในอาคารที่สัญญาณไม่ดี แอปยังบันทึกแบบออฟไลน์แล้วซิงก์ให้ภายหลัง

งานสัญญารายเดือนของออฟฟิศ จัดการอย่างไร

บันทึกรอบงานไว้ในปฏิทินนัดหมายพร้อมการแจ้งเตือน แต่ละรอบเป็นงานของตัวเองที่มีสถานะแยก ปลายเดือนคุณดูประวัติงานทั้งหมดของลูกค้ารายนั้นได้ในที่เดียว ซึ่งใช้ประกอบการวางบิลได้

คิดราคาต่อตารางเมตรและต่อชั่วโมงพร้อมกันได้ไหม

ได้ครับ คุณกำหนดหน่วยของแต่ละรายการเองได้ ทั้งต่อตารางเมตร ต่อชั่วโมง ต่อจุด หรือเหมาเป็นแพ็กเกจ ในงานเดียวกันสามารถมีรายการที่ใช้หน่วยต่างกันได้

จำกัดไม่ให้พนักงานเห็นรายได้รวมได้ไหม

ได้ครับ คุณกำหนดสิทธิ์เป็นรายคน เช่น ให้แม่บ้านเห็นเฉพาะงานของตัวเอง ให้หัวหน้าทีมเห็นทั้งทีม ส่วนรายงานรายได้และกำไรรวมของบริษัทเปิดให้เฉพาะเจ้าของหรือผู้ดูแลระบบ