Se gestisci un'impresa di pulizie, la giornata non comincia in ufficio. Comincia alle sei e mezza con la telefonata di un operatore che non trova le chiavi del condominio di via Manzoni, e prosegue con la sostituzione da coprire perché una collaboratrice è a casa con l'influenza. Nel mezzo c'è il cliente nuovo che vuole un numero subito per 400 metri quadri di uffici che non hai ancora visto.
Nessuna di queste cose si risolve con un foglio di calcolo più grande. Si risolvono quando cantieri, squadre, ore, listino e incassi stanno nello stesso posto e li guardi dal telefono. È per questo che le aziende come la tua non cercano un programma di fatturazione, ma un gestionale impresa di pulizie: uno strumento che segue il lavoro, non solo il documento che arriva dopo.
Cosa deve fare davvero un gestionale per imprese di pulizia
La fattura è l'ultimo atto di una catena lunga: sopralluogo, numero dato al cliente, giorno concordato, squadra assegnata, lavoro fatto, cliente avvisato e infine incasso. Se ti rompi in uno di questi passaggi, la fattura arriva comunque, ma con un cliente scontento dietro.
ProTakip è nato per le aziende di servizi che lavorano fuori sede, e per questo ogni lavoro ha uno stato che si vede a colpo d'occhio: da fare, in lavorazione, pronto, da consegnare. Nel tuo caso significa che alle nove del mattino sai quanti cantieri sono aperti, quali sono chiusi e quali in ritardo, senza chiamare nessuno.
Se stai confrontando più strumenti, la guida ai criteri per scegliere un gestionale di servizi mette in fila le domande da fare a chi te lo vende.
Cantieri fissi e interventi una tantum nello stesso calendario
Un'impresa di pulizie vive di due economie diverse. Da una parte i contratti ricorrenti: il condominio due volte a settimana, gli uffici tutte le sere dalle 19. Dall'altra i lavori una tantum che pagano bene ma arrivano all'improvviso: il post cantiere, la casa da liberare prima del rogito.
Nel gestionale i due mondi convivono. Gli appuntamenti ricorrenti stanno a calendario con il promemoria, e i lavori spot li infili negli spazi liberi vedendo subito dove hai una squadra scoperta. Quando il cliente cambia idea, sposti l'appuntamento e la data si aggiorna per tutta la squadra.
Le pulizie di fine lavori sono spesso il tuo cliente migliore: se lavori con chi ristruttura, ti conviene sapere come funziona un gestionale per imprese di ristrutturazione, perché il tuo passaggio è l'ultimo anello della loro consegna.
Le squadre in giro: chi è dove e cosa ha chiuso
Il momento in cui l'impresa smette di essere gestibile a memoria è quando le squadre diventano due. Da lì in poi il titolare passa la giornata a fare da centralino tra chi è in cantiere e chi chiama in ufficio.
In ProTakip aggiungi le persone con un codice di invito: l'operatore scarica l'app, inserisce il codice ed entra in azienda con i permessi che gli dai tu. Chi deve vedere solo i propri lavori vede solo quelli; chi coordina vede tutto. Ognuno chiude il lavoro dal proprio telefono, e il resto dell'azienda lo sa nello stesso istante.
Per parlarsi mentre si è in giro ci sono la chat interna e il push to talk, che funziona come una ricetrasmittente: tieni premuto, parli, la squadra sente. Sulla mappa vedi zone e mezzi, così mandi l'urgenza a chi è già dalla parte giusta della città.
Il listino: al metro quadro, a ora o a pacchetto
Il prezzo nelle pulizie non ha una regola sola. Gli uffici si contano al metro quadro, il post cantiere a ore, il condominio a canone mensile, i vetri e la sanificazione come servizi extra. Se ogni preventivo lo ricalcoli a mente, prima o poi due clienti simili pagano cifre diverse e uno dei due lo scopre.
Nel gestionale definisci i tuoi servizi e i tuoi extra una volta sola, con l'unità di misura giusta: metro quadro, pezzo, ora o pacchetto. Da lì in avanti chi prepara un preventivo parte sempre dalla stessa base, e tu decidi consapevolmente quando fare uno sconto invece di improvvisarlo.
Se non hai mai messo per iscritto il tuo listino, la guida pratica alla costruzione del listino prezzi mostra il ragionamento passo passo.
Avvisare il cliente su WhatsApp senza scrivere ogni volta
Le contestazioni nelle pulizie nascono quasi sempre dalla stessa frase: non sapevo che sareste venuti oggi. È raramente colpa dell'operatore, è quasi sempre colpa del fatto che nessuno ha avvisato.
ProTakip manda le notifiche ai clienti su WhatsApp con modelli di messaggio che prepari tu: conferma dell'appuntamento, promemoria il giorno prima, avviso di lavoro completato. Il testo lo scrivi una volta con le tue parole, poi parte da solo al cambio di stato. Gli amministratori di condominio apprezzano soprattutto questo: ricevono una traccia scritta di ogni passaggio.
Su come impostare i messaggi senza risultare invadenti c'è la guida alle notifiche automatiche ai clienti su WhatsApp.
Incassi, crediti e cassa: la parte che fa male
Nelle pulizie il margine è sottile e il credito è la malattia cronica del settore. Il condominio paga a novanta giorni, il privato paga in contanti alla fine del passaggio, l'azienda vuole la fattura a fine mese. Se non tieni il conto, dopo sei mesi hai fatturato bene e incassato male.
La cassa registra entrate e uscite per periodo e per operatore, così vedi quanto ha incassato ogni squadra e quanto è uscito per materiali e carburante. Il saldo aperto resta sulla scheda del cliente: chi ti deve dei soldi lo sai prima di prendergli il lavoro successivo.
Una precisazione onesta, perché in Italia la domanda arriva sempre: la fattura elettronica passa dal tuo canale fiscale e dal commercialista, e ProTakip non sostituisce quel pezzo. Quello che il gestionale tiene in ordine è il lavoro e il denaro incassato, cioè i dati che poi consegni a chi ti fa la contabilità. Su come controllare il non ancora incassato c'è la guida pratica su incassi e crediti.
Quando il telefono squilla, sai già chi è
Nel tuo mestiere il telefono è l'ufficio. Il problema è che quando squilla sei su una scala o dentro un magazzino, e il numero sul display non ti dice niente.
L'identificativo chiamante mostra sullo schermo chi sta chiamando, con lo storico dei lavori e le note della sua scheda, prima ancora che tu risponda. Su Android funziona anche senza connessione, perché i dati restano sul telefono: nei seminterrati e nei cantieri senza campo continua a funzionare.
Il dettaglio tecnico è nella guida all'identificativo chiamante per le aziende di servizi, permessi inclusi.
Cambiare gestionale senza buttare via lo storico di dieci anni
Il timore più comune di chi cambia strumento non è il prezzo, è perdere l'archivio clienti costruito in anni di lavoro. Per questo l'anagrafica si importa: se hai un file Excel o i dati in un altro programma, li portiamo dentro noi.
L'app gira su Android e iOS, funziona offline e sincronizza da sola quando la linea torna, e i primi tre mesi sono gratuiti: abbastanza per farci passare una stagione intera di lavoro vero prima di decidere. Il metodo di migrazione è descritto nella guida al cambio di gestionale e alla migrazione dei dati.
Se tratti anche tappeti, divani o capi in lavanderia, guarda le pagine dedicate al gestionale per il lavaggio di tappeti e divani e al gestionale per lavanderie: stesso sistema, flusso adatto a quel servizio.
Domande frequenti
Serve un software gestionale per imprese di pulizia anche se siamo in tre?
Soprattutto se siete in tre. Con una squadra sola il titolare tiene tutto a memoria, ma appena le squadre diventano due nessuno sa più chi ha chiuso cosa. È il punto esatto in cui un gestionale ripaga subito, perché sostituisce le telefonate di controllo.
I miei operatori non sono pratici di tecnologia, riescono a usarlo?
L'app è pensata per chi lavora con le mani sporche e il telefono in tasca. L'operatore deve fare due cose: vedere i lavori assegnati e segnarli come completati. I permessi glieli dai tu, quindi non vede né prezzi né dati che non lo riguardano.
Posso gestire sia i contratti fissi dei condomini sia i lavori occasionali?
Sì. Gli appuntamenti ricorrenti stanno a calendario con i promemoria, mentre i lavori spot li inserisci negli spazi liberi. Sulla stessa vista vedi dove hai una squadra scoperta e dove invece sei già pieno.
ProTakip fa anche la fattura elettronica verso SDI?
No, e non vogliamo raccontartelo diversamente. La parte fiscale resta al tuo canale abituale e al commercialista. ProTakip tiene in ordine lavori, listino, incassi e crediti, cioè i dati puliti da passare alla contabilità.
Quanto ci vuole per partire con i nostri clienti già dentro?
Se hai i clienti in Excel o in un altro programma, l'importazione la facciamo noi e di solito si parte in giornata. I primi tre mesi sono gratuiti, così provi con il lavoro reale.