Deux agents devaient être à huit heures dans un cabinet médical, l'un est en retard et l'autre n'a pas la clé. La cliente du mardi après-midi vient d'annuler pour la deuxième fois, et il faut savoir si elle doit être facturée. En fin de mois, il reste à reconstituer, site par site, combien d'heures ont été effectuées chez chaque client — à partir de feuilles griffonnées et de messages. Une entreprise de nettoyage ne se pilote ni au chiffre d'affaires ni au nombre de clients : elle se pilote à l'heure travaillée et au site couvert. ProTakip a été construit autour de cette mécanique.
Prestations récurrentes : le planning est le cœur du métier
Le nettoyage vit de contrats réguliers — trois fois par semaine dans des bureaux, tous les quinze jours chez un particulier, tous les jours dans un cabinet. ProTakip vous permet de planifier ces interventions dans le calendrier, de les affecter à un agent et de suivre leur exécution : à faire, en cours, terminée.
La question la plus fréquente d'un dirigeant du secteur — « est-ce que tout le monde est passé ce matin ? » — trouve enfin une réponse immédiate, sans appeler chaque agent. Et lorsqu'une prestation est annulée ou reportée, le changement est enregistré dans le dossier du client, ce qui évite les discussions de fin de mois sur ce qui a été réellement effectué.
Le remplacement d'un agent absent devient également gérable : vous voyez qui est disponible ce jour-là et à quelle distance se trouve le site, au lieu de reconstituer le planning de mémoire un lundi matin.
Un site, une fiche : accès, consignes et matériel
Chaque client dispose d'une fiche avec son adresse, ses contacts, son historique d'interventions et vos notes : code de l'immeuble, emplacement du local de ménage, produits à ne pas utiliser sur un parquet, jours d'ouverture, personne à prévenir en cas de problème. Ces informations cessent d'être la propriété exclusive de l'agent habituel.
C'est un point sous-estimé. Quand l'agent qui connaît le site part en congés ou quitte l'entreprise, l'entreprise perd d'un coup toute la mémoire du site, et la qualité chute pendant deux semaines. Avec une fiche à jour, le remplaçant démarre correctement dès la première intervention.
Facturation d'une entreprise de nettoyage : devis, contrat et facture mensuelle
Les clients professionnels demandent d'abord un devis clair : surface, fréquence, prestations incluses, prestations facturées à part comme la vitrerie ou le nettoyage de fin de chantier. ProTakip vous laisse définir vos prestations à l'heure, au mètre carré, au forfait ou en pack, puis construire le devis à partir de cette base.
Les interventions du mois viennent ensuite s'y rattacher, et la facture récapitulative est éditée sans ressaisir les lignes une par une — y compris les extras du mois. Chaque compte a son encours, donc vous savez qui doit quoi et depuis quand. Précisons que ProTakip n'est pas un logiciel de comptabilité et ne remplace pas votre expert-comptable ; il tient l'exploitation, pas le bilan.
Pour un particulier, la logique est la même en plus simple : une prestation, un tarif, un ticket ou une facture remis sur place, imprimable depuis une imprimante thermique Bluetooth reliée au téléphone.
Pointage des heures et heures facturables
Dans ce métier, l'écart entre les heures payées et les heures facturées fait la marge — ou la détruit. ProTakip rattache le temps passé à l'intervention, au site et à l'agent, ce qui donne trois informations dans le même mouvement : une base de paie fiable, un contrôle du respect du contrat et une vision réelle de la rentabilité de chaque client.
C'est souvent à ce moment que les évidences apparaissent. Le petit contrat de bureaux qui semblait confortable exige en réalité vingt minutes de trajet aller-retour non facturées trois fois par semaine ; à l'inverse, un site plus éloigné mais regroupé avec deux autres tient parfaitement son budget. On corrige alors avec des chiffres plutôt qu'avec des impressions.
Tournées, secteurs et déplacements
Les kilomètres sont le coût invisible du nettoyage. ProTakip vous permet de regrouper vos sites par secteur, d'affecter des tournées à un agent ou à un véhicule et de suivre l'avancement sur la carte. Une tournée bien construite fait souvent gagner davantage qu'une renégociation de tarif.
Les agents travaillent depuis leur téléphone, avec leur liste du jour, les adresses et les consignes. L'application fonctionne hors connexion — les sous-sols, les parkings et certains locaux techniques n'ont aucun réseau — et se synchronise dès que la couverture revient. La messagerie interne et le talkie-walkie évitent les longues chaînes d'appels quand un imprévu survient sur un site.
Communication client et téléphone
Un client de nettoyage n'appelle presque jamais pour féliciter : il appelle parce qu'il ne sait pas si quelqu'un est passé, ou parce qu'un détail n'a pas été fait. Quelques messages WhatsApp bien choisis suffisent à faire tomber la moitié de ces appels : intervention confirmée, prestation terminée, rappel avant une prestation exceptionnelle. Les modèles se préparent une fois ; notre guide sur les notifications client indique les moments qui comptent vraiment.
Quand le téléphone sonne malgré tout, l'identification d'appelant sur Android affiche le nom du client, son site et sa dernière intervention avant que vous ne décrochiez, et elle fonctionne sans connexion internet. Vous répondez donc en connaissance de cause, y compris quand vous êtes vous-même sur un chantier.
Équipe, encaissements et démarrage
Vos agents rejoignent l'entreprise avec un code d'invitation et disposent de droits adaptés : ils voient leurs interventions, pas votre caisse. Les statistiques montrent les heures par agent, par site et par période, ce qui aide autant pour la paie que pour décider d'accepter — ou de refuser — un nouveau contrat.
La caisse suit les recettes et les dépenses par période et par salarié, et les soldes clients rendent visibles les factures en attente ; notre guide sur l'encaissement et les impayés propose une organisation de relance simple à tenir. Vos données actuelles se reprennent depuis Excel ou depuis un autre logiciel grâce à notre guide de migration, et nos critères de choix d'un logiciel vous aideront à comparer sereinement.
ProTakip fonctionne sur Android et sur iOS et les trois premiers mois sont gratuits. Si vous traitez également les tapis, les moquettes et les canapés de vos clients, la page consacrée au nettoyage de tapis décrit le suivi en atelier ; pour le nettoyage de fin de chantier, voyez notre page dédiée aux entreprises de rénovation.
Questions fréquentes
Comment savoir si tous les agents sont bien passés ce matin ?
Les interventions planifiées apparaissent avec leur statut : à faire, en cours, terminée. Vous voyez l'avancement de la journée sur un seul écran, sans appeler chaque agent, et les annulations ou reports sont enregistrés dans le dossier du client.
Peut-on facturer un client professionnel une fois par mois ?
Oui. Vous établissez un devis à partir de vos prestations, les interventions du mois s'y rattachent, puis la facture récapitulative est éditée sans ressaisie, extras compris. Chaque compte dispose de son encours, ce qui rend visible ce qui reste dû.
Le pointage des heures des agents est-il possible ?
Oui. Le temps est rattaché à l'intervention, au site et à l'agent. Vous obtenez une base fiable pour la paie, un contrôle du respect du contrat et une vision réelle de la rentabilité de chaque client.
Les agents peuvent-ils travailler sans connexion internet ?
Oui. L'application fonctionne hors connexion et se synchronise dès que le réseau revient, ce qui est indispensable dans les sous-sols, les parkings et certains locaux techniques.
Les consignes propres à chaque site sont-elles conservées ?
Oui. Chaque site dispose d'une fiche avec l'adresse, les contacts, l'historique et vos notes : code d'accès, emplacement du local de ménage, produits à éviter, personne à prévenir. Un remplaçant démarre donc correctement dès sa première intervention.