שבע ורבע בבוקר, ושתי עובדות לא מגיעות
יום שני. שתי עובדות מודיעות באותה שעה שהן חולות, ובלוח של היום יש אחת עשרה כתובות. שלוש מהן דירות פרטיות עם שעה קבועה, אחת משרד שנפתח רק עד תשע, ואחת דירה שהניקיון בה נעשה עם מפתח שנמצא אצל השכנה בקומה למטה. עכשיו צריך לבנות מחדש את כל היום, ומהר.
אם הלוח נמצא בקבוצת הודעות ובראש של מנהלת התפעול, כל שינוי כזה גורר עשרים שיחות. אם הוא נמצא במערכת אחת שכולם רואים, זה עשר דקות של גרירה בין שיבוצים ועדכון אוטומטי ללקוחות שהשעה זזה.
ProTakip נבנה לעסקי שירות קטנים ובינוניים שבהם בעל העסק עצמו נמצא בשטח. אין כאן מודולים מסובכים ואין מסכים שדורשים הדרכה של שבוע. יש יומן, אנשים, כתובות, כסף, ודיווח שאפשר להסתכל עליו בסוף חודש ולהבין מה קרה.
יומן ביקורים ותורים במקום קבוצת הודעות
כל ביקור נקבע ביומן עם תאריך, שעה, משך משוער וצוות משובץ. אפשר לראות יום, שבוע או חודש, ולסנן לפי עובד או לפי אזור. עובד רואה בטלפון רק את מה שמשובץ אליו, לפי סדר השעות, עם הכתובת ועם המסלול.
לקוחות תקופתיים, כמו דירה שמנוקה כל שבועיים או משרד שמנוקה שלוש פעמים בשבוע, נקבעים פעם אחת וחוזרים ביומן. כשלקוח מבקש לדחות שבוע, מזיזים ביקור אחד ולא נוגעים בשאר הסדרה.
תזכורת נשלחת ללקוח לפני הביקור, וכך יורדת התופעה המעצבנת של צוות שמגיע לכתובת סגורה. ביטול מאוחר נרשם על כרטיס הלקוח, וכשמסתכלים אחרי חצי שנה רואים בדיוק אילו לקוחות מבטלים כרונית ומה זה עולה לכם.
כל מה שצריך לדעת על הכתובת נמצא בכתובת
בניקיון בתים הפרטים הקטנים הם העבודה עצמה: קוד לשער, מפתח שמופקד אצל שכן, כלב בבית, חנייה שאסור להיכנס אליה, חדר שלא נוגעים בו, חומר ניקוי מסוים שהלקוחה מבקשת. הדברים האלה נשמרים על כרטיס הלקוח והכתובת, ולא בראש של העובדת הוותיקה.
כשמגיעה עובדת חדשה או מחליפה, היא פותחת את הביקור בטלפון ורואה את אותן הערות. זה מוריד את מספר השיחות למשרד באמצע היום, ומוריד גם את מספר הטעויות שגורמות ללקוח להרגיש שהוא מקבל שירות אחר בכל פעם.
לכל לקוח יש היסטוריה מלאה: מתי היו אצלו, כמה זמן, מי היה, מה שולם ומה נשאר פתוח. כשמישהו מתקשר בטענה, התשובה נמצאת על המסך תוך כמה שניות ולא בפנקס של לפני שלושה חודשים.
שעות עבודה, שיבוץ ומעקב אחרי הצוות
שעת התחלה ושעת סיום של כל ביקור נרשמות, ומכאן אפשר לראות כמה שעות עבד כל אחד בשבוע ואיפה. זה משמש גם לשכר וגם לתמחור, כי אחרי חודשיים אפשר לראות אילו לקוחות לוקחים בפועל הרבה יותר זמן ממה שתומחר להם.
הוספת עובד נעשית בקוד הזמנה, בלי טפסים. לכל תפקיד מגדירים הרשאות: מי רואה מחירים, מי רשאי לרשום גבייה, מי יכול לשנות שיבוץ. בעסק שבו יש תחלופה גבוהה יחסית, זה חוסך הרבה בלגן.
המפה ואזורי השירות עוזרים לא לפזר את הצוות בין קצוות העיר. כשבונים יום לפי אזור ולא לפי סדר ההזמנות, נשארות שעות פנויות שאפשר למכור.
מחירון: לפי שעה, לפי ביקור או לפי חבילה
חלק מהלקוחות משלמים לפי שעת עבודה, חלק מחיר קבוע לביקור, וחלק חבילה חודשית. אפשר להגדיר את שלוש השיטות ולתמחר שירותים נוספים בנפרד, כמו ניקוי חלונות, ניקיון אחרי שיפוץ, ניקוי תנור או פינוי אשפה גדולה.
המחיר יוצא זהה בין העובדים כי הוא נלקח מהמחירון ולא מהזיכרון. אם אתם מתלבטים איך לבנות את המדרגות ואיך לקבוע מחיר מינימום שמכסה נסיעה, העקרונות במדריך בניית המחירון מתאימים גם לעסקי ניקיון.
הרבה חברות ניקיון מוכרות גם ניקוי שטיחים וספות בנפרד או דרך קבלן משנה. אם זה המצב שלכם, הזרימה התפעולית של אותו שירות מפורטת בעמוד התוכנה לניקוי שטיחים.
גבייה, יתרות פתוחות וסגירת חודש
בבתים פרטיים משלמים בדרך כלל בסוף הביקור. בעסקים משלמים בסוף החודש, ולפעמים באיחור. ProTakip מנהל את שתי הצורות: תשלום בביקור, תשלום חלקי, ויתרה פתוחה שנצברת עד הסגירה החודשית.
אפשר לראות בכל רגע רשימה של לקוחות עם יתרה פתוחה, מסודרת לפי ותק החוב, ולשלוח תזכורת מנומסת ב-WhatsApp. שיטת עבודה קבועה לזה מפורטת במדריך הגבייה.
הקופה מציגה הכנסות והוצאות לפי תקופה ולפי עובד. הוצאות של חומרי ניקוי, דלק ותשלומים לעובדים נרשמות באותו מקום, ולכן בסוף החודש רואים תמונה אמיתית ולא רק את מה שנכנס.
הטלפון מצלצל, ואתם כבר יודעים מי זה
לקוחה מתקשרת ומבקשת להזיז את הביקור של מחר. עוד לפני שענית, המסך מציג את שמה, הכתובת, מתי היה הביקור האחרון ומה היתרה שלה. אפשר לפתוח את הביקור ולהזיז אותו תוך כדי השיחה, בלי לשאול אותה שוב מה הכתובת.
זיהוי השיחות פועל ב-Android ועובד גם כשאין אינטרנט, כי רשימת הלקוחות שמורה במכשיר. פירוט מלא של איך זה מוגדר ומה זה משנה ביום העבודה נמצא במדריך זיהוי השיחות.
עדכונים אוטומטיים ב-WhatsApp סוגרים את שאר השיחות: אישור מועד, תזכורת יום לפני והודעה כשהצוות בדרך. ניסוחים מומלצים נמצאים במדריך עדכוני הלקוחות.
מעבר לשיטה חדשה בלי לעצור את העבודה
רוב חברות הניקיון מנהלות היום את הלקוחות בקובץ Excel או בפנקס. אפשר לייבא את הקובץ הזה, כולל שמות, טלפונים, כתובות והערות, ולהתחיל לעבוד עם בסיס נתונים אמיתי מהיום הראשון. מה בודקים לפני המעבר ואיך עובדים שבוע במקביל מפורט במדריך המעבר.
לפני שבוחרים מערכת בכלל, כדאי לעבור על רשימת השאלות לבחירת תוכנה. השאלות שם על עבודה לא מקוונת, הרשאות ובעלות על הנתונים רלוונטיות לכל עסק שירות, לא רק לניקוי שטיחים.
ProTakip עובד ב-Android וב-iOS, שלושת החודשים הראשונים ללא תשלום, ואפשר להתחיל עם עובד אחד ולהוסיף אנשים בהדרגה.
שאלות נפוצות
אפשר לנהל לקוחות תקופתיים שחוזרים כל שבוע?
כן. קובעים את הסדרה פעם אחת והביקורים מופיעים ביומן באופן קבוע. דחייה או ביטול של ביקור בודד לא משפיעים על שאר הסדרה, וכל שינוי נשמר בהיסטוריית הלקוח.
איך העובדים בשטח רואים את השיבוץ שלהם?
כל עובד מקבל גישה משלו ורואה בטלפון רק את הביקורים שלו, לפי סדר השעות, עם הכתובת, ההערות המיוחדות והמסלול במפה. הוא לא רואה את הדוחות הכספיים של העסק אלא אם נתתם לו הרשאה לכך.
אפשר לרשום שעות עבודה לצורך שכר?
אפשר לרשום שעת התחלה וסיום לכל ביקור ולראות סיכום שעות לפי עובד ולפי תקופה. זה נותן בסיס לחישוב שכר ולבדיקה אילו לקוחות לוקחים יותר זמן ממה שתומחר להם, אך אין כאן מודול שכר רשמי.
מה קורה כשאין קליטה בבניין?
היישום ממשיך לעבוד. אפשר לפתוח ביקור, לסמן סיום ולרשום תשלום, והכל מסתנכרן ברגע שהחיבור חוזר.
אפשר לייבא את רשימת הלקוחות הקיימת שלי?
כן. אפשר לייבא מקובץ Excel או מתוכנה אחרת שאתם משתמשים בה, כולל שמות, טלפונים, כתובות והיסטוריית עבודה, כך שלא מתחילים מדף ריק.