ซอฟต์แวร์จัดการธุรกิจรีโนเวท

งานรีโนเวทและต่อเติมต่างจากงานบริการทั่วไปตรงที่งานหนึ่งกินเวลาหลายสัปดาห์ มีเงินเข้าเป็นงวด มีผู้รับเหมาช่วงหลายเจ้า และมีการเปลี่ยนแบบระหว่างทางแทบทุกโครงการ เจ้าของกิจการส่วนใหญ่จึงไม่ได้เหนื่อยกับการคุมช่าง แต่เหนื่อยกับการจำว่าไซต์ไหนถึงงวดไหนแล้ว ลูกค้าเพิ่มงานอะไรไปบ้าง และเงินที่รับมาแล้วกับที่ยังไม่ได้รับมีเท่าไร ProTakip รวบรวมข้อมูลเหล่านี้ไว้ในที่เดียวที่เปิดดูจากมือถือได้ทุกที่

หลายไซต์พร้อมกัน แต่เห็นภาพรวมได้ในหน้าเดียว

แต่ละโครงการเปิดเป็นใบสั่งงานของตัวเอง มีลูกค้า ที่อยู่ไซต์ ขอบเขตงานที่ตกลง วันเริ่มและวันที่คาดว่าจะเสร็จ และผู้รับผิดชอบ สถานะไล่จากรับงาน กำลังดำเนินการ ทำเสร็จรอตรวจรับ ไปจนถึงส่งมอบและปิดยอด

เมื่อคุณมีสามสี่ไซต์เดินพร้อมกัน หน้าจอรวมนี้ทำให้เห็นทันทีว่าไซต์ไหนช้ากว่ากำหนด และไซต์ไหนพร้อมส่งมอบแล้วแต่ยังไม่ได้นัดตรวจรับ

ในไซต์ที่ยังไม่มีไฟฟ้าหรือสัญญาณอ่อน แอปยังทำงานออฟไลน์ได้ หัวหน้าช่างบันทึกความคืบหน้าและค่าใช้จ่ายไว้ก่อน แล้วข้อมูลจะซิงก์เมื่อกลับเข้าเขตที่มีสัญญาณ

ใบเสนอราคาที่แยกงานย่อยชัดเจน

ลูกค้างานรีโนเวทเปรียบเทียบราคากันเสมอ และสิ่งที่ทำให้ลูกค้าเลือกคุณมักไม่ใช่ราคาต่ำที่สุด แต่เป็นใบราคาที่อ่านแล้วเข้าใจว่าจ่ายค่าอะไรบ้าง ในระบบคุณตั้งรายการราคาของงานที่ทำบ่อยไว้ล่วงหน้า เช่น รื้อถอนต่อตารางเมตร ฉาบผนัง ปูกระเบื้อง งานฝ้า งานสี ติดตั้งสุขภัณฑ์ และงานเสริมอย่างการขนเศษวัสดุทิ้ง

เมื่อประกอบเป็นใบเสนอราคา คุณหยิบรายการย่อยเหล่านี้มาต่อกันได้เร็ว และเมื่อลูกค้าขอปรับลดขอบเขต คุณก็ตัดออกทีละรายการได้โดยไม่ต้องคิดราคาใหม่ทั้งชุด

วิธีวางโครงสร้างราคาแบบแยกหน่วยให้อธิบายง่ายและยังคุมกำไรได้ อธิบายไว้ใน คู่มือการวางราคาและออกใบราคาให้ลูกค้า

งานที่ลูกค้าเพิ่มระหว่างทาง

ทุกโครงการมีงานเพิ่ม ลูกค้าเห็นผนังรื้อแล้วก็อยากขยายเคาน์เตอร์ หรืออยากเพิ่มปลั๊กอีกสองจุด ปัญหาคือคำขอเหล่านี้เกิดขึ้นด้วยวาจาที่หน้างาน แล้วไม่มีใครจดไว้ พอถึงตอนเก็บเงินจึงกลายเป็นข้อโต้แย้ง

ในระบบคุณเพิ่มรายการเข้าไปในใบสั่งงานของโครงการนั้นได้ทันทีจากหน้างาน พร้อมราคาที่ตกลง ทำให้มีบันทึกที่ทั้งสองฝ่ายอ้างอิงได้ และตัวเลขรวมของโครงการอัปเดตตามจริง

หมายเหตุสำคัญอื่น ๆ เช่น ลูกค้าเลือกกระเบื้องรุ่นไหน สีที่ตกลงกันเป็นเบอร์อะไร หรือข้อจำกัดของนิติบุคคลเรื่องเวลาทำงาน ก็บันทึกไว้ในงานนั้นได้ ไม่หายไปกับกลุ่มแชทที่เลื่อนขึ้นไปแล้ว

เงินเป็นงวด ต้นทุนวัสดุ และกำไรของโครงการ

งานรีโนเวทเก็บเงินเป็นงวดตามความคืบหน้า ระบบรองรับการรับชำระบางส่วนและเก็บยอดคงเหลือไว้เป็นยอดค้างของลูกค้ารายนั้น คุณจึงเห็นได้ตลอดว่าโครงการไหนรับเงินไปแล้วเท่าไร และเหลือเก็บอีกเท่าไร

ต้นทุนที่เกิดระหว่างทาง ทั้งค่าวัสดุที่ซื้อเพิ่ม ค่าจ้างผู้รับเหมาช่วง ค่าขนเศษวัสดุ และค่าแรงรายวัน บันทึกเป็นรายจ่ายผูกกับช่วงเวลาและผู้รับผิดชอบได้ เมื่อปิดโครงการคุณจึงเห็นกำไรจริง ไม่ใช่แค่ยอดสัญญา

ราคาวัสดุที่ขยับขึ้นระหว่างโครงการเป็นความเสี่ยงที่แท้จริงของธุรกิจนี้ การมีตัวเลขต้นทุนย้อนหลังทำให้การตั้งราคาโครงการถัดไปแม่นขึ้น ส่วนวิธีติดตามงวดที่ลูกค้ายังไม่จ่าย อ่านได้ที่ คู่มือการเก็บเงินและติดตามยอดค้างชำระ

ทีมงาน ผู้รับเหมาช่วง และการมอบสิทธิ์

คุณเพิ่มหัวหน้าช่างและทีมงานเข้าระบบด้วยรหัสเชิญ แล้วกำหนดสิทธิ์เป็นรายคน หัวหน้าไซต์เห็นรายละเอียดงานของไซต์ตัวเองและบันทึกค่าใช้จ่ายได้ ส่วนตัวเลขกำไรรวมของบริษัทอยู่กับเจ้าของเท่านั้น

ระหว่างวัน ทีมสื่อสารกันด้วยแชทภายในและปุ่มกดพูดแบบวิทยุสื่อสาร ซึ่งเร็วกว่าการโทรตอนที่ทุกคนมือไม่ว่าง และมีแผนที่กับการแบ่งพื้นที่ให้จัดคิวการเข้าไซต์ของแต่ละทีมในวันเดียวกัน

รายงานและสถิติบอกได้ว่าเดือนนี้ปิดงานไปกี่โครงการ งานประเภทไหนทำรายได้หลัก และไซต์ไหนใช้เวลานานกว่าที่ประเมิน ซึ่งเป็นข้อมูลที่ใช้ปรับการประเมินเวลาในใบเสนอราคาครั้งถัดไป

การนัดหมายและการติดต่อกับลูกค้า

งานรีโนเวทมีนัดสำคัญหลายจุด ทั้งนัดสำรวจหน้างาน นัดส่งของ นัดให้ลูกค้าเลือกวัสดุ และนัดตรวจรับงาน ทั้งหมดลงในปฏิทินนัดหมายพร้อมการแจ้งเตือนล่วงหน้าได้

เมื่อลูกค้าโทรเข้ามา ฟีเจอร์แสดงชื่อสายเรียกเข้าบน Android จะขึ้นชื่อและข้อมูลย่อของลูกค้ารายนั้นก่อนกดรับ ทำงานได้แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต ซึ่งมีประโยชน์มากเมื่อคุณอยู่ในไซต์ทั้งวัน วิธีตั้งค่าอยู่ใน คู่มือการแสดงชื่อลูกค้าเมื่อมีสายเรียกเข้า

ความคืบหน้าที่อัปเดตในระบบจะแจ้งให้ทีมทราบผ่านการแจ้งเตือนในแอป ส่วนบริษัทที่ใช้ WhatsApp คุยกับลูกค้าอยู่แล้วก็เตรียมข้อความสำเร็จรูปไว้ใช้ซ้ำได้ จังหวะการแจ้งที่เหมาะสมอธิบายไว้ใน คู่มือการแจ้งเตือนลูกค้าอย่างเป็นระบบ

เริ่มต้นใช้งาน

ถ้าคุณมีรายชื่อลูกค้าและผู้รับเหมาช่วงอยู่ใน Excel หรือในโปรแกรมเดิม นำเข้าได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ ขั้นตอนอยู่ใน คู่มือการย้ายข้อมูลจากโปรแกรมเดิม และถ้ายังชั่งใจอยู่ว่าจะเลือกระบบแบบไหน หลักเกณฑ์การเลือกโปรแกรมจัดการงานบริการ ช่วยจัดลำดับสิ่งที่ควรพิจารณาก่อน

ใช้ได้ทั้ง Android และ iOS สามเดือนแรกใช้ฟรี ซึ่งมักยาวพอให้คุณเดินหนึ่งโครงการจนจบและเห็นภาพว่าระบบช่วยตรงไหนบ้าง

ผู้รับเหมารีโนเวทหลายรายมีทีมงานระบบไฟและประปาของตัวเอง ถ้าคุณแยกทีมนั้นออกมารับงานเดี่ยวด้วย ระบบจัดการงานช่างไฟและช่างประปา ใช้งานร่วมกันได้ และงานทำความสะอาดหลังงานก่อสร้างที่ต้องส่งมอบให้ลูกค้า ก็จัดการได้ด้วย โปรแกรมจัดการธุรกิจทำความสะอาด

คำถามที่พบบ่อย

เก็บเงินเป็นงวดตามความคืบหน้าได้ไหม

ได้ครับ ระบบรองรับการรับชำระบางส่วน คุณบันทึกแต่ละงวดที่รับมา ยอดคงเหลือจะถูกเก็บเป็นยอดค้างของลูกค้ารายนั้น และเปิดดูได้ตลอดว่าโครงการไหนเหลือเก็บอีกเท่าไร

งานที่ลูกค้าขอเพิ่มระหว่างทาง บันทึกอย่างไร

เพิ่มเป็นรายการใหม่ในใบสั่งงานของโครงการนั้นได้ทันทีจากหน้างาน พร้อมราคาที่ตกลงกัน ยอดรวมของโครงการจะอัปเดตตามจริง และมีบันทึกให้อ้างอิงตอนเก็บเงิน

ดูแลหลายไซต์พร้อมกันได้ไหม

ได้ครับ แต่ละโครงการเป็นงานแยกของตัวเองที่มีสถานะและผู้รับผิดชอบ หน้าจอรวมแสดงทุกโครงการที่กำลังดำเนินอยู่ ทำให้เห็นทันทีว่าไซต์ไหนช้ากว่ากำหนดและไซต์ไหนพร้อมตรวจรับ

บันทึกค่าวัสดุและค่าจ้างผู้รับเหมาช่วงได้ไหม

ได้ครับ ค่าใช้จ่ายทุกประเภทบันทึกเป็นรายจ่ายได้ พร้อมผูกกับช่วงเวลาและผู้รับผิดชอบ เมื่อปิดโครงการคุณจึงเห็นกำไรจริงหลังหักต้นทุน ไม่ใช่แค่มูลค่าสัญญา

ในไซต์ที่ยังไม่มีไฟฟ้าและสัญญาณอ่อน ใช้ได้ไหม

ได้ครับ แอปทำงานแบบออฟไลน์ หัวหน้าช่างบันทึกความคืบหน้าและค่าใช้จ่ายได้ตามปกติ ข้อมูลจะซิงก์ขึ้นระบบอัตโนมัติเมื่อกลับมาเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต