El bany de Manresa havia de durar tres setmanes i ja en porta cinc
El client va acceptar el pressupost al març. Vas començar l'enderroc un dilluns, el lampista va venir dimecres però faltaven les aixetes, el rajoler es va endarrerir perquè li va sortir una altra feina i el material va arribar tallat de mida. Ara el client truca cada matí, tu no tens escrit enlloc què es va acordar exactament i les factures dels industrials arriben sense que sàpigues si encaixen amb el que vas pressupostar.
Passa a totes les empreses de reformes, tant si fas pisos a l'Eixample com si portes cases al Berguedà. El problema mai no és una sola cosa: és que la informació de l'obra viu en un pressupost fet amb un full de càlcul, en un grup de WhatsApp, en tiquets dins de la guantera i en la memòria del cap de colla.
ProTakip reuneix la feina, el calendari, els industrials, els cobraments i les despeses en un mateix sistema, accessible des del mòbil a peu d'obra. No és un programa de comptabilitat ni fa certificacions oficials: és el control diari de qui fa què i de com va el compte.
Del pressupost a la feina en marxa
Tot comença amb el pressupost, i aquí és on més diners es guanyen o es perden. A ProTakip el crees per partides, amb línies detallades, adreça del servei, metres quadrats quan calgui, IVA inclòs o exclòs, bestreta i data de validesa. En surt un PDF que pots compartir amb el client.
El document té estat: esborrany, enviat, acceptat, rebutjat o caducat. Així saps quants pressupostos tens realment vius i quants són fum. Quan el client accepta, la cita d'inici es crea automàticament i la feina entra al calendari amb la resta d'obres.
Si al cap de dos mesos hi ha discussió sobre què entrava i què no, el document original hi és, amb la data i les línies tal com es van enviar.
Fases de l'obra i estat de cada tall
Una reforma no és una feina: és una successió de feines que depenen les unes de les altres. Enderroc, instal·lacions, arrebossat, enrajolat, pintura, muntatge. Cada tall es porta com una feina amb el seu estat —pendent, en curs, acabada, lliurada— i amb la persona o l'industrial assignat.
Al calendari veus quins dies té ocupats cada equip i on hi ha forats, cosa que et permet encaixar una obra petita entre dues de grans sense trepitjar ningú. Quan una fase s'endarrereix, mous la data i tothom la veu actualitzada al mòbil, sense la cadena de trucades de sempre.
Industrials, equip i permisos
La majoria d'empreses de reformes treballen amb col·laboradors externs: el lampista de sempre, l'electricista, el guixaire. Els incorpores a l'equip amb un codi d'invitació i els dones accés només al que han de veure: les seves feines, l'adreça i les notes, sense la part econòmica de l'obra.
El xat intern i la funció de parlar prement estalvien molts missatges creuats a peu d'obra, i les fotos que es pengen a la fitxa de la feina serveixen per documentar l'estat abans de començar i el resultat en acabar. Aquestes fotos són la millor defensa el dia que apareix una esquerda que ja hi era.
Bestretes, certificacions parcials i cobraments
En una reforma no es cobra un cop: es cobra a l'inici, a mitja obra i al final, i a vegades s'hi afegeix una modificació que el client demana pel camí. Si això no queda registrat en el moment, arriba el dia de tancar i ningú no sap quant s'ha cobrat de veritat.
Cada obra porta els seus cobraments i cada client té el seu compte amb saldo acumulat i data de venciment. Pots registrar pagaments parcials, veure el deute obert i repartir un ingrés entre diverses feines. Si cal corregir un moviment, s'anul·la sense esborrar el rastre. Al manual de cobraments i saldo pendent hi ha una rutina setmanal per no arribar al final de l'obra amb sorpreses.
Despeses de material i què queda de veritat
El marge d'una reforma se'n va en coses petites: material comprat dues vegades, hores no previstes, un desplaçament extra a buscar peces. La caixa de ProTakip registra ingressos i despeses per període i per treballador, de manera que pots anar imputant el que gastes mentre passa, no dos mesos després.
Amb això, quan tanques l'obra, tens una imatge honesta de com ha anat i pots ajustar el proper pressupost amb dades en comptes de fer-ho amb intuïció. ProTakip no porta magatzem ni compres: registra el moviment de diners, no l'estoc de material.
Comunicació amb el client durant l'obra
El client d'una reforma viu amb ansietat perquè no veu el que passa quan no hi és. Un avís per WhatsApp quan comença una fase, una foto del tall acabat i un missatge la vespra del dia que entra un industrial redueixen les trucades a la meitat.
Les plantilles es defineixen una vegada i surten sempre amb el mateix to; també es poden enviar com a notificació dins de l'aplicació. Al manual d'avisos al client hi ha exemples de missatge per a cada moment, i al manual per triar programa els criteris per comparar eines abans de decidir. Si ja portes obres amb un altre sistema o amb fulls d'Excel, el manual de migració de dades explica com traslladar clients i historial sense parar cap obra en curs.
Per estructurar els preus per hora, per metre quadrat o per paquet hi ha el manual de la llista de preus; per no perdre trucades enmig d'una obra, el identificador de trucades; i si subcontractes instal·lacions elèctriques o de lampisteria, el programa per a electricistes i lampistes.
Preguntes freqüents
Puc fer pressupostos per partides i enviar-los en PDF?
Sí. El pressupost es munta amb línies detallades, adreça del servei, IVA inclòs o exclòs, bestreta i data de validesa, i es genera en PDF per compartir. Té estat d'esborrany, enviat, acceptat, rebutjat o caducat.
Quan el client accepta el pressupost, s'ha de crear la feina a mà?
No. En acceptar-se el pressupost es crea automàticament la cita corresponent, de manera que l'obra entra al calendari amb la resta de feines sense tornar a escriure les dades.
Els industrials externs poden veure la part econòmica?
Només si els hi dones permís. Entren a l'equip amb un codi d'invitació i pots limitar-los la vista a les seves feines, amb adreça, dates i notes, sense accés als imports ni a la caixa.
ProTakip porta el magatzem i les compres de material?
No. No hi ha mòdul d'estoc ni de compres. El que sí que pots fer és registrar les despeses a la caixa, per període i per treballador, i comparar-les amb el que s'havia pressupostat.
Com controlo les bestretes i els pagaments a compte?
Cada obra té els seus cobraments i cada client el seu compte amb saldo acumulat i venciment. Pots anotar pagaments parcials, repartir un ingrés entre diverses feines i anul·lar un moviment sense perdre'n el rastre.