El bloc d'albarans de paper és el veritable cap de setmana perdut
Dimarts al matí passes pel restaurant, carregues les bosses de mantelleria, escrius l'albarà a mà, en dones una còpia i te'n quedes una altra. Dimecres és el torn de dues cases rurals amb llençols i tovalloles, dijous un centre d'estètica amb bates. A final de mes t'asseus amb un munt de papers arrugats i has de sumar-ho tot per fer una factura conjunta. Sempre en falta un, sempre n'hi ha un que no es llegeix.
És la realitat de moltes bugaderies i tintoreries de Catalunya, siguin de Vic, de Girona o de Reus: una part del negoci és de taulell i l'altra és de ruta amb empreses. La feina de rentar està resolta; el que crema hores és el paper.
ProTakip substitueix aquest bloc d'albarans. Cada recollida es registra en el moment, amb les peces o els quilos, el preu acordat i la data prevista de tornada. A final de mes el compte del client ja està fet, sense sumar res a mà.
Taulell i ruta d'empreses en el mateix sistema
Un particular que porta un abric i un restaurant que et deixa quaranta quilos de mantelleria no es tracten igual, però no cal tenir dos sistemes. Al taulell obres la comanda, imprimeixes l'etiqueta i cobres o deixes pendent. A la ruta obres la comanda a la porta del client, amb la furgoneta al carrer.
Per a les empreses el que et salva és el treball periòdic: defineixes que el restaurant es recull cada dimarts i que la casa rural es recull cada divendres, i la ruta apareix sola cada setmana. Ningú no s'ha de recordar de res, i quan al juliol el volum es dobla per la temporada, el calendari ja té la feina col·locada.
Cada client té la seva fitxa amb historial, de manera que saps què va entrar el mes passat, què es va cobrar i quines instruccions té: aquesta bata no va a l'assecadora, aquests llençols van plegats i no penjats.
Etiqueta, codi de barres i cap peça perduda
La por de tota tintoreria és la peça que no apareix. Amb ProTakip cada comanda i cada peça poden portar la seva etiqueta amb codi de barres, impresa des del mòbil amb una impressora tèrmica Bluetooth, tant al taulell com dins de la furgoneta.
Quan la peça surt de la màquina, escaneges i el sistema sap a qui torna. Quan carregues per lliurar, escaneges i comproves que a la bossa hi ha exactament el que hi ha d'haver. Si algú reclama, l'historial diu quan va entrar, en quin estat i qui la va rebre.
Preu per quilo, per peça, per hora o per paquet
La bugaderia d'empresa es cobra sovint per quilo i la tintoreria per peça, i sovint conviuen les dues formes en la mateixa casa. ProTakip et deixa definir cada article amb la seva unitat: quilo, unitat, metre quadrat, hora o paquet tancat.
Així una comanda pot tenir trenta-dos quilos de llençols, sis estovalles comptades per unitat i un extra de taques tractades a part. El client veu línies clares i tu deixes de fer càlculs mentals a la porta. Al manual de llista de preus hi trobaràs com muntar aquesta llista sense deixar-te els extres que sempre s'obliden.
Per a un client nou d'una certa mida —un hotel petit de la Costa Brava, una residència, un restaurant amb molt volum— pots enviar un pressupost amb línies detallades, IVA inclòs o exclòs, bestreta i data de validesa, en PDF; si l'accepta, la primera recollida es programa automàticament.
Avisos per WhatsApp en lloc de trucades
Al taulell, l'avís de «ja ho pot venir a buscar» estalvia el desplaçament inútil i la trucada de la tarda. A la ruta, un missatge quan es recull i un altre quan es torna deixa constància escrita del que ha passat, que és justament el que el paper no donava.
Els missatges surten per WhatsApp o com a notificació dins de l'aplicació, amb plantilles que escrius una sola vegada i que sempre porten el mateix to. Al manual d'avisos al client hi ha exemples per a cada moment de l'encàrrec.
Compte del client i factura conjunta de final de mes
Aquí és on es nota més el canvi. Cada client d'empresa té el seu compte amb totes les recollides del mes, el saldo acumulat i la data de venciment. No cal sumar albarans: ja hi són tots, amb data i import.
Quan el client paga, l'ingrés es reparteix automàticament entre les comandes obertes i el saldo baixa. Si cal corregir alguna cosa, es pot anul·lar el moviment sense esborrar el rastre. ProTakip no emet factura oficial ni fa comptabilitat —això continua sent cosa de la teva gestoria—, però et dona el detall exacte del que s'ha servit i del que queda per cobrar. La rutina completa és al manual de cobraments i saldo pendent.
Passar de paper a digital sense parar la feina
Ningú no pot tancar la bugaderia una setmana per canviar de sistema. La manera que funciona és començar pels clients d'empresa, que són pocs i repetitius: importes els contactes des d'Excel, hi crees els articles i les rutes setmanals, i durant uns dies portes el paper i el sistema alhora fins que confies en el que veus.
Després entra el taulell, que és més senzill perquè cada comanda neix i mor en poc temps. Al guia de migració de dades hi ha la llista de comprovació completa. Si abans vols valorar alternatives, el manual per triar programa recull els criteris que importen de debò, i el manual d'identificador de trucades explica per què val la pena que el telèfon reconegui el client abans de despenjar.
Preguntes freqüents
Puc cobrar per quilo als clients d'empresa i per peça al taulell?
Sí. Cada article es defineix amb la seva unitat: quilo, unitat, hora, metre quadrat o paquet. Una mateixa comanda pot barrejar línies per quilo i línies per peça, i el client ho veu detallat.
Substitueix els albarans de paper?
Substitueix la feina que feies amb ells. Cada recollida queda registrada amb data, peces o quilos i import, es pot imprimir un tiquet amb la impressora tèrmica i el client rep l'avís per WhatsApp. A final de mes el compte ja està sumat.
Es pot programar que un restaurant es reculli cada dimarts?
Sí. El treball periòdic es defineix per client, amb freqüència setmanal triant el dia o mensual. La ruta apareix sola cada setmana i es pot moure una recollida concreta sense alterar la resta.
Com veig què em deu un client a final de mes?
Al seu compte hi ha totes les comandes del període, el saldo acumulat i la data de venciment. Quan cobres, l'import es reparteix entre les comandes obertes i pots anul·lar un moviment sense perdre'n el rastre.
ProTakip fa factures oficials i comptabilitat?
No. ProTakip és un programa de gestió de la feina i dels cobraments, no un programa de comptabilitat. Et dona el detall del que s'ha servit i del que queda pendent perquè la teva gestoria hi treballi.