Τρίτη πρωί, οκτώ διευθύνσεις σε ένα χαρτάκι
Οκτώ και τέταρτο το πρωί στο Περιστέρι. Το βανάκι είναι έξω από την αποθήκη, ο οδηγός κρατάει ένα χαρτάκι με οκτώ διευθύνσεις. Τις τρεις τις σημείωσε η γυναίκα του ιδιοκτήτη την Κυριακή, δύο ήρθαν με μήνυμα στο κινητό, μία την είπε ένας πελάτης στον δρόμο. Στην τέταρτη διεύθυνση η κυρία είχε ζητήσει παραλαβή μετά τις τρεις το μεσημέρι, αλλά αυτό δεν το κράτησε κανείς πουθενά. Το βανάκι θα ξαναπεράσει από τον ίδιο δρόμο το απόγευμα, και αυτό είναι καύσιμα και δύο ώρες δουλειάς δύο ανθρώπων.
Ένα καθαριστήριο χαλιών σπάνια κλείνει επειδή δεν έχει πελάτες. Δυσκολεύει επειδή η πληροφορία για μια παραγγελία ζει ταυτόχρονα σε πέντε σημεία: στο μυαλό του ιδιοκτήτη, σε ένα τετράδιο, στο κινητό του οδηγού, σε μια χαρτοταινία κολλημένη πάνω στο ρολό και στη μνήμη του παιδιού που δουλεύει στο πλυντήριο. Κάθε σημείο λέει κάτι λίγο διαφορετικό, και μετά από δέκα μέρες τηλεφωνεί ο πελάτης για το περσικό του και κανείς δεν ξέρει σε ποια σειρά κρέμεται.
Το ProTakip ξεκινάει από μια απλή παραδοχή: η παραγγελία πρέπει να έχει ένα μόνο σπίτι. Ό,τι γράφεται τη στιγμή της παραλαβής, το βλέπουν όλοι — ο ιδιοκτήτης από το γραφείο, ο οδηγός από το κινητό του στον δρόμο, ο τεχνίτης στο πλυντήριο. Δεν χρειάζεται να ρωτήσει κανείς κανέναν, γιατί κανείς δεν κρατάει τη δική του παράλληλη λίστα.
Από την παραλαβή ως την παράδοση: μία αλυσίδα, όχι πέντε τετράδια
Κάθε δουλειά περνάει από τέσσερα καθαρά στάδια: προς παραλαβή, στο πλυντήριο, έτοιμο και παραδόθηκε. Δεν είναι διακοσμητικές ταμπέλες. Είναι οι τέσσερις λίστες που κοιτάει το συνεργείο κάθε πρωί: τι μαζεύουμε σήμερα, τι πλένεται τώρα, τι στέγνωσε και περιμένει, τι φορτώνουμε για παράδοση. Ένα χαλί που έμεινε τρεις εβδομάδες στο ράφι φαίνεται αμέσως, γιατί κάθεται πολύ ώρα στην ίδια στήλη.
Στην παραλαβή γράφετε τον πελάτη, το τηλέφωνο, τη διεύθυνση με όροφο και κουδούνι, τα τεμάχια, τις διαστάσεις και τις παρατηρήσεις: ξεφτισμένη άκρη, λεκές από κατοικίδιο, ξεθωριασμένο χρώμα στη μία γωνία. Αυτές οι δύο γραμμές παρατηρήσεων είναι που σας γλιτώνουν αργότερα από τη συζήτηση «έτσι μου το φέρατε». Ο πελάτης βλέπει ότι το είχατε καταγράψει από την πρώτη μέρα, και η κουβέντα τελειώνει εκεί.
Επειδή τα ραντεβού παραλαβής και παράδοσης μπαίνουν σε ημερολόγιο με ώρα και περιοχή, το βανάκι δεν φεύγει πια με χαρτάκι. Φεύγει με λίστα ταξινομημένη ανά γειτονιά. Οι ίδιες τέσσερις στήλες δουλεύουν και για συνεργεία που κάνουν παράλληλα καθαρισμό σε σπίτια — αν έχετε και τέτοιο τμήμα, δείτε πώς οργανώνεται στο πρόγραμμα για εταιρείες καθαρισμού.
Ετικέτα με barcode: κάθε ρολό ξέρει σε ποιον ανήκει
Τη στιγμή που κόβετε την παραγγελία, τυπώνετε από ένα φορητό Bluetooth θερμικό εκτυπωτή μία ετικέτα για κάθε τεμάχιο. Πάνω της υπάρχει το όνομα, το τηλέφωνο, ο αριθμός παραγγελίας και ένα barcode. Η ετικέτα μπαίνει στο χαλί πριν φύγει από το σπίτι του πελάτη, όχι όταν φτάσει στην αποθήκη. Έτσι δεν υπάρχει το ενδιάμεσο διάστημα μέσα στο οποίο χάνονται τα ρολά.
Στην αποθήκη, το σκανάρισμα ενός barcode ανοίγει την παραγγελία στο κινητό: ποιανού είναι, πόσα τεμάχια έχει, τι είχε σημειωθεί για λεκέδες, αν έχει πληρωθεί προκαταβολή. Όταν έρθει η ώρα της παράδοσης, ο οδηγός φορτώνει σκανάροντας — αν πάρει λάθος ρολό, το καταλαβαίνει στη ράμπα και όχι στον πέμπτο όροφο μιας πολυκατοικίας στην Καλλιθέα.
Η ετικέτα λύνει και την επιστροφή σε δόσεις: δύο χαλιά στέγνωσαν, τρία θέλουν ακόμα μια μέρα. Η παραγγελία δείχνει ποια κομμάτια παραδόθηκαν και ποια εκκρεμούν.
Τιμολόγηση ανά τετραγωνικό, ανά τεμάχιο ή ανά πακέτο
Στα χαλιά η τιμή σχεδόν πάντα βγαίνει ανά τετραγωνικό μέτρο, αλλά όχι για όλα. Ένα μηχανοποίητο, ένα χειροποίητο περσικό, μια φλοκάτη και ένα κιλίμι δεν έχουν την ίδια δουλειά από πίσω. Τα μοκετάκια συχνά χρεώνονται ανά τεμάχιο, ο καναπές ανά θέση, ο βιολογικός καθαρισμός σαλονιού ως πακέτο. Στο ProTakip κάθε είδος έχει τη δική του μονάδα, οπότε γράφετε διαστάσεις και ο υπολογισμός γίνεται μόνος του.
Πάνω από την τιμή μπαίνουν οι πρόσθετες υπηρεσίες: αδιαβροχοποίηση, αφαίρεση τριχών κατοικιδίου, επείγον, αντικρέμασμα, μεταφορά από όροφο χωρίς ασανσέρ. Επειδή είναι ορισμένες μία φορά, χρεώνονται το ίδιο από όποιον κι αν γράφτηκε η παραγγελία. Αυτό είναι που σταματάει τη διαρροή: όχι ο κατάλογος τιμών στον τοίχο, αλλά το να μη χρειάζεται κανείς να θυμάται τίποτα.
Αν στήνετε τώρα τιμοκατάλογο ή τον έχετε αφήσει τρία χρόνια ίδιο ενώ τα κόστη άλλαξαν, ο οδηγός για τον τιμοκατάλογο καθαρισμού χαλιών δείχνει βήμα βήμα πώς χτίζεται μια λίστα που αντέχει στο τηλέφωνο και δεν σας βάζει σε παζάρι με κάθε κλήση.
Ο πελάτης μαθαίνει πριν προλάβει να ρωτήσει
Τα περισσότερα τηλεφωνήματα που δέχεστε δεν είναι παράπονα. Είναι η ίδια ερώτηση: «πότε θα είναι έτοιμο;». Όταν η παραγγελία αλλάζει στάδιο, το ProTakip στέλνει αυτόματα μήνυμα στο WhatsApp του πελάτη με έτοιμο πρότυπο — παραλάβαμε τα χαλιά σας, τα χαλιά σας είναι έτοιμα, ερχόμαστε αύριο για παράδοση. Δεν το γράφει κάποιος στο χέρι, άρα φεύγει και τις μέρες που η αποθήκη είναι γεμάτη.
Το κέρδος δεν είναι μόνο ότι γλιτώνετε κλήσεις. Είναι ότι ο πελάτης σας θυμάται ως επιχείρηση που τον κρατάει ενήμερο, και αυτό στα χαλιά μετράει, γιατί το ίδιο σπίτι θα ξαναδώσει δουλειά πριν το Πάσχα ή πριν έρθουν τα πρώτα κρύα. Ποιο μήνυμα ταιριάζει σε ποιο στάδιο και πώς γράφεται ένα πρότυπο που δεν ενοχλεί, τα αναλύει ο οδηγός για την ενημέρωση πελατών.
Όταν πάλι σας παίρνουν εκείνοι, η αναγνώριση κλήσης δείχνει στην οθόνη το όνομα, τη διεύθυνση και τις τελευταίες παραγγελίες πριν καν σηκώσετε. Δουλεύει σε Android και χωρίς σύνδεση στο ίντερνετ, που σημαίνει ότι λειτουργεί και μέσα στο βανάκι σε υπόγειο πάρκινγκ. Πώς αλλάζει αυτό την πρώτη κουβέντα με τον πελάτη, το δείχνει ο οδηγός για την αναγνώριση κλήσης.
Ταμείο, εισπράξεις και η ομάδα στον δρόμο
Το ταμείο κρατάει έσοδα και έξοδα ανά ημέρα, ανά περίοδο και ανά άτομο. Ο οδηγός εισπράττει στην πόρτα και το καταγράφει από το κινητό του, οπότε το βράδυ δεν κάθεστε να συμφωνήσετε χαρτάκια με μετρητά. Όποιος τρόπος πληρωμής κι αν χρησιμοποιείται, η είσπραξη μπαίνει πάνω στη σωστή παραγγελία και όχι σε ένα γενικό σύνολο της ημέρας.
Οι μερικές πληρωμές είναι ο κανόνας στον κλάδο: προκαταβολή στην παραλαβή, το υπόλοιπο στην παράδοση, καμιά φορά και μια εκκρεμότητα που μένει. Το ανοιχτό υπόλοιπο φαίνεται πάνω στην καρτέλα του πελάτη, ώστε να το δείτε την επόμενη φορά που θα δώσει δουλειά. Πώς στήνεται μια εβδομαδιαία ρουτίνα που κλείνει τα υπόλοιπα χωρίς να κυνηγάτε κόσμο, το εξηγεί ο οδηγός για τις εισπράξεις και τα ανοιχτά υπόλοιπα.
Για την ομάδα υπάρχουν ρόλοι και δικαιώματα: ο οδηγός βλέπει τα δρομολόγιά του, δεν βλέπει τζίρους. Νέος υπάλληλος μπαίνει με κωδικό πρόσκλησης σε δύο λεπτά. Υπάρχει εσωτερική συνομιλία και push-to-talk, δηλαδή μιλάτε πατώντας ένα κουμπί. Και επειδή στα υπόγεια το σήμα πέφτει, η εφαρμογή δουλεύει και εκτός σύνδεσης.
Ξεκίνημα χωρίς να σταματήσει η δουλειά
Δεν χρειάζεται να μεταφέρετε δεκαετίες αρχείου για να ξεκινήσετε. Χρειάζεστε τους πελάτες με τα τηλέφωνά τους και τον τιμοκατάλογο. Αν τους έχετε σε Excel ή σε άλλο πρόγραμμα, η λίστα ανεβαίνει και δεν πληκτρολογεί κανείς χίλιες εγγραφές στο χέρι. Οι πρώτοι τρεις μήνες είναι δωρεάν, χρόνος αρκετός για να περάσετε και μια περίοδο αιχμής μέσα στο σύστημα.
Η μεταφορά γίνεται καλύτερα με μια εβδομάδα παράλληλης λειτουργίας: γράφετε τις νέες παραγγελίες στο ProTakip και κρατάτε το παλιό τετράδιο ανοιχτό για ασφάλεια. Τι πρέπει να ελεγχθεί πριν σβήσετε το παλιό αρχείο, το βρίσκετε στον οδηγό για την αλλαγή προγράμματος και τη μεταφορά δεδομένων.
Και αν ακόμα συγκρίνετε λύσεις, καλό είναι να ξέρετε τι πρέπει να ρωτήσετε: λειτουργία εκτός σύνδεσης, ετικέτες, δικαιώματα, ιδιοκτησία των δεδομένων σας. Τα εννέα κριτήρια τα έχουμε μαζέψει στον οδηγό επιλογής προγράμματος. Αν πάλι έχετε και τμήμα στεγνού καθαρισμού, δείτε πώς δουλεύει η ίδια λογική στο πρόγραμμα για στεγνοκαθαριστήρια.
Συχνές ερωτήσεις
Υπολογίζει το πρόγραμμα τα χαλιά ανά τετραγωνικό μέτρο;
Ναι. Κάθε είδος έχει τη δική του μονάδα, οπότε τα χαλιά μπορούν να χρεώνονται ανά τετραγωνικό, τα μοκετάκια ανά τεμάχιο και ο καθαρισμός σαλονιού ανά ώρα ή ως πακέτο. Γράφετε διαστάσεις στην παραλαβή και το ποσό βγαίνει μόνο του, ίδιο από όποιον κι αν καταχωρήθηκε η παραγγελία.
Χρειάζομαι ειδικό εξοπλισμό για τις ετικέτες;
Χρειάζεστε έναν φορητό θερμικό εκτυπωτή Bluetooth που συνδέεται με το κινητό. Η ετικέτα τυπώνεται τη στιγμή της παραλαβής, στο σπίτι του πελάτη, και περιέχει όνομα, τηλέφωνο, αριθμό παραγγελίας και barcode για σκανάρισμα στην αποθήκη και στη φόρτωση.
Δουλεύει αν πέσει το ίντερνετ στην αποθήκη ή στο βανάκι;
Ναι. Η εφαρμογή λειτουργεί εκτός σύνδεσης και συγχρονίζει μόλις επανέλθει το δίκτυο. Η αναγνώριση κλήσης σε Android δουλεύει επίσης χωρίς ίντερνετ, γιατί ο κατάλογος πελατών είναι αποθηκευμένος στη συσκευή.
Είναι λογιστικό πρόγραμμα;
Όχι. Το ProTakip δεν είναι λογιστικό πρόγραμμα και δεν αντικαθιστά τον λογιστή σας ούτε τις υποχρεώσεις σας προς την εφορία. Παρακολουθεί τη δουλειά: παραγγελίες, πελάτες, ραντεβού, εισπράξεις και ταμείο. Τα λογιστικά και φορολογικά τα χειρίζεται ο λογιστής σας με τα δικά του εργαλεία.
Πώς μεταφέρω τους πελάτες που έχω ήδη;
Αν βρίσκονται σε Excel ή σε άλλο πρόγραμμα, η λίστα εισάγεται με ονόματα, τηλέφωνα και διευθύνσεις χωρίς χειροκίνητη πληκτρολόγηση. Συνιστάται μία εβδομάδα παράλληλης λειτουργίας με το παλιό σας αρχείο, ώστε να δείτε ότι δεν λείπει τίποτα πριν το αφήσετε.