Recoges nueve alfombras en cuatro domicilios distintos, dos de ellas casi idénticas, y las metes en la furgoneta. Tres días después el cliente llama preguntando por la suya y hay que buscarla entre cuarenta piezas colgadas, sin más pista que "era beige con flecos". Añade dos sofás que había que tratar en casa del cliente, un cliente que dice que había pedido también el pasillo y otro que aún debe la mitad del servicio anterior. En la limpieza de alfombras y tapicerías el problema nunca es lavar: es saber en todo momento de quién es cada pieza y en qué punto está.
ProTakip es una aplicación de gestión pensada exactamente para eso: empresas de limpieza de alfombras, moquetas y tapicerías, con recogida y entrega a domicilio. Se usa desde el móvil, en Android y iOS, de pie en el portal del cliente o en la nave con las manos mojadas, y sigue funcionando sin cobertura: se sincroniza sola en cuanto vuelve la conexión.
Una etiqueta por pieza y se acabaron las confusiones
El punto de partida es sencillo y cambia el negocio entero: cada alfombra lleva su propia etiqueta con código de barras, impresa en el momento de la recogida con una impresora térmica Bluetooth conectada al móvil, sin ordenador y sin volver al taller. La etiqueta va cosida o grapada a la pieza y el cliente se queda con su resguardo.
A partir de ahí, escanear la etiqueta abre la ficha de esa alfombra concreta: de quién es, qué medidas tiene, qué tratamiento lleva, cuánto cuesta y en qué fase está. Nadie tiene que recordar nada y nadie confunde dos piezas parecidas, ni siquiera el empleado que entró la semana pasada.
Ese solo detalle elimina la llamada más incómoda del sector: la de decirle a un cliente que su alfombra aparecerá, seguro, en cuanto la encontremos.
De la recogida a la entrega, con estados visibles
El trabajo avanza por fases que todo el equipo ve en tiempo real: pendiente de recoger, en lavado, lista y pendiente de entrega. Quien está en la oficina sabe cuántas piezas hay en cada fase sin bajar a la nave, y quien está en la calle sabe qué recoge y qué entrega en cada dirección.
Las recogidas y entregas se programan en el calendario con recordatorio y se ordenan sobre el mapa por zona, para que la ruta del día tenga sentido y no se cruce la ciudad dos veces. El seguimiento de vehículos permite ver dónde está cada furgoneta cuando entra una recogida urgente y hay que decidir a quién asignarla.
Precios por metro cuadrado, por pieza y servicios extra
Aquí conviven varias formas de cobrar: la alfombra por metro cuadrado, el sofá por plazas, la moqueta por metro y algunos trabajos por servicio cerrado. La lista de precios admite todas, y los servicios extra que se olvidan sistemáticamente —tratamiento antimanchas, desinfección, eliminación de olores de mascota, flecos, recogida fuera de zona— se definen una vez y se añaden con un toque.
Al medir la pieza en el domicilio, el precio se calcula al instante y el cliente lo ve antes de que la furgoneta arranque, lo que evita la discusión clásica en el momento de la entrega. Si tienes dudas sobre cómo tienes montada la tarifa, la guía de precios para limpieza de alfombras desglosa el cálculo por metro cuadrado y por pieza con el margen delante.
La ficha del cliente y el histórico de cada pieza
Un cliente que limpia sus alfombras cada temporada vale mucho más que uno nuevo, pero solo si eres capaz de reconocerlo. La ficha guarda dirección, teléfono, notas —"no hay ascensor", "avisar media hora antes", "la alfombra de seda va aparte"—, el histórico completo de trabajos y el saldo pendiente.
Cuando vuelve al año siguiente, ya sabes qué piezas tiene, qué medidas, qué tratamiento se le aplicó y qué se le cobró. Eso permite ofrecer el mismo precio sin dudar y detectar a quién merece la pena recordarle que ha pasado un año desde la última limpieza.
El teléfono suena y ya sabes de quién es la alfombra
Buena parte de las llamadas son de números no guardados y casi todas preguntan lo mismo. Con el identificador de llamadas, en pantalla aparece el nombre del cliente, su dirección y el estado de su trabajo antes de descolgar. Funciona en Android y también sin conexión a internet, algo decisivo cuando el repartidor está en un garaje o con dos tarjetas SIM y cobertura irregular. El detalle está en la guía del identificador de llamadas para limpieza de alfombras.
Y para no contestar veinte veces al día "¿cuándo la traéis?", las plantillas de WhatsApp avisan solas cuando la pieza se recoge, cuando queda lista y cuando sale para entrega. La guía de avisos automáticos al cliente por WhatsApp muestra cómo redactarlos para que suenen a persona.
Cobros, saldos abiertos y caja
En este oficio se cobra la mitad al recoger y el resto al entregar, a veces en efectivo y a veces no se cobra nada porque el cliente no estaba en casa. Cada cobro se registra contra su trabajo, el saldo pendiente queda actualizado cliente por cliente y la caja recoge ingresos y gastos con filtro por periodo y por empleado.
Así el repartidor entrega sabiendo exactamente cuánto tiene que cobrar y a fin de mes no hay que reconstruir nada de memoria. En la guía sobre cobros y control de saldos en limpieza de alfombras está el procedimiento completo.
Equipo, permisos y puesta en marcha
Cada empleado entra con un código de invitación desde su propio móvil y ve solo lo que le corresponde: el repartidor sus rutas, la nave sus piezas en lavado, y los precios y la caja solo quien deba verlos. Hay mensajería interna de equipo y función de pulsar para hablar, como una emisora, para hablar sin escribir cuando se está cargando.
Para empezar, los clientes y los trabajos se importan desde Excel o desde el programa que uses ahora, con el procedimiento de la guía de migración de datos al cambiar de programa, y los tres primeros meses son gratis. Antes de decidir, merece la pena repasar los nueve criterios para elegir un software de limpieza de alfombras. Si además haces limpieza de viviendas y comunidades o tienes tintorería, la misma aplicación cubre empresas de limpieza y tintorerías y lavanderías.
Preguntas frecuentes
¿Cómo evito confundir dos alfombras parecidas?
Cada pieza lleva su etiqueta con código de barras, impresa en la recogida con una impresora térmica Bluetooth. Al escanearla se abre su ficha con el cliente, las medidas, el tratamiento y la fase en la que está.
¿Se puede cobrar por metro cuadrado?
Sí. La lista de precios permite tarifas por metro cuadrado, por pieza, por hora o por servicio cerrado, además de servicios extra como tratamiento antimanchas o desinfección.
¿El cliente sabe cuándo está lista su alfombra?
Sí, mediante plantillas de WhatsApp que se envían automáticamente al cambiar el estado del trabajo: recogida, lista y salida para entrega.
¿Funciona sin internet en garajes y sótanos?
Sí. Las recogidas y entregas se registran sin conexión y se sincronizan solas al recuperar señal. El identificador de llamadas en Android tampoco necesita internet.
¿Puedo pasar mis clientes actuales desde Excel?
Sí. Clientes, direcciones, teléfonos y trabajos se importan desde Excel o desde el programa que utilices hoy, y los tres primeros meses son gratis para probarlo con datos reales.