Ba giây đầu tiên của một cuộc gọi
Điện thoại reo, màn hình hiện một dãy số lạ. Bạn bắt máy và nói "Alô ạ?". Đầu dây bên kia: "Em ơi, thảm nhà chị hôm nay giao được chưa?" Bạn không biết chị là ai, ở đâu, gửi mấy tấm và gửi từ hôm nào.
Ba giây tiếp theo quyết định cảm giác của khách về tiệm bạn. Hoặc bạn phải hỏi lại tên và số điện thoại, hoặc bạn đã biết sẵn và trả lời thẳng vào việc.
Nhận diện người gọi là tính năng biến ba giây đó thành lợi thế. Khi máy đổ chuông, một khung nhỏ hiện lên trên màn hình với tên khách, địa chỉ và các đơn gần nhất của họ.
Vì sao danh bạ điện thoại không đủ
Nhiều chủ tiệm lưu khách vào danh bạ với tên kiểu "Chị Lan thảm hẻm 12". Cách này chạy được đến khoảng vài trăm số, rồi sụp.
Danh bạ chỉ cho bạn một cái tên. Nó không cho biết khách đó đang có đơn nào đang xử lý, đã hẹn giao ngày nào, còn nợ bao nhiêu, và địa chỉ chính xác ở đâu. Đó mới là những thứ bạn cần trong lúc đang nói chuyện.
Danh bạ cũng nằm trong máy của một người. Khi người trực điện thoại nghỉ hoặc nghỉ việc, cả trí nhớ của tiệm đi theo cùng chiếc điện thoại đó. Danh sách khách trong phần mềm quản lý của tiệm thì thuộc về tiệm, và ai được phân quyền cũng thấy được.
Nó hiển thị những gì
Khi có cuộc gọi đến từ một số nằm trong danh sách khách, khung thông tin hiện lên ngay lúc máy đổ chuông, trước khi bạn bắt máy. Trên đó có tên khách, địa chỉ, ghi chú riêng và các đơn gần nhất kèm trạng thái.
Nhờ đó, câu mở đầu của bạn đổi hoàn toàn. Thay vì "Alô, ai đấy ạ?" bạn nói "Dạ chào chị Lan, hai tấm thảm của chị đã giặt xong, chiều nay bên em giao được ạ."
Với số không có trong danh sách, khung hiện lên như một khách mới, và bạn lưu ngay sau cuộc gọi để lần sau nhận ra. Người mới gọi tới hôm nay là khách quen của năm sau.
Chạy được khi điện thoại không có mạng
Đây là điểm kỹ thuật quan trọng nhất và cũng là điểm nhiều người nghi ngờ nhất. Điện thoại hai SIM thường mất kết nối dữ liệu ngay khi có cuộc gọi đến. Nếu tính năng cần mạng để tra cứu, nó sẽ hỏng đúng vào giây bạn cần.
Vì thế danh sách khách được lưu ngay trong máy và tra cứu tại chỗ. Không có mạng, hết dung lượng dữ liệu, ở tầng hầm chung cư hay ngoài vùng phủ sóng dữ liệu, khung thông tin vẫn hiện.
Danh sách tự cập nhật khi máy có kết nối trở lại, nên khách mới thêm hôm nay sẽ được nhận ra ngay sau lần đồng bộ kế tiếp.
Hiện có trên Android
Tính năng này hoạt động trên Android, vì hệ điều hành cho phép ứng dụng đọc trạng thái cuộc gọi và hiển thị một khung nhỏ đè lên màn hình khi máy đổ chuông.
Khi cài, bạn sẽ được hỏi cấp một vài quyền: quyền đọc trạng thái cuộc gọi và quyền hiển thị trên các ứng dụng khác. Không cấp đủ thì khung sẽ không hiện, và đây là nguyên nhân thường gặp nhất khi ai đó nói tính năng không chạy.
Một điểm nữa hay bị bỏ sót: một số dòng máy tự tắt ứng dụng chạy nền để tiết kiệm pin. Hãy vào phần cài đặt pin của máy và cho phép ProTakip chạy nền, nếu không khung sẽ hiện lúc được lúc không.
Ai trong tiệm nên bật
Người trực điện thoại thì chắc chắn. Nhưng những người hưởng lợi nhiều nhất lại thường là thợ đi lấy và giao hàng, vì họ nhận cuộc gọi trong lúc đang trên đường và không thể mở phần mềm ra tra cứu.
Với thợ, cái họ cần thấy là tên khách và địa chỉ, không phải phần tiền. Quyền được đặt theo từng người, nên bạn quyết định ai thấy gì.
Trong tiệm nhiều người, tính năng này còn giúp bất kỳ ai cũng bắt máy được. Không còn cảnh "chờ chị về rồi chị gọi lại", vì thông tin không nằm trong đầu một người nữa.
Nếu tiệm dùng một số điện thoại riêng cho công việc, hãy cài trên đúng chiếc máy nhận số đó. Nhiều chủ tiệm cài trên máy cá nhân rồi thắc mắc vì sao khung không hiện, trong khi khách vẫn đang gọi vào một số khác.
Nó thay đổi những gì trong một tuần
Thay đổi đầu tiên là độ dài cuộc gọi. Không phải hỏi lại tên, số, địa chỉ và "chị gửi hôm nào ạ" thì mỗi cuộc ngắn đi đáng kể, và trong một ngày bận điều đó cộng lại thành hàng chục phút.
Thay đổi thứ hai là số lỗi. Khi bạn thấy trên màn hình rằng khách này còn một khoản chưa thanh toán hoặc có ghi chú "nhà chỉ có người sau 18h", bạn không hẹn nhầm giờ giao.
Thay đổi thứ ba khó đo hơn nhưng lớn nhất: khách cảm thấy mình được nhớ tới. Trong một nghề mà ai cũng làm sạch được tấm thảm, cảm giác đó là thứ giữ khách quay lại.
Những gì nó không làm
Nó không cho biết danh tính của một số hoàn toàn lạ chưa từng liên hệ với bạn. Nó chỉ nhận ra những số đã có trong danh sách khách của tiệm bạn.
Nó cũng không chặn cuộc gọi rác và không ghi âm cuộc gọi. Đây là một khung thông tin, không phải tổng đài.
Và nó chỉ chính xác bằng đúng dữ liệu bạn nhập. Nếu số điện thoại nhập sai một chữ số, khung sẽ không hiện. Vì thế cách nhập khách hàng và cách chuyển danh sách cũ sang lại quan trọng hơn ta tưởng. Khi bạn đã nhận ra người gọi, bước tiếp theo thường là báo trạng thái đơn, và điều đó nên được làm chủ động theo hướng dẫn thông báo cho khách hàng, hoặc nhắc khoản còn nợ theo hướng dẫn quản lý công nợ. Tính năng này cũng rất hữu ích cho thợ điện nước, dịch vụ điện lạnh và dịch vụ chuyển nhà, nơi khách mới luôn là một số lạ. Nếu bạn đang so sánh các chương trình, hãy đưa nó vào danh sách tiêu chí chọn phần mềm, vì rất ít chương trình có.
Câu hỏi thường gặp
Có hoạt động trên iPhone không?
Nhận diện người gọi hiện có trên Android. Các phần còn lại của ProTakip chạy trên cả Android và iOS.
Không có mạng thì có hiện không?
Có. Danh sách khách được lưu ngay trong máy nên khung thông tin vẫn hiện khi điện thoại không có kết nối dữ liệu.
Vì sao khung không hiện trên máy của tôi?
Thường do thiếu quyền hiển thị trên ứng dụng khác hoặc quyền đọc trạng thái cuộc gọi, hoặc do máy đã tắt chạy nền để tiết kiệm pin. Hãy kiểm tra hai chỗ đó trước.
Nó có nhận ra số lạ chưa từng gọi không?
Không. Nó chỉ nhận ra các số có trong danh sách khách hàng của tiệm bạn. Với số lạ, bạn lưu lại sau cuộc gọi để lần sau được nhận ra.
Thợ có thấy được thông tin tiền bạc của khách không?
Chỉ khi bạn cho phép. Quyền được đặt theo từng người, và thông thường thợ chỉ thấy tên, địa chỉ và đơn liên quan đến việc của họ.