Sáng Chủ nhật, bốn xe xếp hàng ngoài cổng
Chín giờ sáng Chủ nhật. Bốn chiếc xe xếp hàng chờ, hai vòi nước đang chạy, một khách vừa xuống xe hỏi: "Gói mười lần của anh còn mấy lần nữa vậy em?" Người trực nhìn quanh tìm cuốn sổ, rồi hỏi anh khách nhớ là bao nhiêu.
Trong nghề rửa xe, chuyện tiền bạc thất thoát hiếm khi đến từ một vụ lớn. Nó rò rỉ từng chút một qua những lần như thế: một gói bị đếm dư, một xe rửa xong không ai ghi vào sổ, một ca chiều thu tiền mà cuối ngày không khớp.
ProTakip đóng những chỗ rò đó lại. Toàn bộ hoạt động của sân rửa nằm trên điện thoại, và mỗi xe đi qua đều để lại một dòng.
Biển số là chìa khóa của mọi thứ
Bạn tạo hồ sơ khách theo biển số xe. Lần sau chiếc xe đó vào sân, người trực gõ vài ký tự là ra ngay: chủ xe là ai, số điện thoại, loại xe, các lần rửa trước, dịch vụ hay dùng và khoản còn nợ nếu có.
Nhờ đó bạn nhớ được khách mà không cần nhớ mặt. Một khách đi vắng hai tháng quay lại, bạn vẫn chào đúng tên và biết lần trước anh ấy làm gói phủ bóng hay chỉ rửa thường.
Cùng một chủ có thể có nhiều xe, và mỗi xe có lịch sử riêng nhưng chung một hồ sơ thanh toán. Đó là cách sổ sách phản ánh đúng thực tế của sân rửa.
Gói rửa nhiều lần: đếm bằng phần mềm, không bằng trí nhớ
Gói rửa trả trước là nguồn tiền mặt tốt nhất của nghề này, nhưng cũng là chỗ dễ tranh cãi nhất. Bạn khai báo gói như một dịch vụ, ghi nhận lúc khách mua, và mỗi lần khách dùng thì trừ một lần trên hồ sơ.
Khách hỏi còn mấy lần, bạn mở hồ sơ ra và cùng nhìn danh sách ngày tháng của những lần đã dùng. Không ai phải tin vào trí nhớ của ai.
Cách định giá gói sao cho vừa hấp dẫn khách vừa không ăn vào lời của bạn được bàn trong hướng dẫn xây dựng bảng giá, phần nói về gói dịch vụ và mức tối thiểu.
Ca sáng, ca chiều và cái ngăn kéo tiền
Mỗi xe rửa xong là một đơn có người thực hiện, dịch vụ, số tiền và hình thức thanh toán. Cuối ca, người trực mở phần thu chi và thấy đúng số tiền mà ngăn kéo phải có.
Chi phí cũng nằm cùng chỗ: hóa chất, khăn lau, điện nước, tạm ứng cho nhân viên. Bạn xem theo ngày, theo tuần, theo từng người, và biết ca nào của ai mang về nhiều nhất.
Khi bạn không có mặt ở sân, bạn vẫn mở điện thoại lên là thấy hôm nay đã rửa bao nhiêu xe và thu bao nhiêu tiền. Đó thường là lý do đầu tiên khiến chủ tiệm cài phần mềm.
Dịch vụ cộng thêm mới là chỗ có lời
Rửa xe thường là dịch vụ dẫn khách. Tiền lời nằm ở đánh bóng, phủ ceramic, vệ sinh nội thất, giặt ghế da, khử mùi và hút bụi khoang máy.
Khi các dịch vụ này nằm sẵn trong danh sách trên màn hình, người trực nhìn thấy chúng mỗi lần lập đơn và tự nhiên sẽ mời khách. Một danh sách rõ ràng bán được nhiều hơn một tấm bảng treo trên tường.
Báo cáo sau đó cho bạn biết dịch vụ nào thực sự được chọn, dịch vụ nào chỉ nằm trên bảng giá. Bạn cắt bớt cái không ai mua và đẩy mạnh cái đang chạy.
Cũng nên nhìn theo thời gian trong ngày và trong tuần. Nếu sáng Chủ nhật lúc nào cũng kẹt còn chiều thứ Ba thì vắng, đó là lý do rõ ràng để bố trí thêm người vào khung giờ đông và mời khách quen ghé vào khung giờ vắng.
Nhắc khách quay lại, đúng người và đúng lúc
Một khách rửa xe đều đặn hai tuần một lần mà ba tuần chưa thấy quay lại là một tín hiệu. Danh sách khách kèm ngày ghé gần nhất giúp bạn nhìn ra điều đó trước khi mất họ.
Bạn có thể gửi lời nhắn qua WhatsApp bằng mẫu soạn sẵn để mời khách quay lại hoặc nhắc lịch bảo dưỡng nội thất. Ứng dụng cũng gửi thông báo cho khách đã cài.
Cách viết những lời nhắn này sao cho hữu ích chứ không phiền được trình bày trong hướng dẫn thông báo cho khách hàng.
Điện thoại reo giữa lúc tay còn ướt
Ở sân rửa, người trực hiếm khi rảnh tay. Nhận diện người gọi trên Android hiển thị tên khách và lịch sử ngay khi máy đổ chuông, nên bạn biết nên nghe ngay hay gọi lại sau năm phút.
Tính năng này chạy được cả khi không có mạng, vì danh sách khách nằm sẵn trong máy. Chi tiết cài đặt có trong hướng dẫn nhận diện người gọi.
Với khách công ty gửi cả đội xe và thanh toán theo tháng, phần theo dõi khoản còn nợ được mô tả trong hướng dẫn quản lý công nợ. Nếu bạn đang dùng một chương trình khác, hãy đọc hướng dẫn chuyển dữ liệu, và nếu vẫn đang cân nhắc thì chín tiêu chí chọn phần mềm giúp bạn hỏi đúng câu.
Câu hỏi thường gặp
Sân rửa của tôi rất bận, nhập đơn có chậm không?
Một đơn rửa thường mất vài giây: gõ biển số, chọn dịch vụ, lưu. Với khách quen, hệ thống gợi ý sẵn dịch vụ họ hay dùng.
Có bán gói rửa trả trước được không?
Có. Bạn khai báo gói trong bảng giá, ghi nhận khi khách mua và trừ dần theo từng lần sử dụng, kèm lịch sử ngày tháng để hai bên cùng đối chiếu.
Phần mềm có nhận thanh toán trực tuyến không?
Không. ProTakip ghi lại khoản thu bằng tiền mặt hay chuyển khoản mà bạn nhập vào, nhưng không xử lý thanh toán trực tuyến.
Nhân viên có thể xóa đơn để giấu tiền không?
Bạn quyết định quyền của từng người. Nhân viên thường chỉ được tạo và cập nhật đơn của mình, còn quyền xóa và xem báo cáo tổng thuộc về chủ hoặc quản lý.
Dùng trên máy tính được không?
ProTakip là ứng dụng cho Android và iOS, được thiết kế để dùng bằng điện thoại ngay tại sân, kể cả khi tay bạn vừa mới lau khô.