Was heute passiert, wenn das Telefon klingelt
In den meisten Teppichreinigungen ist das Telefon die Eingangstür. Der Anrufer sagt, wer er ist, beschreibt, wo er wohnt, und jemand schreibt es auf einen Block oder die Rückseite eines Belegs. Beim dritten Anruf desselben Kunden wird das Gespräch von vorn geführt. Genau dort entstehen die Fehler: ein falsch verstandener Straßenname, eine vergessene Wohnungsnummer, zwei Kunden mit demselben Nachnamen verwechselt.
Die Anruferkennung dreht das Gespräch um. Während das Telefon noch klingelt, erscheinen Name, Adresse und letzte Aufträge des Kunden auf dem Bildschirm. Sie wissen, wer anruft, bevor Sie abheben, und bestätigen Angaben, statt sie zu erfragen.
Was genau auf dem Bildschirm erscheint
Bei einem eingehenden Anruf legt sich eine kleine Karte über den normalen Anrufbildschirm des Handys. Sie zeigt:
- Den Namen des Kunden
- Seine Adresse und eventuell dazu gespeicherte Wegbeschreibungen
- Seine letzten Aufträge: wie viele Teile, wann und zu welchem Preis
- Die Phase eines noch offenen Auftrags
Ist die Nummer nicht in Ihren Daten, sagt die Karte auch das, und schon das ist nützlich: Sie wissen, dass Sie mit einem Neukunden sprechen, und lenken das Gespräch entsprechend, nehmen die Adresse von Anfang an auf und fragen, in welchem Gebiet er wohnt.
Was Sie mit einem Tipp erledigen
Sehen ist nur die Hälfte. Bevor das Gespräch endet, manchmal noch währenddessen, können Sie:
- Den aktuellen Auftrag des Kunden öffnen und ihm genau sagen, wie weit er ist.
- Einen neuen Auftrag anlegen, in dem Name, Telefonnummer und Adresse bereits ausgefüllt sind, sodass Sie nur Stückzahl und Abholtag eintragen.
- Bei einer neuen Nummer sofort einen Kundendatensatz anlegen.
Wenn Sie auflegen, steht ein Auftrag im System statt einer Notiz auf dem Block, die später eingetippt werden muss oder vergessen wird. Das abendliche Ritual, das Notizbuch in den Computer zu übertragen, entfällt.
Derselbe Anruf, vorher und nachher
Vorher: Das Telefon klingelt und zeigt eine unbekannte Nummer. Wie war Ihr Name, wie lautet die Adresse, waren Sie schon einmal bei uns, wie viele Teile waren es letztes Mal? Vier Fragen, zwei Minuten, eine handgeschriebene Notiz.
Nachher: Das Telefon klingelt und auf der Karte steht Sabine Müller, Lindenstraße, letzter Auftrag vor drei Wochen, vier Teile. Guten Tag Frau Müller, wieder in der Lindenstraße? Eine Frage, dreißig Sekunden, ein Auftrag bereits im System.
Der Unterschied liegt nicht nur im Tempo. Ein Kunde, der mit Namen begrüßt wird, fühlt sich erkannt, und das ist der stärkste Trumpf eines kleinen Betriebs vor Ort gegenüber den großen Ketten.
Weniger Fehler beim Notieren
Die Lücke zwischen handschriftlicher Notiz und Eingabe ins System ist die Quelle der meisten verlorenen Teppiche und falschen Adressen. Ein Auftrag, der aus dem Datensatz des Anrufers geöffnet wird, schließt diese Lücke:
- Die Telefonnummer kann nicht falsch getippt werden, weil sie aus dem Anruf selbst stammt.
- Die Adresse wird nicht erneut diktiert; die Adresse vom letzten Mal steht auf dem Bildschirm und wird nur korrigiert, wenn sie sich geändert hat.
- Derselbe Kunde landet nicht unter zwei leicht unterschiedlichen Schreibweisen in zwei Datensätzen.
- Wer angerufen hat und was er wollte, beantwortet der Auftrag, nicht das Gedächtnis.
Die Realität mit Dual-SIM und ohne Netz
Hier wird es von den meisten Programmen übergangen. Viele Inhaber nutzen ein Dual-SIM-Handy, eine Leitung fürs Geschäft und eine private. Bei vielen dieser Geräte bricht die mobile Datenverbindung der anderen Leitung ab, sobald auf einer Leitung ein Anruf eingeht. Eine App, die genau in diesem Moment die Kundendaten von einem Server holen will, zeigt eine leere Karte, genau dann, wenn Sie sie brauchen.
Die richtige Lösung hält die Kundenliste auf dem Handy selbst. Die Karte öffnet sich aus dem lokalen Speicher, ob Netz vorhanden ist oder nicht, und die Liste aktualisiert sich im Hintergrund, sobald die Verbindung zurückkehrt. ProTakip baut seine Anruferkennung genau so, vollständig offline, sodass die Karte im Keller, in der Tiefgarage oder auf der Landstraße genauso erscheint wie im Büro.
Das hat einen Nebeneffekt: Weil die Karte nicht auf einen Server wartet, erscheint sie in dem Augenblick, in dem der Anruf eingeht, oft einen Moment vor dem Klingelton. Niemand muss warten, während Sie etwas nachschlagen.
Auf welchen Handys es funktioniert
Eine Karte über dem Anrufbildschirm anzuzeigen, erlaubt Android, iPhone nicht; iOS lässt Apps nicht über seinen Anrufbildschirm zeichnen. Das Handy, auf dem die Aufträge angenommen werden, sollte deshalb ein Android-Gerät sein. Bei der Einrichtung erteilen Sie ein paar Berechtigungen, vor allem das Auslesen des Anrufstatus und das Anzeigen über anderen Apps. Danach gibt es nichts mehr zu pflegen.
Eines sollten Sie wissen: Manche Android-Hersteller beenden Hintergrund-Apps sehr rigoros, um Akku zu sparen. Wenn die Karte eines Tages ausbleibt, schauen Sie zuerst in die Akkueinstellungen des Handys, wo die App möglicherweise eingeschränkt wurde. Sie von der Akkuoptimierung auszunehmen behebt das Problem.
Datenschutz: Wer sieht diese Informationen
Alles auf der Karte ist Ihr eigener Kundendatensatz; der Anrufer sieht auf seiner Seite nichts. Die Daten bleiben auf Ihrem Handy und werden beim Deinstallieren der App entfernt. Die Karte erscheint nur auf Handys, die bei Ihrem Betrieb angemeldet sind. Verlässt ein Mitarbeiter den Betrieb und Sie schalten seinen Zugang ab, verschwindet die Karte mit ihm von seinem Handy.
Wie sich der Tag verändert
Morgens: Aufträge annehmen
Die meisten Anrufe kommen morgens. Jeder öffnet eine Karte. Bei einem Stammkunden ist die Adresse mit einem Satz bestätigt; bei einem Neukunden entsteht der Datensatz, während Sie sprechen. Die Abholliste für den Transporter ist vor dem Mittag fertig, und nichts darauf ist handgeschrieben.
Mittags: die Anrufe zum Teppich-Status
Der offene Auftrag und seine Phase stehen auf der Karte. Sie stellen den Kunden nicht in die Warteschleife, um nachzusehen; die Antwort steckt in Ihrem ersten Satz. Wenn Ihre Statusbenachrichtigungen ordentlich rausgehen, werden diese Anrufe ohnehin schnell weniger.
Spätnachmittags: Lieferungen planen
Ruft ein Kunde an, um seinen Liefertermin zu ändern, öffnen Sie den Auftrag aus der Karte und ergänzen die Notiz. Der Fahrer sieht die aktualisierte Notiz am nächsten Morgen in der Lieferliste, statt auf einem Zettel, der im Transporter liegen bleibt.
Ein paar Hausregeln für das Team
- Jeder, der Auftragsanrufe entgegennimmt, hat die App installiert und die Berechtigungen erteilt.
- Ruft ein Kunde von einer neuen Nummer an, fügen Sie sie als zweite Nummer seinem bestehenden Datensatz hinzu; legen Sie keinen neuen Kunden an.
- Hat sich die Adresse geändert, öffnen Sie den Datensatz aus der Karte und korrigieren Sie sie sofort. Auf später verschobene Korrekturen werden vergessen.
- Fehlt die Karte, prüfen Sie zuerst die Akkueinstellungen, dann die Berechtigungen.
Checkliste
- Ist das Auftragstelefon ein Android-Gerät?
- Sind die Berechtigungen für Anrufstatus und Anzeige über anderen Apps erteilt?
- Ist die App von der Akkuoptimierung ausgenommen?
- Haben Sie die mobilen Daten ausgeschaltet und von einer gespeicherten Nummer angerufen, um zu prüfen, ob die Karte erscheint?
- Haben Sie aus der Karte einen neuen Auftrag gestartet und die vorausgefüllten Daten gesehen?
- Kennt das Team die Regel, zweite Nummern zum bestehenden Datensatz hinzuzufügen?