O receio que mantém as pessoas presas a um software de que não gostam
A maioria das lavandarias de tapetes que pondera mudar de software fica presa à mesma preocupação: a lista de clientes construída ao longo de anos, com telefones, moradas, notas e histórico de encomendas. Voltar a escrevê-la leva dias. Mudar sem ela significa começar do zero sempre que um cliente habitual liga.
Feita pela ordem certa, a mudança demora uma tarde. Exporta-se um ficheiro Excel do programa antigo, importa-se para o novo, e os clientes, telefones, moradas e encomendas anteriores ficam no lugar certo. Empresas que vêm de programas de computador mais antigos, por exemplo, exportam um único ficheiro e a importação demora cerca de dez minutos. O mesmo se aplica a uma folha de cálculo que tenha estado a gerir manualmente.
O que é transferido
Tudo o que estiver na exportação pode ser transportado. Uma importação típica traz:
- Nome do cliente, números de telefone (todos, se houver vários), morada e indicações
- Notas do cliente e zona ou rota
- Encomendas anteriores: data, quantidade de peças, valor, estado da entrega
- Saldos em aberto, quando a exportação os inclui
- Produtos e lista de preços
Ajuda saber o que não é transferido: os registos de salários e adiantamentos dos colaboradores, as definições do programa antigo e os modelos de mensagem são configurados de novo no novo sistema. Cada um demora poucos minutos e não vale a pena migrar.
Preparar a exportação
A qualidade da importação depende da qualidade do ficheiro. Antes de deixar o programa antigo:
- Exporte a lista de clientes e a lista de encomendas para Excel ou CSV. Na maioria dos programas isto está em relatórios ou definições; se não encontrar, peça o ficheiro ao antigo fornecedor. Os dados são seus, e um fornecedor razoável entrega-os.
- Verifique a coluna dos telefones. Espaços, parêntesis e zeros iniciais em falta são normalizados durante a importação, mas números genuinamente errados tem de os retirar você próprio.
- Elimine registos de teste e duplicados óbvios. Juntar duas fichas do mesmo cliente é mais fácil no ficheiro, antes da importação, do que na aplicação depois.
- Anote o seu último número de recibo ou fatura para que a numeração continue a partir daí. Os clientes ainda têm recibos antigos, e números sobrepostos causam confusão durante meses.
- Continue a trabalhar no programa antigo até ao dia em que enviar o ficheiro, para que não haja qualquer intervalo.
As empresas que passam para o ProTakip enviam o ficheiro à equipa de apoio; os clientes e as encomendas são carregados na conta da empresa e só tem de rever o resultado.
A primeira verificação após a importação
Quando a importação estiver concluída, dedique dez minutos a três verificações:
- Procure os seus cinco clientes mais frequentes e confirme se a morada e o número de telefone vieram corretamente.
- Abra a lista de preços e verifique se os tapetes estão cobrados por metro quadrado e os sofás e almofadas por peça. Os programas mais antigos armazenam frequentemente os tipos de unidade de forma inconsistente, e isto é o que mais precisa de correção.
- Reveja as encomendas em aberto. Os registos que o programa antigo mostrava como prontos mas não entregues são, muitas vezes, encomendas que foram entregues a crédito e nunca fechadas, e não tapetes ainda numa prateleira. Feche-os como entregues e lance o saldo na conta do cliente.
Escolher a semana certa
Não agende a mudança para a época alta, os dias antes de um feriado, ou a correria da limpeza da primavera. Uma semana calma funciona melhor: importação na segunda-feira de manhã, revisão na sexta-feira à noite. A importação em si demora cerca de dez minutos, por isso não precisa de reservar um dia inteiro; o que importa é terminar as verificações pós-importação no mesmo dia.
Uma semana a usar os dois
Não desligue o programa antigo até confiar no novo; use os dois durante uma semana. Mas não tente inserir tudo duas vezes, o que esgota a equipa e não prova nada. Um padrão que funciona:
- A partir do dia da importação, introduza novas encomendas apenas no novo programa.
- Mantenha o programa antigo aberto só para consultas: um recibo antigo, um valor antigo, uma reclamação sobre um serviço passado.
- Todas as noites, dedique dois minutos a rever o dia: as mensagens saíram, os recibos foram impressos, a caixa bate certo?
- No final da semana, pergunte à equipa se alguém quer voltar atrás, e porquê. As respostas apontam normalmente para uma definição em falta, não para o software.
- Quando a semana terminar, remova o programa antigo dos telemóveis e do computador do escritório. Dois programas abertos lado a lado geram confusão sobre onde está cada coisa durante meses.
Como o ProTakip é gratuito nos primeiros três meses, a semana em paralelo não custa nada extra, e pode alargá-la para duas semanas se uma época de maior movimento o tornar mais cauteloso.
Preparar a equipa e os clientes
São os hábitos que mudam, não só o software. Três coisas reduzem a resistência: todos instalam a aplicação no seu próprio telemóvel, as primeiras três encomendas são introduzidas em conjunto, e as questões da primeira semana são respondidas no mesmo dia. Se o novo programa tiver vídeos de formação, envie-os na véspera; metade das perguntas da manhã desaparece.
Os clientes não precisam de qualquer aviso. Desde que a primeira mensagem do novo sistema saia com o nome da sua empresa, nada muda para eles, exceto começarem a receber atualizações mais organizadas.
Perguntas frequentes
E se precisar dos dados antigos mais tarde?
Guarde a exportação Excel. Mesmo depois de o programa antigo ser desinstalado, esse ficheiro é o seu arquivo, e qualquer registo antigo pode ser encontrado nele.
Os números dos recibos continuam de onde ficaram?
Se indicar o seu último número de recibo no momento da importação, os novos recibos continuam a partir do número seguinte. Os recibos antigos que os seus clientes têm não entrarão em conflito com os novos.
Posso mudar só com a lista de clientes, sem histórico de encomendas?
Sim. Algumas empresas transferem apenas a lista de clientes e começam as encomendas do zero. Mas é o histórico de encomendas que lhe permite ver o que um cliente mandou limpar da última vez quando liga; se estiver no ficheiro, não há razão para o deixar para trás.
Lista de verificação para o arranque
- Exportação de clientes e encomendas retirada do programa antigo.
- Registos de teste e duplicados removidos; último número de recibo anotado.
- Ficheiro importado; cinco clientes, lista de preços e encomendas em aberto revistos.
- Nome da empresa, assinatura das mensagens e cabeçalho dos recibos configurados no novo programa.
- Impressora Bluetooth emparelhada com a nova aplicação e recibo de teste impresso.
- Colaboradores adicionados com o código de convite e permissões definidas.
- Primeira encomenda real introduzida e aviso ao cliente confirmado como enviado.
- Programa antigo removido dos telemóveis e do computador após a semana em paralelo.