Kısa cevap: Temizlik işini uygulamadan planlamak, işi tarih, saat ve adresle randevuya bağlamak ve o randevuyu sahadaki ekibin telefonunda görünür kılmaktır. ProTakip'te yerinde yapılan işler randevu olarak ilerler: oluşturuldu, hizmet başladı (süre sayaçla tutulur), tamamlandı. Günün adresleri haritada görünür, sıra otomatik rota optimizasyonuyla belirlenir.
Kâğıt üzerindeki plan neden tutmaz?
Küçük bir temizlik firmasında planlama çoğunlukla bir deftere, bir tahtaya ya da sahibinin aklına sığar. Sorun, planın kendisinden çok planın değişmesidir: müşteri saati kaydırır, bir ekip trafikte kalır, bir iş beklenenden iki saat uzar. Defterdeki plan o an eskir, ama sahadaki kimse bunu bilmez.
Uygulamadan planlamanın asıl kazancı görünürlüktür: planı değiştiren kişi ile işi yapan kişi aynı ekrana bakar.
Uygulamayı İndir
ProTakip ile müşterilerinize profesyonel bir deneyim sunun. Hemen indirin, dakikalar içinde başlayın.
Ne planlanır: iş mi, gün mü, ekip mi?
Üçünü birbirinden ayırmak, planlamayı karmaşadan çıkarır.
| Planlanan | Soru | Nerede durur |
|---|---|---|
| İş | Ne yapılacak, nerede, kaç parça/kaç oda? | Randevu ya da sipariş kaydı |
| Gün | Bugün hangi adresler, hangi sırayla? | Harita ve rota |
| Ekip | Kim gidiyor, hangi araçla? | Personel ve araç takibi |
Küçük ekipte bu üçü genellikle tek kişinin kafasındadır; kişi izne çıktığında iş durur. Kayıt altına alınmasının sebebi budur.
Randevu: yerinde yapılan işin omurgası
Müşterinin evinde ya da ofisinde yapılan işlerde asıl soru «mal hangi aşamada» değil, «hangi gün, saat kaçta, hangi adres»dır. ProTakip'te bu işler yerinde hizmet randevusu olarak açılır; tarih, saat, adres ve yapılacak ürünler girilir.
İş başlarken randevu başlatılır: durum hizmet başladı olur ve süre sayaçla tutulur. İş bitince tamamlandı işaretlenir. Bu iki dokunuş, akşam «bu iş kaç saat sürdü» sorusuna cevap verir; fiyatlandırmayı gerçek süreye oturtmanın en kolay yolu da budur.
Günün rotası: sıralama kilometreyi belirler
Aynı mahalledeki iki işi günün iki ucuna koymak, iki ayrı sefer demektir. ProTakip'te günün adresleri haritada görülür; sıra elle sürüklenerek ya da otomatik rota optimizasyonuyla belirlenir. Program en az üç adres için yol mesafelerine göre sırayı hesaplar ve kazanılan kilometre ile dakikayı gösterir. Adrese Google Haritalar veya Yandex Navigasyon ile gidilir, sahadaki ekibin konumu haritada izlenir.
Halı toplama ve dağıtma işi de aynı mantıkla çalışır; ayrıntısı teslimat rotası rehberinde.
Müşteriyi plana dahil etmek
Planı bozan en sık şey, kapıda bulunamayan müşteridir. Gelinmeden önce gönderilen tek bir mesaj bu seferi kurtarır. ProTakip'te aşama bildirimleri WhatsApp ile otomatik gider ve müşteriye işi izleyebileceği bir takip linki iletilir. Bildirim düzeni: müşteri bildirimi rehberi.
Telefonla gelen iş, plana nasıl girer?
Temizlik işlerinin çoğu telefonla gelir. Android telefonda arayan kayıtlı bir müşteriyse adı, adresi, notları ve geçmiş işleri telefon çalarken ekranda belirir; konuşma bitmeden randevu açılır, adres yeniden sorulmaz. Kayıtlı olmayan numara tek dokunuşla müşteri yapılır. Ayrıntılar: Caller ID rehberi.
Atölye işi ile yerinde iş aynı programda
Çoğu firma ikisini birlikte yapar: halı ve yorgan atölyeye gelir, koltuk ve ev temizliği müşterinin evinde yapılır. ProTakip'te atölyeye gelen işler sipariş listelerinde (teslim alınacak, yıkamada, hazır, teslim edilecek), yerinde yapılanlar randevularda durur; müşteri kartı, kasa ve raporlar ortaktır. Koltuk tarafı için koltuk yıkama programı yazısına bakabilirsiniz.
Planı ölçmek: hangi sayıya bakılır?
- Söz verilen gün tutuldu mu? Tutulmayan her gün, bir sonraki siparişi riske atar.
- Günde kaç adres? Araç başına adres sayısı, rota düzeninin en dürüst ölçüsüdür.
- İş süresi. Randevu sayacı, teklif verirken tahmini gerçeğe yaklaştırır.
- Boşa giden sefer. Kapıda bulunamayan müşteri sayısı, bildirim düzeninizin notudur.
İhtiyacınız listede yoksa
Bugün programda olanlar: yerinde hizmet randevusu (oluşturuldu, başladı, sayaç, tamamlandı), haritada günün adresleri, otomatik rota optimizasyonu ve navigasyon, personel konumu, davet koduyla ekip ve kişiye özel yetkiler, ekip içi mesajlaşma ve bas-konuş, WhatsApp bildirimi ve takip linki, teklif PDF'i ve kabul edilince otomatik randevu.
Sizin çalışma düzeninizde başka bir şey gerekiyorsa — farklı bir rapor, başka bir mesaj akışı, sizin usulünüze göre bir ekran — bize yazın. Programı firmanın işleyişine uyarlıyoruz ve gerekeni geliştiriyoruz; bugün içindeki özelliklerin çoğu zaten sahadan gelen taleplerle eklendi. İlk 3 ay ücretsiz olduğu için en hızlı yol, kendi verinizle deneyip ihtiyacınızı söylemeniz.
Sık Sorulan Sorular
Temizlik işlerini uygulama üzerinden nasıl planlarım?
İşi randevu olarak tarih, saat ve adresle açar, ekibin telefonundan görünmesini sağlarsınız. ProTakip'te yerinde yapılan işler randevu olarak takip edilir: randevu oluşturuldu, hizmet başladı (süre sayaçla tutulur) ve tamamlandı. Günün adresleri haritada görülür, sıra elle ya da otomatik rota optimizasyonuyla belirlenir.
Ekibin işe başladığını ve bitirdiğini nasıl görürüm?
Randevu başlatıldığında durum hizmet başladı olur ve süre sayaçla tutulur; iş bitince tamamlandı işaretlenir. Personelin konumu da haritada belirli aralıklarla güncellenir. Böylece ofisteki kişi telefon açmadan işin hangi aşamada olduğunu görür.
Müşteriye gelinmeden önce haber verilebilir mi?
Evet. Sipariş ve randevu aşamalarına bağlı bildirimler WhatsApp ile otomatik gider, ayrıca müşteriye işi izleyebileceği bir takip linki gönderilir. Kapıda bulunamayan müşteri, planlamanın en pahalı hatasıdır ve çoğu zaman tek bir mesajla önlenir.
Aynı gün hem halı toplayıp hem yerinde temizlik yapıyoruz, ikisi aynı programda mı?
Evet. Atölyeye gelen işler sipariş listelerinde (teslim alınacak, yıkamada, hazır, teslim edilecek), müşterinin evinde yapılan işler randevu olarak takip edilir. Müşteri kartı, kasa ve raporlar ikisinde ortaktır.
Rota planlamasını program kendisi yapıyor mu?
En az üç adres olduğunda program yol mesafelerine göre sırayı hesaplar ve kazanılan kilometre ile süreyi gösterir; sıra elle sürüklenerek de değiştirilebilir. Adrese Google Haritalar veya Yandex Navigasyon ile tek dokunuşla gidilir.
Personel vardiyası ve puantaj tutuluyor mu?
Program bugün işin kendisini takip ediyor: randevu, hizmetin başlangıcı ve bitişi, süre sayacı, rota, tahsilat ve müşteri kaydı. Vardiya çizelgesi ya da puantaj sizin için önemliyse bize yazın; bu tür talepler geliştirme sırasına giriyor ve programdaki özelliklerin çoğu zaten sahadan gelen isteklerle eklendi.