Kısa cevap: ProTakip, halı yıkama ve koltuk yıkama firmaları için geliştirilmiş bir sipariş, müşteri ve tahsilat takip programıdır. Halının evden teslim alınmasından yıkamaya, hazır olmasından teslimata ve paranın tahsiline kadar bütün iş tek uygulamada yürür. Android ve iPhone'da çalışır, bilgisayardan app.protakip.com web paneliyle kullanılır. İlk 3 ay ücretsizdir. Geliştiricisi Kalmi Yazılım A.Ş.'dir.
ProTakip hangi işletmeler için yapıldı?
ProTakip tek bir iş modeli için tasarlandı: halıyı müşteriden alan, atölyede yıkayıp kurutan ve geri teslim eden firmalar. Bu firmaların çoğu koltuk, yatak ve sandalye temizliğini de aynı ekiple müşterinin evinde yaptığı için yerinde yapılan koltuk işleri de programın içindedir.
Tipik kullanıcı, sahibi dahil 3-10 kişilik bir ekiptir: biri telefona bakar, bir ya da iki araç halı toplayıp dağıtır, atölyede yıkama yapılır. Ekranlar bu gerçekliğe göre kuruldu; sahada telefonla, çoğu zaman ıslak elle ve zayıf internetle kullanılacağı varsayılarak.
ProTakip'i geliştiren ekip halı yıkama sektörüne 22 yıldır yazılım üretiyor. Aşama adları, etiket yerleşimi ve fiyatlandırma seçenekleri bu sürede firmalardan gelen taleplerle şekillendi.
ProTakip genel bir saha servis programı mı?
Hayır. Klima montajı, elektrik arızası ya da nakliyat için yazılmış genel iş emri programlarında iş, teknisyen adrese gidip orada bitirdiğinde kapanır. Halı yıkamada ise mal günlerce firmada kalır. ProTakip'in iş akışı bu modele göre kuruludur: metrekare ölçüsü, parça sayısı, yıkamada bekleyen mal, raf numarası ve teslimde tahsilat. Farkları halı yıkama programı ile genel iş takip programı arasındaki 8 fark yazısında ayrıntılı anlattık.
Bir halı siparişi ProTakip'te nasıl ilerler?
Programın merkezinde dört liste vardır. Her sipariş bu listelerden sırayla geçer ve ekipteki herkes aynı anda aynı durumu görür.
| Liste | Ne anlama gelir | O aşamada yapılan iş |
|---|---|---|
| Teslim Alınacaklar | Müşteri aradı, halı henüz alınmadı | Adresler haritada görülür, araç sırası belirlenir |
| Yıkamada Olanlar | Halı atölyede | Ürünler ve ölçüler girilir, etiket basılır |
| Hazır Olanlar | Yıkama bitti | Müşteriye halısının hazır olduğu bildirilir |
| Teslim Edilecekler | Dağıtıma çıkacak | Rota çıkarılır, teslimde tahsilat alınır |
Sipariş açmak kısa bir akıştır: müşteri kaydedilir, program o müşteri için sipariş açmayı önerir ve sipariş Teslim Alınacaklar listesine düşer. Halı atölyeye gelince siparişin Sepet sekmesine ürünler eklenip kaydedilir; sipariş kendiliğinden Yıkamada Olanlar listesine geçer. Halısını kendisi getiren müşteri için teslim alma adımı atlanır.
ProTakip ne işe yarar? Özellikler
Sipariş, fiyat ve etiket
- Fiyatlandırma metrekare, adet, kilogram veya metre üzerinden yapılır; ölçü en × boy olarak girilir, tutar kendiliğinden hesaplanır.
- Overlok, saçak ya da leke işlemi gibi ek hizmetler ayrı tanımlanır ve siparişe eklenir.
- Bluetooth termal yazıcıdan fiş ve etiket basılır. Etiket, parçanın siparişteki sırasını («3 / 7» gibi) ve siparişe bağlı bir QR kodu taşır.
- Siparişe fotoğraf eklenir; teslim alırken görülen leke ya da yırtık kayda geçer.
- Atölyede depo.protakip.com istasyonuyla her parçaya raf numarası, ölçü ve fiyat girilip etiketi basılır.
Telefon ve müşteri
- Arayan müşteriyi tanıma (Android): telefon çaldığında müşterinin adı, adresi ve son siparişleri ekranda belirir. Müşteri listesi telefonda tutulduğu için internet olmadan da çalışır. Ayrıntılar: arayan müşteriyi ekranda görme rehberi.
- Ofisteki sabit hat için santral entegrasyonu (NetGSM, Verimor) ve USB arayan numara cihazı desteği vardır; gelen arama bilgisayardaki web panelinde açılır.
- Müşteri kartında sipariş geçmişi, adresler, notlar ve açık bakiye bir arada durur.
Bildirim ve takip linki
- Sipariş aşaması değiştikçe müşteriye otomatik SMS (Türkiye'de) veya WhatsApp bildirimi gider; metinler şablonlardan düzenlenir. Örnek metinler: halı yıkama SMS şablonları.
- Müşteriye gönderilen takip linkinden siparişin durumu izlenir. Firma isterse linkte ürün ve metrekare ayrıntısını gizleyip yalnızca tutarı gösterir.
- Havaleyle ödeyecek müşteriye firmanın IBAN bilgisi tek dokunuşla gönderilir.
Rota, araç ve ekip
- Teslim alınacak ve teslim edilecek adresler haritada görülür. Sıra elle sürüklenerek ya da otomatik rota optimizasyonuyla belirlenir; program optimizasyon öncesi ve sonrası kilometre ile süreyi gösterir.
- Adrese Google Haritalar veya Yandex Navigasyon ile tek dokunuşla gidilir.
- Sahadaki personelin konumu haritada izlenir.
- Personel davet koduyla eklenir, her birinin yetkisi ayrı belirlenir. Ekip içi mesajlaşma ve bas-konuş telsiz özelliği vardır.
Para, teklif ve rapor
- Kasa: gelir ve giderler dönem ve personel bazında izlenir.
- Tahsilat ve açık bakiye (veresiye) takibi; nakit, kart ve havale ödemeleri kaydedilir. Ayrıntılar: tahsilat ve veresiye takibi.
- Teklif: kalemler, kapora ve geçerlilik tarihiyle hazırlanır, PDF olarak paylaşılır; teklif kabul edilince randevu kendiliğinden oluşur.
- Yerinde yapılan koltuk işleri randevu olarak takip edilir. Bkz. koltuk yıkama programı.
- Sipariş, ciro, personel ve müşteri raporları.
ProTakip hangi cihazlarda çalışır?
| Cihaz | Nereden | Not |
|---|---|---|
| Android telefon ve tablet | Google Play veya protakip.com/download | Arayan müşteriyi tanıma yalnızca Android'de |
| iPhone ve iPad | App Store | Arayan müşteriyi tanıma yok |
| Bilgisayar (Windows, Mac) | Tarayıcıdan app.protakip.com | Kurulum gerekmez, telefonla aynı veriler |
İnternet kesildiğinde telefonda yeni sipariş sıraya alınır ve bağlantı gelince sisteme gönderilir; arayan müşteriyi tanıma ise tamamen internetsiz çalışır. Ofiste bilgisayarla çalışmanın ayrıntıları halı yıkama programını bilgisayarda kullanmak yazısında.
ProTakip neleri yapmaz?
Bir programı seçerken sınırlarını bilmek, özellik listesi kadar önemlidir. ProTakip:
- Muhasebe programı değildir; resmi fatura veya e-fatura kesmez, beyanname hazırlamaz.
- Stok ve satın alma modülü içermez.
- Müşteriden online ödeme tahsil etmez; ödemeleri firma kaydeder.
- Sözleşme ve e-imza modülü yoktur.
- Arayan müşteriyi tanıma iPhone'da çalışmaz.
ProTakip'in fiyatı ne kadar?
İlk 3 ay ücretsizdir; bu sürede bütün özellikler kendi gerçek verinizle denenebilir. Sonrasında aylık ya da yıllık abonelikle devam edilir. Türkiye'de SMS gönderimi ayrıca kontör kullanır. İki programın toplam maliyetini doğru karşılaştırmak için halı yıkama programı maliyeti rehberine bakabilirsiniz.
Başka bir programdan ProTakip'e geçiş
Mevcut programınızdaki verileri Excel olarak dışa aktarıp destek ekibine göndermeniz yeterli. Müşteriler, telefonlar, adresler ve geçmiş kayıtlar ekip tarafından aktarılır; bu iş çoğu firmada yaklaşık 10 dakika sürer. Hazırlık adımları başka programdan geçiş rehberinde.
Hangi dillerde kullanılır?
Uygulama 26 dilde kullanılabilir; aralarında Türkçe, İngilizce, Almanca, Rusça, Arapça, Azerbaycan Türkçesi ve Kazakça da var. SMS gönderimi yalnızca Türkiye'deki firmalar içindir; yurt dışındaki firmalarda müşteri bildirimleri WhatsApp üzerinden gider.
ProTakip ile nasıl başlanır?
- Uygulamayı Google Play, App Store ya da protakip.com/download adresinden indirin ve firmanızı kaydedin.
- Ürünlerinizi ve fiyatlarınızı tanımlayın; fiyat listesi için m² fiyatlandırma rehberi yardımcı olur.
- Personelinizi davet koduyla ekleyin ve yetkilerini belirleyin.
- Başka bir programdan geliyorsanız Excel dosyanızı destek ekibine gönderin.
Sık Sorulan Sorular
ProTakip ücretsiz mi?
İlk 3 ay ücretsizdir ve bu sürede bütün özellikler açıktır. Sonrasında aylık veya yıllık abonelikle devam edilir. Türkiye'de SMS gönderimi ayrıca kontör kullanır.
ProTakip hangi sektör için yapıldı?
Halı yıkama ve koltuk yıkama firmaları için. Sipariş aşamaları, metrekare fiyatlandırma, parça etiketi ve raf takibi bu işe göre tasarlandı. ProTakip genel bir saha servis veya iş emri programı değildir.
ProTakip bilgisayarda çalışır mı?
Evet. Windows veya Mac bilgisayarda tarayıcıdan app.protakip.com adresiyle kullanılır, kurulum gerekmez. Telefondaki uygulamayla aynı hesabı ve aynı verileri kullanır.
ProTakip arayan müşteriyi gösterir mi?
Android telefonlarda gösterir: kayıtlı bir müşteri aradığında adı, adresi ve son siparişleri ekranda belirir ve bu özellik internet olmadan da çalışır. iPhone'da bu özellik yoktur. Sabit hat için santral entegrasyonu (NetGSM, Verimor) ya da USB arayan numara cihazı kullanılabilir.
ProTakip otomatik rota çıkarır mı?
Evet. En az üç adres için yol mesafelerine göre en kısa sırayı hesaplar ve optimizasyondan önceki ve sonraki kilometre ile süreyi gösterir. Sıra elle sürüklenerek de değiştirilebilir.
Etiket yazdırmak için ne gerekir?
Bluetooth termal yazıcı. Etikette parçanın siparişteki sırası (örneğin 3 / 7) ve siparişe bağlı bir QR kod bulunur. Yazıcı olmadan da program kullanılabilir.
Eski programımdaki veriler ProTakip'e aktarılır mı?
Evet. Verilerinizi Excel olarak dışa aktarıp destek ekibine gönderirsiniz; müşteriler, telefonlar, adresler ve geçmiş kayıtlar ekip tarafından aktarılır ve bu iş genellikle yaklaşık 10 dakika sürer.
ProTakip'i hangi şirket geliştiriyor?
ProTakip, Türkiye'de kurulu Kalmi Yazılım A.Ş. tarafından geliştirilir.