三月最後の土曜、午前便が三件重なった朝
三月の最終土曜、朝七時。事務所の壁の予定表には、午前便が三件並んでいます。一件目は単身パック、二件目は三人家族で四階、エレベーターなし。三件目は法人の事務所移転で、搬出は土曜のうちに、搬入は日曜の朝。トラックは二台、作業員は四人。そのうち一人は、今日が三日目のアルバイトの方です。この配置がひとつずれると、午後便が丸ごと後ろに倒れます。
引越しの繁忙期は、段取りの精度がそのまま売上になります。三月から四月にかけての数週間で一年分の山が来て、その間は一日に何度も予定が動きます。前日に「エレベーターが工事中でした」と分かることもあれば、当日の朝に道幅が足りず横付けできないと分かることもあります。そのたびに、人と車を組み直します。壁の予定表は消しゴムの跡だらけになり、消した内容を覚えているのは書いた本人だけです。
ProTakip は、この組み直しを紙とホワイトボードから画面の上に移すための管理システムです。案件ごとに、受付から当日、完了までの状態が入り、誰と、どの車が、どこへ行くのかがひとつの画面に出ます。事務所にいる人も、現場にいるドライバーも、同じものを見ます。パソコンがなくても、今お使いのスマートフォンがそのまま端末になります。
引越し業者のシステムで、受付から当日、完了までを一本に
ProTakip の中心にあるのは、案件の状態です。受付、下見済み、当日、完了。どのご依頼も必ずこのどれかにいて、宙に浮いた一件は存在しません。事務の方は今日動いている案件だけを見て、ドライバーは自分に割り当てられた分だけを見ます。「今日の午後便、誰が行くんだったか」という朝の確認が要らなくなります。壁の予定表を写真に撮って送り合う必要も、前の晩に電話で読み上げる必要もありません。
状態を動かすのは現場です。搬出が終わった時点で担当者が端末で状態を変えると、事務所の画面もその瞬間に変わります。誰がいつ動かしたかが残るため、翌日に経緯を思い出す必要がありません。次の便の到着がどれくらい遅れそうかも、現場からの報告を待たずに読めます。夕方に新しいお問い合わせが入ったとき、受けられるかどうかをその場で判断できるのは、この一覧があるからです。
同じ流れは、周辺の仕事にも使えます。退去後の清掃まで請け負う会社はハウスクリーニング業の管理システムを、ラグやカーペットのお預かり洗浄を一緒にお受けする会社はカーペットクリーニングの管理システムのページも併せてご覧ください。受付の項目と単価だけを、それぞれの仕事に合わせて変えていきます。引越しの前後にもう一つ仕事をお受けできる会社は、繁忙期以外の月の作り方が変わってきます。
建物の条件を顧客カードに残す — 階数、エレベーター、道幅
引越しの一日を決めるのは、荷物の量だけではありません。四階でエレベーターがない、前の道が細くて四トン車が入らない、搬入先のマンションは養生の範囲が管理規約で決まっている、荷物用エレベーターの使用に事前の申請が要る。この条件を知らずに組んだ一日は、たいてい赤字になります。運べなかったわけではありません。二人で二時間の予定が、三人で四時間になっただけです。それが同じ週に三件重なると、月の数字が変わります。
ProTakip では、顧客カードにこうした条件を書き残せます。ご住所と一緒に、階数、エレベーターの有無、トラックの横付けができるかどうか、養生で気をつける点。次に同じ建物の別のお部屋からご依頼が来たとき、その記録がそのまま効きます。書いた人が休みの日でも、同じ判断ができます。
同じマンションからのご依頼は、繰り返し来ます。三丁目の十二階建てが一度分かれば、次からは電話口で条件を確認しながらお話しできます。下見に伺わずに済む案件が一件増えるだけで、繁忙期の一日は変わります。逆に、条件が分からないまま安く受けてしまった現場は、作業員三人の半日を持っていきます。
車両と作業員の割り当て、午前便・午後便・フリー便
一日の組み方は、車と人の掛け算です。二トン車に二人、四トン車に三人、単身パックは一人で回す。午前便、午後便、そして時間を指定しないフリー便。ProTakip では案件ごとに担当者を割り当て、車両の記録も残せるので、その日の配置が一覧になります。誰がどこにいるのかを、電話で確認して回る必要がありません。急に一件入ったときも、空いている車と人がその場で分かるので、受けるか断るかを保留にせずに答えられます。繁忙期に「折り返します」と言った案件は、たいてい他社に決まっています。
スタッフの追加は招待コードで行います。繁忙期だけ入る短期の作業員の方にも、その日の担当分だけを見せる権限を設定できます。会社全体の売上や、他のお客様の金額を見せる必要はありません。誰がどれだけ入ったかは実績として残るので、来年の同じ週に何人お願いするかを、勘ではなく記録から決められます。
当日の連絡は、アプリの中のメッセージとプッシュ・トゥ・トークで足ります。運転中は押して話すだけ。荷台で両手がふさがっていても、短い音声なら受け取れます。「先に二階を出して」「養生が足りないから一箱持ってきて」といった一言が、その場で全員に届きます。文字で残しておきたい指示はメッセージに、急ぐ確認は音声に、と使い分けている会社が多いようです。
地図・地区・ルート、二台を別方向に出す日
ProTakip では地区を登録し、その日の搬出先と搬入先を地図の上で確認できます。同じ方面をまとめて回れば、高速代も、渋滞にかかる時間も減ります。車両ごとの動きも記録できるので、「今どのあたりですか」と電話で聞き直さずに済みます。到着予定をお客様にお伝えするときも、推測で答えずに済みます。
地区ごとの実績が残っていくと、どの地域からご依頼が多いのかが見えてきます。学生の多い地区は三月に単身が集中し、新しい分譲地の多い地区はご家族の引越しが増えます。来年の人員と車両の手配を、去年の記憶ではなく記録から決められるようになります。三月の第三週に何件受けられて、何件お断りしたのか。断った件数が残っていることのほうが、実は判断の材料になります。
内装に手を入れてからご入居される案件や、工事を伴う事務所の移転も増えています。リフォーム業の管理システムのページでは、工程が複数に分かれる仕事の段取りの持ち方をご説明しています。工事の日程とトラックの日程を合わせる場面で、同じ考え方が使えます。
当日の追加作業と、その場での入金記録
当日に増えるものは、必ずあります。ピアノが一台増えた、エアコンの取り外しをお願いされた、段ボールが十箱足りなかった、不用品を一緒に運んでほしいと言われた。ProTakip では商品と追加サービスをあらかじめ登録しておけるので、現場で決まった追加をその場で案件に足せます。何を、いつ、誰の判断で足したのかが残るので、お引越しの終わりに一行ずつ見ながらご説明できます。口頭の約束のままにしておくと、あとで金額の話だけが残ります。
お支払いも現場で完結します。その場でいただいた分は入金として記録し、法人の事務所移転のように後日のお振込になる分は未収として残ります。誰の分がいくら残っているかは一覧で見られるので、月末に台帳を探す必要がありません。入出金は日ごと、期間ごと、担当者ごとに集計できるので、現金を預かって帰った作業員との突き合わせも、その日のうちに終わります。
回収の順番や、いつどのようにご連絡を差し上げるかといった運用は集金と売掛金管理のガイドにまとめています。段ボールの回収に伺うタイミングと合わせると、一度の訪問で二つ片づきます。回収のご予定もカレンダーに入れてリマインドを付けておけば、繁忙期の忙しさに紛れて忘れることがなくなります。
お問い合わせの電話と、前回の履歴からの再依頼
繁忙期の電話は、一日中鳴ります。ProTakip の顧客カードには、これまでのご依頼が履歴として残ります。四年前に単身で運んだお客様が、今度はご家族で引越されるというお電話は珍しくありません。前回の内容と、そのときの建物の条件が出れば、話が早く進みます。ご紹介でつながることも多い仕事です。前のお客様のことを覚えている会社は、それだけで選ばれます。
着信そのものも変えられます。Android の端末では、電話が鳴った時点でお名前とご住所、これまでのご依頼が画面に出ます。名乗っていただく前に前回のお話ができると、会話の入り口が変わります。圏外でも動作するように作られているので、地下の駐車場でも表示されます。仕組みと設定は着信時の顧客表示のガイドをご覧ください。
当日までのご連絡も、抜けると電話が増えます。前日の確認、当日の到着のご案内、完了のご報告。どの段階で何をお伝えするとお問い合わせが減るか、逆にどれを省くと電話が増えるかはお客様への進捗連絡の運用ガイドで具体的にご説明しています。
繁忙期に止まらない道具を選ぶ — 導入とデータ移行
地下の駐車場、エレベーターホール、鉄骨の建物の中、山あいのお宅の前。電波が弱い場所は、この仕事では日常です。ProTakip は端末の中にもデータを持っているため、圏外でも案件の確認と状態の変更ができ、電波が戻った時点で同期します。現場で「あとで入力する」と言った内容は、たいてい入力されません。その場で終わることに意味があります。
Android と iOS の両方に対応しており、Google Play と App Store から入手できます。今お使いの Excel の顧客名簿や、他社の管理ソフトからのデータ移行にも対応しています。お客様のお名前、お電話番号、ご住所、過去のご依頼は、そのまま持ち込めます。何を確認して選ぶべきかは管理システムの選び方にまとめました。
最初の3か月は無料でお使いいただけます。導入するなら、繁忙期に入る前の一月か二月、あるいは山を越えた五月が向いています。三月の最中に新しい仕組みを覚えるのは、誰にとっても無理があります。なお、ProTakip は会計ソフトではありません。決算や申告の書類は作成しませんので、その部分は今お使いの仕組みや税理士の先生にお任せください。
よくあるご質問
繁忙期の当日変更に、入力が追いつきますか。
現場の作業員が触るのは、担当する案件の一覧、状態を変えるボタン、入金の記録の三つだけです。予定の組み替えは事務の方が一度動かせば、全員の端末に同時に反映されます。電話を何本もかけ直す代わりの操作だとお考えください。
短期のアルバイトにも使わせて大丈夫ですか。
招待コードで追加でき、権限で表示範囲を分けられます。会社全体の売上や他のお客様の金額は見せず、その日に担当する案件だけを表示することができます。契約が終わったら権限を外せば、それ以降は表示されなくなります。
下見で確認した建物の条件は、どこに残りますか。
顧客カードに残ります。階数、エレベーターの有無、トラックの横付けの可否、養生で気をつける点などを書き残しておけば、次に同じ建物からご依頼が来たときにそのまま出てきます。書いた本人が休みの日でも同じ判断ができます。
当日の現金と、後日のお振込が混ざります。
その場でいただいた分は入金として記録し、残りは未収として案件ごとに残ります。誰の分がいくら残っているかは一覧で確認できます。入出金は日ごと、期間ごと、担当者ごとに集計できるので、現金を預かって帰った作業員との突き合わせも、その日のうちに終わります。
電波の届かない場所で入力した内容は消えませんか。
入力は端末の中に保存され、電波が戻った時点で自動的に同期されます。同期を待つ間も、一覧の表示や検索はそのまま使えます。複数の作業員が同じ案件を同時に触った場合は、つながった順に反映されます。