Pukul sebelas malam, pipa pecah di lantai dua
Telepon berdering pukul sebelas malam. Air merembes dari plafon lantai dua sebuah rumah kontrakan, dan penghuninya panik. Anda punya satu teknisi yang masih di jalan pulang dari pekerjaan sore, dan besok pagi sudah ada tiga pemasangan terjadwal. Sambil menenangkan penelepon, Anda mencoba mengingat siapa yang bebas besok pagi dan pekerjaan mana yang bisa digeser.
Usaha jasa listrik dan pipa hidup di dua dunia sekaligus: panggilan darurat yang datang tanpa aba-aba dan pekerjaan terencana yang sudah dijanjikan. Keduanya berebut orang yang sama, dan yang biasanya kalah adalah pekerjaan terencana — beserta pelanggan yang menunggunya.
ProTakip menyatukan keduanya dalam satu daftar kerja: panggilan darurat masuk sebagai pekerjaan baru, pekerjaan terjadwal tetap terlihat, dan semua orang tahu siapa mengerjakan apa hari ini.
Panggilan darurat dan pekerjaan terencana dalam satu daftar
Ketika panggilan darurat dicatat di kertas dan pekerjaan terjadwal ada di kalender ponsel pemilik, tabrakan tidak terhindarkan. Teknisi dikirim ke dua tempat, atau satu pelanggan terlupakan sama sekali.
Di ProTakip setiap panggilan menjadi pekerjaan dengan alamat, jenis masalah, prioritas, dan teknisi yang ditugaskan. Daftar hari ini menunjukkan apa yang belum dimulai, apa yang sedang dikerjakan, dan apa yang sudah selesai — tanpa menelepon siapa pun untuk bertanya.
Karena setiap perpindahan status tercatat dengan jam, Anda tahu berapa lama sebenarnya waktu tanggap Anda. Angka itu berguna ketika pelanggan perusahaan atau pengelola gedung menanyakan kinerja layanan.
Surat perintah kerja yang berisi informasi yang benar
Teknisi yang berangkat dengan alamat saja akan kehilangan waktu di lokasi. Yang ia butuhkan adalah apa masalahnya menurut pelanggan, apa yang pernah dikerjakan di alamat itu sebelumnya, merek dan tipe perangkat yang terpasang, serta siapa yang harus dihubungi di lokasi.
- Keluhan pelanggan dengan kalimatnya sendiri, bukan ringkasan yang sudah ditafsirkan.
- Riwayat pekerjaan di alamat itu, termasuk apa yang diganti dan kapan.
- Merek dan tipe perangkat yang terpasang, agar teknisi membawa suku cadang yang tepat.
- Nama dan nomor orang yang bisa dihubungi di lokasi, terutama di gedung bersama.
- Catatan akses seperti letak panel, kunci ruang pompa, dan izin masuk.
Semua itu tersimpan di kartu pekerjaan dan kartu pelanggan. Untuk pekerjaan berulang di gedung yang sama, riwayat itu menghemat setengah kunjungan: teknisi tahu panel mana yang bermasalah dua bulan lalu dan apa yang diganti waktu itu.
Foto sebelum dan sesudah pekerjaan dapat dibagikan lewat pesan tim, berguna ketika pemilik gedung tidak berada di lokasi dan ingin memastikan pekerjaan benar-benar dilakukan. Untuk pekerjaan yang tertutup dinding atau plafon, foto seperti itu sering menjadi satu-satunya bukti yang tersisa setahun kemudian.
Tarif kunjungan, jasa, dan bahan
Uang di jasa perbaikan bocor di tiga tempat: biaya kunjungan yang tidak ditagih ketika masalah ternyata kecil, upah lembur malam yang ditagih dengan tarif siang, dan bahan yang dibeli teknisi lalu lupa dimasukkan ke nota.
- Biaya kunjungan yang tetap ditagih meski masalahnya ternyata sepele.
- Tarif jasa per jenis pekerjaan, dari penggantian saklar sampai perbaikan pipa bocor.
- Tarif per jam untuk pekerjaan yang tidak bisa diperkirakan sebelum dibuka.
- Tarif di luar jam kerja dan hari libur, yang seharusnya berbeda dari tarif siang.
- Bahan yang dipakai, dicatat pada pekerjaannya beserta biayanya.
Daftar harga menyimpan tarif kunjungan, tarif jasa per jenis pekerjaan, tarif per jam, dan layanan tambahan. Teknisi memilih dari daftar, sehingga nota terbentuk lengkap sebelum ia meninggalkan lokasi. Prinsip menyusun tarif termasuk biaya minimum yang menutup ongkos perjalanan dibahas di panduan menyusun daftar harga.
ProTakip tidak memiliki modul stok atau pembelian, jadi persediaan gudang tidak dikelola di sini; yang dicatat adalah bahan yang dipakai pada pekerjaan beserta biayanya.
Menerima pembayaran di lokasi
Sebagian besar pekerjaan perbaikan dibayar di tempat, sering tunai, sering kepada teknisi. Tanpa catatan per orang, penutupan kas di akhir hari selalu meninggalkan pertanyaan.
Teknisi mencatat penerimaan pada pekerjaannya langsung dari ponsel, bahkan tanpa sinyal. Kas harian dapat disaring per periode dan per karyawan, sehingga setoran sore hari mudah dicocokkan tanpa saling curiga.
Untuk pekerjaan yang dibayar sebagian atau ditagih ke pengelola gedung, saldo terbuka tetap terlihat per pelanggan; rutinitas menagihnya ada di panduan penagihan dan saldo. ProTakip bukan program akuntansi dan tidak mengurus faktur pajak.
Kabar ke pelanggan lewat WhatsApp
Pelanggan yang rumahnya kebanjiran atau listriknya padam ingin tahu satu hal: teknisi datang jam berapa. Ketidakpastian itulah yang membuat mereka menelepon berkali-kali.
Kabar otomatis lewat WhatsApp — pekerjaan diterima, teknisi dalam perjalanan, pekerjaan selesai — meredakan sebagian besar telepon itu. Templat Anda tulis sendiri; susunannya dibahas di panduan notifikasi pelanggan.
Untuk panggilan darurat, identifikasi penelepon sangat berguna: saat telepon berdering, nama pelanggan, alamat, dan pekerjaan terakhirnya sudah muncul di layar, jadi Anda tidak perlu bertanya alamatnya di mana ya kepada orang yang sedang panik.
Teknisi, wilayah, dan perjalanan
Biaya terbesar jasa perbaikan adalah waktu di jalan. Alamat tersimpan di peta dan pekerjaan dikelompokkan per wilayah, sehingga penugasan dapat mempertimbangkan siapa yang paling dekat, bukan siapa yang paling dulu terpikirkan.
Karyawan ditambahkan lewat kode undangan dengan hak akses per peran. Teknisi melihat pekerjaannya; pemilik melihat uang dan laporan. Catatan jam mulai dan selesai menjadi dasar perhitungan lembur yang tidak diperdebatkan.
Pesan internal dan tekan-bicara mempercepat koordinasi ketika satu panggilan darurat harus disisipkan ke jadwal yang sudah padat. Teknisi yang sedang berada di lokasi terdekat bisa menjawab dalam hitungan detik, dan pekerjaan berpindah tanpa lima panggilan telepon yang saling menunggu.
Perawatan berkala dan kontrak gedung
Pendapatan yang paling stabil di bidang ini datang dari perawatan berkala: pemeriksaan panel listrik, pengecekan pompa, kontrak pemeliharaan gedung. Pekerjaan seperti itu mudah terlupakan karena tidak ada yang menelepon untuk mengingatkan.
Pekerjaan berulang dibuat dengan jadwal tetap dan pengingat, sehingga kunjungan berkala muncul sendiri di daftar kerja. Untuk perawatan pendingin udara dan pemanas air yang polanya sangat musiman, lihat halaman aplikasi servis AC.
Aplikasi berjalan di Android dan iOS serta tetap bekerja tanpa internet — penting di ruang panel basement dan gudang. Data lama bisa dipindahkan sesuai panduan migrasi data, dan kriteria pemilihan program ada di panduan sembilan kriteria. Tiga bulan pertama gratis.
Pertanyaan yang sering diajukan
Bisakah panggilan darurat disisipkan ke jadwal yang sudah penuh?
Bisa. Panggilan baru dibuat sebagai pekerjaan dengan prioritasnya sendiri dan langsung terlihat di daftar hari itu, sehingga penugasan ulang dapat dilakukan tanpa menelepon semua teknisi.
Apakah riwayat perbaikan di satu alamat tersimpan?
Ya. Setiap pekerjaan tersimpan pada kartu pelanggan beserta catatan dan tanggalnya, sehingga teknisi mengetahui apa yang pernah dikerjakan di lokasi itu sebelumnya.
Bisakah teknisi menerima pembayaran di lokasi?
Bisa. Penerimaan dicatat pada pekerjaannya lewat ponsel, bahkan tanpa sinyal, dan kas harian dapat disaring per karyawan untuk pencocokan setoran.
Apakah ada pengelolaan stok bahan?
Tidak ada modul stok maupun pembelian. Yang dicatat adalah bahan yang dipakai pada sebuah pekerjaan beserta biayanya, bukan persediaan gudang.
Bagaimana mengatur pemeliharaan berkala kontrak gedung?
Pekerjaan berulang dibuat dengan jadwal tetap dan pengingat, sehingga kunjungan berkala muncul otomatis di daftar kerja tanpa harus diingat oleh siapa pun.