여름 두 달과 겨울 두 달에 일 년 치 전화가 몰립니다
7월이 되면 하루에 전화가 스무 통씩 옵니다. 에어컨에서 물이 샌다, 시원하지 않다, 청소를 언제 해 줄 수 있느냐. 겨울이 되면 이번에는 보일러입니다. 온수가 안 나온다, 소리가 난다, 오늘 안에 와 줄 수 있느냐. 성수기의 문제는 일이 없어서가 아니라 받은 약속을 다 기억할 수 없다는 데 있습니다.
달력에 볼펜으로 적어 두면 오전에는 맞지만 오후가 되면 어긋납니다. 급한 집이 하나 끼어들면 뒤의 일정이 전부 밀리고, 밀린 사실을 손님께 알려 드리지 못하면 그것이 그대로 항의 전화로 돌아옵니다. 냉난방 설비를 하시는 소상공인에게 성수기 관리는 기술 문제가 아니라 일정과 기록의 문제입니다.
ProTakip은 방문 일정이 촘촘한 업종을 위해 만든 관리 프로그램입니다. 예약과 작업지시서, 고객관리, 매출관리, 미수금이 한곳에 이어져 있고 전부 휴대폰에서 처리하실 수 있습니다.
예약과 캘린더로 오늘 갈 곳이 정리됩니다
전화를 받으면서 바로 캘린더에 방문 예정을 잡으시면 됩니다. 오늘 몇 건이고 내일 몇 건인지, 오전과 오후에 어디를 도는지 화면에서 보입니다. 일정이 밀리면 그 자리에서 옮기실 수 있고 바뀐 내용은 기사 휴대폰에도 반영됩니다.
지도와 구역 기능을 함께 쓰시면 같은 방향의 집을 묶어서 도실 수 있습니다. 성수기에는 이동 시간이 곧 매출입니다. 하루에 한 집을 더 도는 것과 못 도는 것의 차이가 한 달이면 상당히 커집니다.
전화가 울릴 때 지난 방문 기록이 먼저 뜹니다
ProTakip의 발신자 정보 기능은 등록된 고객이 전화를 걸면 저장된 번호가 아니어도 성함과 지난 작업 내역을 화면에 띄웁니다. 재작년에 실외기를 옮겨 드렸던 집인지, 작년에 보일러를 교체한 집인지 받기 전에 알 수 있습니다. 사다리 위에서 받는 전화라면 이 정보가 더욱 요긴합니다.
Android 기기에서 동작하며 인터넷이 없어도 작동합니다. 아파트 지하나 옥상 기계실처럼 신호가 약한 곳에서도 화면은 정상적으로 뜹니다. 설정과 활용법은 발신자 정보 실전 가이드에 정리해 두었습니다.
작업지시서에 무엇을 교체했는지 남겨 두십시오
접수 단계에서 주소와 증상을 적고, 방문 후에는 작업 중, 완료, 인도 대기 단계를 넘기시면 됩니다. 사용한 부품과 항목을 함께 기록하시면 나중에 같은 집에서 다시 연락이 왔을 때 지난번에 무엇을 손봤는지 바로 확인하실 수 있습니다.
기록이 있으면 보증 기간 안의 재방문인지 새로운 작업인지 구분이 분명해집니다. 이 구분이 애매하면 무상으로 해 드릴지 비용을 받을지 매번 곤란해집니다. Bluetooth 휴대용 프린터를 연결하시면 현장에서 작업 내역을 바로 출력해 드릴 수 있습니다.
청소, 점검, 교체 가격을 항목으로 나눕니다
벽걸이와 시스템 방식은 청소 단가가 다르고, 대수에 따라 또 달라집니다. 출장비와 부품비도 별도입니다. ProTakip에서는 기본 품목과 추가 서비스를 나눠 등록하고 개수, 시간, 면적, 패키지 기준 가운데 맞는 방식으로 가격을 정하실 수 있습니다.
항목이 정리되어 있으면 어느 기사가 나가도 같은 금액이 적용됩니다. 성수기에 임시로 사람을 쓰시는 경우에는 이 부분이 특히 중요합니다. 가격표를 나누는 방법은 가격 책정 가이드에 예시와 함께 담겨 있습니다.
고객관리 기록은 비수기에 일감이 됩니다
고객 카드에는 연락처와 주소, 설치 기기 정보, 방문 이력, 남은 잔액, 자유 메모가 함께 들어갑니다. 작년 여름에 청소를 하신 집이 어디였는지 목록으로 보이면 다음 시즌에 말씀드릴 대상이 자연스럽게 나옵니다. 신규 손님을 찾는 것보다 이 편이 훨씬 확실합니다.
고객 알림은 앱 안에서 확인하는 방식이 기본이며 WhatsApp도 지원됩니다. 어떤 시점에 무엇을 알려 드리면 문의 전화가 줄어드는지는 고객 알림 활용 가이드에 정리해 두었습니다. 프로그램을 고르실 때 확인할 항목은 관리 프로그램 선택 기준 아홉 가지를 참고하시기 바랍니다.
부품비를 빼고 실제로 얼마가 남았는지 봅니다
성수기에는 통장에 돈이 들어오니 잘되고 있다고 느끼지만, 부품비와 유류비를 빼고 나면 생각보다 남지 않는 경우가 있습니다. ProTakip에서는 수입과 지출을 기간별로 정리해 보실 수 있고 직원별로도 나눠 보실 수 있습니다. 어떤 종류의 작업이 실제로 이익이 나는지 숫자로 확인하시면 다음 시즌 준비가 달라집니다.
현장에서 다 받지 못한 금액은 고객 카드에 미수 잔액으로 남습니다. 밀린 금액을 정리하는 순서는 수금과 미수금 관리 가이드에 정리해 두었습니다.
기사가 늘어도 관리 방식은 그대로입니다
직원은 초대 코드로 팀에 추가하시고 권한을 나누시면 됩니다. 각자 배정된 방문을 자기 휴대폰에서 확인하고 완료 처리를 합니다. 급한 연락은 팀 채팅이나 무전 기능으로 바로 전달하실 수 있습니다.
Excel이나 기존 프로그램의 자료는 그대로 옮기실 수 있고 절차는 데이터 이전 가이드에 있습니다. Android와 iOS를 모두 지원하며 첫 3개월은 무료입니다. 배관 작업을 함께 하시는 업체라면 전기 및 배관 업체용 서비스 관리 소프트웨어 쪽 설명도 같이 보시면 좋습니다.
자주 묻는 질문
성수기에 하루 스무 건씩 잡아도 관리가 됩니까
예약과 캘린더에서 오늘과 내일 방문을 목록으로 보실 수 있고, 일정이 밀리면 그 자리에서 옮기실 수 있습니다. 바뀐 내용은 기사 휴대폰에도 반영되므로 따로 연락하지 않으셔도 됩니다.
지난번에 무슨 부품을 썼는지 확인할 수 있습니까
작업지시서에 사용한 부품과 항목을 함께 기록하시면 고객 카드에 이력으로 남습니다. 같은 집에서 다시 연락이 왔을 때 지난 작업 내용을 바로 확인하실 수 있어 보증 재방문인지 새 작업인지 구분이 분명해집니다.
벽걸이와 시스템 방식 가격을 따로 넣을 수 있습니까
가능합니다. 기본 품목과 추가 서비스를 나눠 등록하고 개수, 시간, 면적, 패키지 기준으로 가격을 정하실 수 있습니다. 출장비와 부품비도 별도 항목으로 관리하실 수 있습니다.
작년에 청소한 집을 다시 찾아볼 수 있습니까
고객 카드에 방문 이력이 남으므로 지난 시즌에 작업한 집을 목록으로 확인하실 수 있습니다. 다음 시즌에 안내를 드릴 대상을 고르실 때 이 이력이 그대로 기준이 됩니다.
기사가 여러 명이어도 쓸 수 있습니까
초대 코드로 직원을 추가하시고 권한을 나누시면 됩니다. 각자 배정된 방문을 자기 휴대폰에서 처리하며, 급한 연락은 팀 채팅과 무전 기능으로 바로 전달하실 수 있습니다.