ซอฟต์แวร์จัดการธุรกิจล้างรถ

ร้านคาร์แคร์ที่เปิดมาสักระยะจะรู้ดีว่า งานที่หนักที่สุดไม่ใช่การล้างรถ แต่เป็นการจำให้ได้ว่าคันไหนของใคร คันไหนเก็บเงินแล้ว คันไหนเป็นลูกค้ารายเดือน และตอนปิดร้านเงินในลิ้นชักควรตรงกับงานที่ทำไปกี่คัน บ่ายวันเสาร์ที่รถเข้าคิวพร้อมกันเจ็ดแปดคัน โทรศัพท์ดังไม่หยุด น้องหน้าร้านต้องจดใส่กระดาษไปด้วยรับสายไปด้วย ข้อมูลหล่นหายได้ง่ายมาก ProTakip เข้ามาทำหน้าที่แทนกระดาษแผ่นนั้น และทำให้ทุกคนในร้านเห็นข้อมูลชุดเดียวกัน

คิวรถทั้งร้านอยู่ในหน้าจอเดียว

รถทุกคันที่เข้าร้านจะถูกเปิดเป็นใบสั่งงานหนึ่งใบ และเดินผ่านสถานะที่ชัดเจน คือ รับรถแล้ว กำลังทำ ทำเสร็จรอส่งมอบ และส่งมอบเรียบร้อย ช่างที่อยู่หลังร้านกดเปลี่ยนสถานะจากมือถือของตัวเองได้ทันทีที่ทำเสร็จ พนักงานหน้าร้านจึงไม่ต้องเดินไปตะโกนถามว่าคันสีขาวเสร็จหรือยัง

ในใบสั่งงานบันทึกได้ทั้งทะเบียนรถ ยี่ห้อรุ่น สีรถ รายการที่ลูกค้าสั่ง และหมายเหตุที่ต้องระวัง เช่น กันชนมีรอยมาก่อนเข้าร้าน หรือลูกค้าขอไม่ให้ฉีดน้ำเข้าห้องเครื่อง เรื่องเหล่านี้เมื่อจดไว้ในระบบก็จะติดอยู่กับรถคันนั้นตลอดไป ไม่หายไปพร้อมกับกะของพนักงานคนที่รับรถ

ถ้าร้านมีหลายสาขาหรือมีทีมล้างนอกสถานที่ ทุกคนเห็นคิวชุดเดียวกัน และเมื่อสัญญาณอินเทอร์เน็ตในลานจอดใต้ตึกไม่ดี แอปยังทำงานออฟไลน์ต่อได้ พอกลับมามีสัญญาณข้อมูลจะซิงก์ให้เองโดยไม่ต้องกรอกซ้ำ

ตั้งราคาตามขนาดรถและบริการเสริมได้ละเอียด

คาร์แคร์ไม่เคยมีราคาเดียว รถเก๋งกับกระบะยกสูงคิดไม่เท่ากัน ล้างสีดูดฝุ่นกับล้างพร้อมเคลือบสีก็คนละเรท ยังมีงานที่บวกเพิ่มอีก เช่น ขัดไฟหน้า ฟอกเบาะ ดับกลิ่น ล้างห้องเครื่อง เคลือบแก้ว ในระบบคุณสร้างรายการบริการหลักและบริการเสริมแยกกันได้ พร้อมกำหนดราคาตามประเภทรถหรือแพ็กเกจ

เมื่อราคาถูกเก็บไว้ในระบบแล้ว พนักงานใหม่คิดเงินได้ถูกต้องตั้งแต่วันแรก ไม่ต้องเดา ไม่ต้องโทรถามเจ้าของ และลูกค้าได้ยินราคาเดียวกันทุกครั้งที่แวะเข้ามา เวลาลูกค้าองค์กรขอใบเสนอราคาสำหรับรถหลายคัน คุณก็หยิบราคาจากรายการเดิมมาตอบได้เลย ไม่ต้องนั่งคิดใหม่ทุกครั้ง

ถ้ากำลังทบทวนโครงสร้างราคาของร้านอยู่ ลองอ่าน แนวทางการวางราคาและทำใบราคาให้ลูกค้าเข้าใจง่าย ประกอบ หลักคิดเรื่องการแยกราคาตามหน่วยและตามงานเสริมนำมาใช้กับงานล้างรถได้ตรง ๆ

ลูกค้าประจำ ทะเบียนรถ และประวัติที่ย้อนดูได้

คาร์แคร์อยู่ได้ด้วยลูกค้าประจำ ไม่ใช่รถที่ผ่านมาครั้งเดียว ระบบเก็บประวัติลูกค้าไว้เป็นรายคน ทั้งเบอร์โทร ทะเบียนรถที่เคยเข้ามา วันที่เข้าล่าสุด บริการที่เคยใช้ และยอดที่ยังค้างอยู่ เปิดดูก่อนคุยกับลูกค้าเพียงไม่กี่วินาที

ประวัตินี้ทำให้คุณพูดกับลูกค้าได้ตรงจุด เช่น เห็นว่าคันนี้เคลือบสีไปเมื่อสี่เดือนก่อน ก็ชวนต่ออายุได้อย่างเป็นธรรมชาติ หรือเห็นว่าลูกค้ารายนี้เข้ามาทุกสองสัปดาห์แล้วหายไปเดือนกว่า ก็รู้ว่าควรทักไปถามไถ่

คุณยังตั้งนัดหมายล่วงหน้าในปฏิทินของร้านได้ เช่น นัดเคลือบแก้วเช้าวันอังคาร หรือนัดรับรถลูกค้าถึงที่ ระบบเตือนก่อนถึงเวลา ทำให้คิวช่วงเช้าไม่ชนกันเอง

โทรเข้ามาปุ๊บ รู้เลยว่าใครโทรมา

เวลาโทรศัพท์ร้านดังขึ้นระหว่างที่มือเปียกอยู่ทั้งสองข้าง สิ่งที่ช่วยได้มากที่สุดคือการเห็นชื่อลูกค้าขึ้นบนหน้าจอก่อนรับสาย ฟีเจอร์แสดงชื่อสายเรียกเข้าบน Android จะดึงชื่อจากฐานลูกค้าของร้านขึ้นมาให้ พร้อมข้อมูลว่าเคยใช้บริการอะไรและมียอดค้างหรือไม่

ส่วนที่สำคัญคือมันทำงานได้แม้เครื่องไม่มีอินเทอร์เน็ต เพราะรายชื่อลูกค้าถูกเก็บไว้ในเครื่องด้วย มือถือสองซิมที่เน็ตหลุดตอนมีสายเข้าเป็นเรื่องปกติ ระบบจึงถูกออกแบบมาให้ไม่พึ่งสัญญาณในจังหวะนั้น

รายละเอียดการตั้งค่าและข้อควรรู้ทั้งหมด อ่านได้ใน คู่มือการแสดงชื่อลูกค้าเมื่อมีสายเรียกเข้า ซึ่งอธิบายขั้นตอนตั้งแต่ให้สิทธิ์แอปไปจนถึงการซิงก์รายชื่อ

เก็บเงิน ยอดค้าง และรถบริษัทที่วางบิลปลายเดือน

ร้านที่รับงานรถบริษัท รถเช่า หรือรถของอู่จะเจอสถานการณ์เดียวกัน คือ ล้างวันนี้แต่เก็บเงินสิ้นเดือน ระบบบันทึกยอดค้างชำระเป็นรายลูกค้า และเมื่อรับชำระบางส่วนก็ตัดยอดให้ตามจริง ปลายเดือนคุณเปิดดูได้ทันทีว่าใครค้างเท่าไร ค้างมาแล้วกี่วัน

ที่หน้าร้าน คุณพิมพ์ใบเสร็จหรือสลิปส่งมอบด้วยเครื่องพิมพ์ความร้อน Bluetooth ได้เลย ไม่ต้องมีคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ เครื่องพิมพ์ตัวเล็กพกไว้ในกล่องเครื่องมือก็พอ เหมาะกับทีมที่ออกไปล้างถึงบ้านลูกค้า

เรื่องการติดตามยอดค้างอย่างสุภาพและได้ผล มีอธิบายไว้ใน คู่มือการเก็บเงินและติดตามยอดค้างชำระ ตั้งแต่จังหวะที่ควรทัก ไปจนถึงวิธีบันทึกให้ตัวเลขไม่หลุด

เงินเข้าออกหน้าร้าน และกะของพนักงาน

ระบบมีบันทึกรายรับรายจ่ายที่แยกได้ตามช่วงเวลาและตามพนักงาน ค่าน้ำยาที่ซื้อเพิ่ม ค่าแรงรายวันของน้องล้างรถ ค่าน้ำค่าไฟ ลงบันทึกไว้ในที่เดียวกับรายรับ ตอนปิดร้านคุณจึงเห็นกำไรของวันนั้นจริง ๆ ไม่ใช่แค่ยอดขาย

การเพิ่มพนักงานทำผ่านรหัสเชิญ ส่งรหัสให้ลูกน้องกรอกในแอป เขาก็เข้ามาอยู่ในทีมทันที และคุณกำหนดสิทธิ์ได้ว่าใครเห็นอะไร เช่น ให้ช่างเห็นเฉพาะคิวงานของตัวเอง แต่ไม่เห็นตัวเลขรายได้ทั้งร้าน

ทีมยังคุยกันได้ในแชทภายในและใช้ปุ่มกดพูดแบบวิทยุสื่อสารเวลาต้องเรียกกันข้ามลาน สะดวกกว่าตะโกนและไม่รบกวนลูกค้าที่นั่งรออยู่

แจ้งลูกค้าเมื่อรถเสร็จ โดยไม่ต้องโทรทีละคน

เมื่อสถานะรถเปลี่ยนเป็นทำเสร็จ ทีมงานเห็นทันทีจากการแจ้งเตือนในแอป และร้านที่ใช้ WhatsApp คุยกับลูกค้าอยู่แล้วก็ตั้งข้อความสำเร็จรูปไว้ส่งได้ ส่วนลูกค้าที่ถนัดช่องทางอื่น คุณยังใช้วิธีเดิมของร้านได้ตามปกติ เพราะสถานะที่ถูกต้องอยู่ในระบบแล้ว ใครหยิบโทรศัพท์ขึ้นมาก็ตอบลูกค้าได้เหมือนกันหมด

สิ่งที่เปลี่ยนไปจริง ๆ คือไม่มีใครต้องเดาอีกต่อไป ก่อนหน้านี้คำถามว่ารถเสร็จหรือยังต้องวิ่งไปถามหลังร้าน ตอนนี้เปิดหน้าจอดูแล้วตอบได้เลยภายในไม่กี่วินาที

แนวทางการวางจังหวะแจ้งลูกค้าให้พอดี ไม่มากจนน่ารำคาญและไม่น้อยจนลูกค้าโทรตาม อธิบายไว้ใน คู่มือการแจ้งเตือนลูกค้าอย่างเป็นระบบ

เริ่มใช้งานอย่างไร

ถ้าตอนนี้ข้อมูลลูกค้าอยู่ใน Excel หรืออยู่ในโปรแกรมเดิม ก็นำเข้ามาได้ ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทีละราย รายละเอียดขั้นตอนการย้ายข้อมูลอ่านได้จาก คู่มือการย้ายจากโปรแกรมเดิมมาใช้ระบบใหม่ และถ้ายังเปรียบเทียบอยู่ว่าควรเลือกอะไรบ้าง หลักเกณฑ์การเลือกโปรแกรมจัดการร้าน ช่วยตั้งคำถามที่ถูกต้องก่อนตัดสินใจ

ProTakip ใช้ได้ทั้งบน Android และ iOS สามเดือนแรกใช้ฟรี จึงมีเวลาพอที่จะลองกับคิวจริงของร้าน ไม่ใช่แค่ลองกดเล่นสองสามครั้ง

ร้านคาร์แคร์หลายแห่งรับงานเสริมอย่างการฟอกเบาะและซักพรมในรถด้วย ถ้าคุณทำงานสายนั้นด้วย ลองดู ระบบจัดการงานซักพรมและโซฟา หรือถ้ามีทีมแม่บ้านรับงานทำความสะอาดควบคู่กันไป โปรแกรมจัดการธุรกิจทำความสะอาด ก็ใช้ฐานลูกค้าเดียวกันได้

คำถามที่พบบ่อย

ร้านผมมีพนักงานสามคน ระบบจะซับซ้อนเกินไปไหม

ไม่ครับ ระบบถูกออกแบบมาสำหรับร้านเล็กที่เจ้าของลงมือทำงานเองด้วย หน้าจอหลักคือคิวงานของวันนี้ พนักงานส่วนใหญ่ใช้เพียงสองอย่าง คือเปิดใบสั่งงานและกดเปลี่ยนสถานะเมื่อทำเสร็จ เรียนรู้ได้ภายในวันเดียว

ถ้าเน็ตในร้านหลุดบ่อย ยังใช้ได้ไหม

ใช้ได้ครับ แอปทำงานแบบออฟไลน์ได้ ข้อมูลที่บันทึกไว้ระหว่างที่ไม่มีสัญญาณจะซิงก์ขึ้นระบบให้อัตโนมัติเมื่อกลับมาเชื่อมต่อ ส่วนการแสดงชื่อสายเรียกเข้าบน Android ก็ทำงานได้แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต

ตั้งราคาแยกตามประเภทรถได้จริงหรือ

ได้ครับ คุณสร้างรายการบริการและบริการเสริมของร้านเอง แล้วกำหนดราคาตามแพ็กเกจหรือประเภทรถได้ตามที่ร้านใช้จริง เมื่อเปิดใบสั่งงานก็เลือกรายการจากรายการราคาที่ตั้งไว้ ทำให้พนักงานคิดเงินตรงกันทุกคน

ลูกค้าองค์กรที่วางบิลปลายเดือน จัดการอย่างไร

บันทึกงานตามปกติแล้วปล่อยเป็นยอดค้างชำระของลูกค้ารายนั้น ระบบรวมยอดค้างให้เห็นเป็นรายลูกค้า พร้อมประวัติงานที่ทำไปทั้งเดือน เมื่อรับเงินแล้วก็บันทึกการชำระ ยอดค้างจะลดลงตามจริง

ย้ายข้อมูลลูกค้าเดิมเข้ามาได้ไหม

ได้ครับ ถ้ามีไฟล์ Excel หรือข้อมูลจากโปรแกรมเดิม สามารถนำเข้าได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ ทีมงานช่วยตรวจรูปแบบไฟล์ให้ก่อนนำเข้า เพื่อไม่ให้เบอร์โทรหรือชื่อลูกค้าเพี้ยน