Δευτέρα πρωί, ο πλακάς ήρθε πριν τον υδραυλικό
Δευτέρα, οκτώ και μισή, ένα τριάρι στην Πάτρα. Ο πλακάς έφτασε με τα πλακάκια, αλλά ο υδραυλικός δεν έχει τελειώσει ακόμα τις σωληνώσεις στο μπάνιο. Δύο άνθρωποι στέκονται στο κλιμακοστάσιο και περιμένουν. Ο πελάτης τηλεφωνεί για να ρωτήσει αν θα προλάβει να μπει το Σάββατο, γιατί έχει ήδη ειδοποιήσει τη μετακόμιση. Και κάπου ανάμεσα, κανείς δεν θυμάται αν η δεύτερη δόση εισπράχθηκε ή απλώς συζητήθηκε.
Στην ανακαίνιση το πρόβλημα δεν είναι η τεχνική δουλειά. Είναι η σειρά, ο συντονισμός και τα λεφτά που κινούνται σε κομμάτια. Ένα έργο έχει στάδια που εξαρτώνται μεταξύ τους, συνεργεία που έρχονται από διαφορετικές δουλειές, υλικά που αγοράζονται σε δόσεις και έναν πελάτη που θέλει να ξέρει πού βρισκόμαστε.
Το ProTakip δεν σας μαθαίνει τη δουλειά σας. Κρατάει τα στάδια, τα ραντεβού, τα έξοδα και τις εισπράξεις κάθε έργου σε ένα σημείο που το βλέπετε από το κινητό σας, μέσα στο ίδιο το εργοτάξιο, με σκόνη στα χέρια.
Το έργο σε στάδια, όχι σε ένα μεγάλο «ανακαίνιση»
Κάθε ανακαίνιση σπάει σε εργασίες: αποξηλώσεις, υδραυλικά, ηλεκτρολογικά, σοβάδες, πλακάκια, κουφώματα, βαψίματα, καθαρισμός παράδοσης. Η καθεμία παίρνει ημερομηνία, υπεύθυνο και κατάσταση. Έτσι, ανοίγοντας το έργο, βλέπετε αμέσως τι έχει κλείσει, τι τρέχει σήμερα και τι μπλοκάρει το επόμενο βήμα.
Οι εργασίες μπαίνουν στο ημερολόγιο με ώρα, οπότε τα συνεργεία δεν συναντιούνται τυχαία στην ίδια πόρτα. Σε πολυκατοικίες, όπου οι θορυβώδεις εργασίες πρέπει να πέφτουν σε συγκεκριμένες ώρες της ημέρας, αυτό δεν είναι λεπτομέρεια: είναι ο λόγος που δεν μαζεύονται παράπονα από τους ενοίκους.
Όταν κάτι αλλάξει — και πάντα αλλάζει — μετακινείτε την εργασία και το βλέπουν όλοι ταυτόχρονα στο κινητό τους. Για τη γρήγορη συνεννόηση μέσα στην ημέρα υπάρχει εσωτερική συνομιλία και push-to-talk, ώστε μια οδηγία να φτάνει σε τρία άτομα με ένα πάτημα αντί για τρεις κλήσεις.
Ποιος κάνει τι: συνεργεία και δικαιώματα
Τα περισσότερα συνεργεία ανακαινίσεων δουλεύουν με μόνιμο πυρήνα δύο τριών ατόμων και εξωτερικούς τεχνίτες κατά περίπτωση. Κάθε άτομο μπαίνει με κωδικό πρόσκλησης και βλέπει μόνο ό,τι του αναλογεί: τις εργασίες του, τη διεύθυνση, τις σημειώσεις, τα υλικά που πρέπει να έχει μαζί του. Δεν βλέπει προϋπολογισμούς και κέρδη.
Ο υπεύθυνος βλέπει τη μεγάλη εικόνα: πόσα έργα τρέχουν, ποιο έχει καθυστερήσει, ποιος φορτώθηκε πολλές δουλειές την ίδια μέρα. Οι αναφορές δείχνουν τι πραγματικά έγινε ανά άτομο και ανά περίοδο, χωρίς να στηρίζεστε σε ό,τι θυμάται ο καθένας το βράδυ.
Οι σημειώσεις πάνω στην εργασία λύνουν τις μισές διαφωνίες πριν καν γίνουν: πώς παραλήφθηκε ο χώρος, τι βρέθηκε πίσω από τον σοβά, τι ζήτησε ο πελάτης να αλλάξει την τρίτη εβδομάδα. Είναι το ίδιο κέρδος με τις παρατηρήσεις παραλαβής που κρατούν άλλοι κλάδοι — δείτε πώς λειτουργεί στο πρόγραμμα καθαρισμού χαλιών.
Προκαταβολή, δόσεις και έξοδα υλικών
Η ανακαίνιση σχεδόν ποτέ δεν πληρώνεται μονομιάς. Υπάρχει προκαταβολή, ενδιάμεσες πληρωμές ανά στάδιο και το υπόλοιπο στην παράδοση. Στο ProTakip κάθε είσπραξη γράφεται πάνω στο έργο με ημερομηνία, οπότε ανά πάσα στιγμή φαίνεται πόσα έχουν μπει και πόσα μένουν ανοιχτά.
Στην άλλη πλευρά μπαίνουν τα έξοδα: υλικά, ενοίκιο μηχανημάτων, μεταφορά μπάζων, καύσιμα, ημερομίσθια εξωτερικών τεχνιτών. Καταγράφονται πάνω στο συγκεκριμένο έργο και όχι σε ένα γενικό σύνολο του μήνα. Έτσι, στο τέλος, ξέρετε ποιο έργο άφησε κάτι και ποιο απλώς σας κράτησε απασχολημένους.
Αυτό είναι και το πιο συνηθισμένο σημείο διαρροής του κλάδου: μικρές έξτρα εργασίες που ζητήθηκαν προφορικά, έγιναν και δεν χρεώθηκαν ποτέ. Όταν κάθε προσθήκη γράφεται τη στιγμή που συμφωνείται, η τελική κουβέντα με τον πελάτη γίνεται πάνω σε καταγεγραμμένα στοιχεία. Για τη μέθοδο είσπραξης δείτε τον οδηγό για τις εισπράξεις και τα ανοιχτά υπόλοιπα.
Ένα ξεκαθάρισμα: το ProTakip δεν είναι λογιστικό πρόγραμμα και δεν αναλαμβάνει τιμολόγηση προς την εφορία ούτε φορολογικές δηλώσεις. Παρακολουθεί τη δουλειά και τη ροή χρημάτων της επιχείρησης· τα λογιστικά τα κάνει ο λογιστής σας με τα δικά του εργαλεία.
Χρήσιμο είναι και το ημερολόγιο με τα ραντεβού παράδοσης και τις επισκέψεις ελέγχου. Ένα έργο δεν τελειώνει όταν φύγει το συνεργείο· τελειώνει όταν γίνει η τελευταία ματιά, διορθωθούν τα μικρά και εισπραχθεί το υπόλοιπο. Με υπενθύμιση στο ημερολόγιο, αυτή η τελευταία επίσκεψη δεν χάνεται μέσα στο επόμενο έργο που έχει ήδη ξεκινήσει.
Ο πελάτης που ρωτάει «πού είμαστε;»
Σε ένα έργο τεσσάρων εβδομάδων ο πελάτης θα τηλεφωνήσει δεκάδες φορές, εκτός αν του δίνετε εικόνα μόνοι σας. Το ProTakip στέλνει αυτόματα μηνύματα στο WhatsApp με έτοιμα πρότυπα σε συγκεκριμένα σημεία: ξεκινάμε αύριο, ολοκληρώθηκε το στάδιο των υδραυλικών, αύριο έρχονται τα κουφώματα, η παράδοση προγραμματίζεται για την Παρασκευή.
Το αποτέλεσμα δεν είναι μόνο λιγότερες κλήσεις. Είναι ότι ο πελάτης νιώθει πως το έργο ελέγχεται, και αυτό μειώνει τις παρεμβάσεις της τελευταίας στιγμής που τινάζουν το πρόγραμμα στον αέρα. Πώς γράφονται μηνύματα που ενημερώνουν χωρίς να κουράζουν, στον οδηγό για την ενημέρωση πελατών.
Όταν σας παίρνει εκείνος, η αναγνώριση κλήσης φέρνει στην οθόνη το όνομα, τη διεύθυνση του έργου και τις τελευταίες κινήσεις πριν σηκώσετε — σε Android και χωρίς σύνδεση, που είναι χρήσιμο σε υπόγεια και ημιτελείς χώρους. Περισσότερα στον οδηγό για την αναγνώριση κλήσης.
Ξεκίνημα με τα έργα που ήδη τρέχουν
Δεν χρειάζεται να περιμένετε νέο έργο. Περνάτε τα δύο τρία που τρέχουν τώρα, με τα στάδιά τους και τις πληρωμές που έχουν γίνει, και συνεχίζετε από εκεί. Οι πελάτες και τα τηλέφωνα εισάγονται από Excel ή από άλλο πρόγραμμα χωρίς πληκτρολόγηση. Οι πρώτοι τρεις μήνες είναι δωρεάν.
Η εφαρμογή τρέχει σε Android και iOS και δουλεύει και εκτός σύνδεσης, κάτι απαραίτητο σε κτίρια χωρίς ρεύμα και με κακό σήμα. Τι πρέπει να ρωτήσετε πριν διαλέξετε λογισμικό, στον οδηγό επιλογής προγράμματος· η μετάβαση από παλιό σύστημα, στον οδηγό μεταφοράς δεδομένων.
Αν στα έργα σας μπαίνουν και ηλεκτρολογικά ή υδραυλικά με δικό τους ρυθμό επειγόντων, δείτε το πρόγραμμα για ηλεκτρολόγους και υδραυλικούς. Αν αναλαμβάνετε και τον τελικό καθαρισμό παράδοσης, δείτε το πρόγραμμα για εταιρείες καθαρισμού.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να χωρίσω ένα έργο σε στάδια;
Ναι. Κάθε έργο σπάει σε επιμέρους εργασίες με ημερομηνία, υπεύθυνο και κατάσταση, όπως αποξηλώσεις, υδραυλικά, πλακάκια, βαψίματα και παράδοση. Έτσι φαίνεται τι ολοκληρώθηκε, τι τρέχει και τι καθυστερεί το επόμενο βήμα.
Παρακολουθεί τα έξοδα υλικών ανά έργο;
Ναι. Υλικά, μεταφορές, ενοίκια μηχανημάτων και ημερομίσθια εξωτερικών τεχνιτών καταγράφονται πάνω στο συγκεκριμένο έργο. Μαζί με τις εισπράξεις, δίνουν εικόνα του τι άφησε κάθε δουλειά αντί για ένα γενικό μηνιαίο σύνολο.
Πώς παρακολουθώ προκαταβολές και δόσεις;
Κάθε είσπραξη γράφεται πάνω στο έργο με ημερομηνία και ποσό, οπότε φαίνεται τι έχει πληρωθεί και τι μένει ανοιχτό. Το υπόλοιπο εμφανίζεται και στην καρτέλα του πελάτη, ώστε να μην ξεχνιέται στην παράδοση.
Βλέπουν οι τεχνίτες τα οικονομικά του έργου;
Όχι, εκτός αν το επιλέξετε. Τα δικαιώματα ορίζονται ανά ρόλο: ο τεχνίτης βλέπει τις εργασίες, τις διευθύνσεις και τις σημειώσεις του, ενώ προϋπολογισμοί, εισπράξεις και σύνολα παραμένουν στον ιδιοκτήτη και σε όποιον οριστεί διαχειριστής.
Εκδίδει τιμολόγια και προσφορές;
Μονάδα προσφορών υπάρχει: γράφετε τις εργασίες γραμμή γραμμή με ποσότητα και τιμή μονάδας, βάζετε διεύθυνση έργου, τετραγωνικά, ΦΠΑ, προκαταβολή και ημερομηνία ισχύος, τη στέλνετε ως PDF και όταν γίνει δεκτή δημιουργείται αυτόματα το ραντεβού. Λογιστικό πρόγραμμα πάντως δεν είναι: καταγράφει τα έξοδα, τις εισπράξεις και τα υπόλοιπα ώστε να ξέρετε πού βρίσκεται κάθε έργο, αλλά την τιμολόγηση και τα φορολογικά τα χειρίζεται ο λογιστής σας.