ซอฟต์แวร์จัดการบริการแอร์และทำความร้อน

ธุรกิจล้างแอร์และซ่อมแอร์ในไทยมีฤดูกาลที่ชัดเจนอย่างโหดร้าย ช่วงมีนาคมถึงพฤษภาคมคิวแน่นจนรับไม่ไหว โทรศัพท์ดังทั้งวัน ลูกค้าถามว่าคิวว่างวันไหน แล้วพอเข้าหน้าฝนงานก็เบาลงทันที การบริหารธุรกิจแบบนี้ด้วยสมุดจดกับกลุ่มแชทของทีมช่างทำให้ของหล่นหายเสมอ ทั้งนัดที่ลืม ลูกค้าที่ไม่ได้โทรกลับ และเงินที่ยังไม่ได้เก็บ ProTakip เข้ามาเป็นระบบจัดการกลางที่ทั้งทีมใช้ร่วมกัน

คิวงานทั้งวันของทุกทีมช่าง อยู่ในหน้าจอเดียว

ทุกงานที่รับเข้ามาเปิดเป็นใบสั่งงาน ระบุลูกค้า ที่อยู่ อาการที่แจ้ง จำนวนเครื่อง ประเภทแอร์ และช่างที่รับผิดชอบ สถานะไล่จากรับงาน กำลังดำเนินการ ทำเสร็จ ไปจนถึงเก็บเงินเรียบร้อย คุณจึงเห็นได้ทันทีว่าวันนี้เหลืองานค้างกี่จุดและอยู่กับทีมไหน

ในหน้าร้อนที่ต้องจัดคิวสามสี่ทีมพร้อมกัน ภาพรวมแบบนี้ช่วยได้มาก เพราะคุณเห็นว่าทีมไหนงานแน่นเกินไป แล้วโยกงานที่เพิ่งรับเข้ามาให้ทีมที่ว่างกว่าได้ทันที ไม่ต้องโทรไล่ถามทีละคน

เมื่อช่างขึ้นไปทำงานบนดาดฟ้าหรืออยู่ในห้องเครื่องที่สัญญาณไม่เข้า แอปยังใช้งานออฟไลน์ได้ตามปกติ ข้อมูลจะซิงก์เมื่อกลับมามีสัญญาณ

นัดล่วงหน้าและสัญญาบริการรายปีที่ไม่หลุด

งานล้างแอร์เป็นงานที่ควรกลับมาทำซ้ำทุกหกเดือนถึงหนึ่งปี แต่ร้านส่วนใหญ่เสียลูกค้าไปเพราะไม่ได้ติดต่อกลับตอนถึงรอบ ระบบมีปฏิทินนัดหมายพร้อมการแจ้งเตือน ทำให้คุณจองคิวล่วงหน้าและตั้งเตือนตัวเองก่อนถึงเวลาได้

ประวัติในบัตรลูกค้าจะบอกว่าบ้านหลังนี้มีแอร์กี่ตัว ติดตั้งแบบไหน ล้างครั้งล่าสุดเมื่อไร และเคยเปลี่ยนอะไหล่อะไรไปบ้าง เมื่อถึงรอบถัดไปคุณติดต่อกลับได้อย่างมีข้อมูล ไม่ใช่การขายแบบสุ่ม

สำหรับลูกค้าอาคารสำนักงานหรือร้านอาหารที่ทำสัญญาดูแลรายปี คุณบันทึกงานแต่ละรอบเป็นใบสั่งงานแยกกัน แล้วเปิดดูประวัติทั้งปีของลูกค้ารายนั้นได้ในที่เดียว ซึ่งมีประโยชน์มากตอนต่อสัญญา

ราคาที่ต่างกันตามชนิดและขนาดของเครื่อง

แอร์ผนัง แอร์แขวน แอร์ฝังฝ้าสี่ทิศทาง และแอร์ตู้ตั้ง ใช้เวลาและแรงต่างกันมาก ยังมีเรื่องขนาด BTU ความสูงของจุดติดตั้ง และงานเสริมอย่างการเติมน้ำยา ล้างเชิงลึกด้วยการถอดล้าง เปลี่ยนแคปาซิเตอร์ หรือแก้ปัญหาน้ำหยด

ในระบบคุณตั้งรายการราคาและบริการเสริมของตัวเองไว้ทั้งหมด พนักงานรับสายจึงตอบราคาได้ทันทีและตรงกันทุกคน เวลาต้องทำใบเสนอราคาให้นิติบุคคลที่มีแอร์หลายสิบเครื่อง คุณก็ประกอบจากราคามาตรฐานได้เร็ว

หลักการวางโครงสร้างราคาให้ลูกค้าเข้าใจง่ายและไม่ขาดทุนโดยไม่รู้ตัว มีอธิบายไว้ใน คู่มือการวางราคาและออกใบราคาให้ลูกค้า

สายเรียกเข้าในหน้าร้อนที่ดังทั้งวัน

ในเดือนที่งานชุก โทรศัพท์คือคอขวดของทั้งธุรกิจ ฟีเจอร์แสดงชื่อสายเรียกเข้าบน Android ทำให้คุณเห็นชื่อลูกค้าและข้อมูลย่อก่อนกดรับ เช่น เคยล้างแอร์ไปเมื่อไร มีกี่เครื่อง และยังค้างชำระอยู่หรือไม่

ผลลัพธ์คือบทสนทนาสั้นลงและแม่นขึ้น คุณไม่ต้องเริ่มจากคำถามว่าเคยใช้บริการเราหรือยัง และลูกค้ารู้สึกว่าร้านจำเขาได้ ซึ่งเป็นเหตุผลที่คนเลือกเรียกช่างเจ้าเดิม

ฟีเจอร์นี้ทำงานได้แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต วิธีตั้งค่าอ่านได้ที่ คู่มือการแสดงชื่อลูกค้าเมื่อมีสายเรียกเข้า

เงินหน้างาน อะไหล่ และกำไรที่แท้จริง

ช่างแอร์รับเงินหน้างานเป็นส่วนใหญ่ แต่เงินที่รับมาระหว่างวันมักไปกระจุกอยู่ในกระเป๋าช่างจนถึงเย็น ระบบให้ช่างบันทึกการรับชำระได้ทันทีที่หน้างาน และพิมพ์ใบเสร็จให้ลูกค้าด้วยเครื่องพิมพ์ความร้อน Bluetooth ที่พกไปกับกล่องเครื่องมือ

ค่าอะไหล่ที่ซื้อระหว่างทาง ทั้งน้ำยา แคปาซิเตอร์ ท่อทองแดง หรือฉนวน ลงบันทึกเป็นรายจ่ายได้ทันที ทำให้ตอนสิ้นเดือนคุณเห็นกำไรจริงของแต่ละประเภทงาน ไม่ใช่เห็นแค่ยอดรับ

ลูกค้าที่ขอโอนทีหลังหรือรอรอบวางบิลจะถูกเก็บเป็นยอดค้างชำระของลูกค้ารายนั้น วิธีติดตามที่ได้ผลโดยไม่เสียความสัมพันธ์ อ่านได้จาก คู่มือการเก็บเงินและติดตามยอดค้างชำระ

จัดทีม แบ่งโซน และลดเวลาเดินทาง

ต้นทุนที่มองไม่เห็นที่สุดของงานแอร์คือเวลาบนถนน ระบบมีแผนที่และการแบ่งพื้นที่บริการให้จัดคิวของแต่ละทีมให้อยู่ในโซนเดียวกันในวันเดียวกัน แทนที่จะวิ่งข้ามเมืองไปกลับ

การเพิ่มช่างเข้าทีมใช้รหัสเชิญ และคุณกำหนดสิทธิ์ได้ว่าใครเห็นข้อมูลระดับไหน ช่างเห็นเฉพาะงานของตัวเอง ส่วนรายได้รวมและรายงานภาพรวมอยู่กับเจ้าของ

ทีมสื่อสารกันด้วยแชทภายในและปุ่มกดพูดแบบวิทยุสื่อสาร ส่วนรายงานและสถิติบอกได้ว่าเดือนนี้ปิดงานไปกี่งาน ทีมไหนทำได้มากที่สุด และงานประเภทใดสร้างรายได้หลัก ซึ่งช่วยตัดสินใจว่าควรรับช่างเพิ่มก่อนเข้าหน้าร้อนหรือไม่

บอกลูกค้าว่าช่างจะถึงเมื่อไร

คำถามที่ลูกค้าถามมากที่สุดคือช่างจะมากี่โมง เมื่อช่างอัปเดตสถานะในระบบ คนที่รับสายอยู่ที่ร้านเห็นทันทีจากการแจ้งเตือนในแอปและตอบได้เลยโดยไม่ต้องโทรถามช่างก่อน

ร้านที่ใช้ WhatsApp ติดต่อลูกค้าอยู่แล้วสามารถตั้งข้อความสำเร็จรูปไว้ใช้ซ้ำ ส่วนช่องทางที่ทีมคุณคุ้นเคยอยู่แล้วก็ใช้ต่อได้ตามปกติ เพราะข้อมูลที่ถูกต้องอยู่ในระบบให้ทุกคนหยิบไปใช้เหมือนกัน

จังหวะการแจ้งลูกค้าที่พอดี ไม่ถี่เกินไปและไม่เงียบจนลูกค้าโทรตาม อธิบายไว้ใน คู่มือการแจ้งเตือนลูกค้าอย่างเป็นระบบ

เริ่มต้นอย่างไร

ข้อมูลลูกค้าเดิมใน Excel หรือในโปรแกรมที่ใช้อยู่ นำเข้าได้โดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ ขั้นตอนอยู่ใน คู่มือการย้ายข้อมูลจากโปรแกรมเดิม และก่อนตัดสินใจเลือกระบบ หลักเกณฑ์การเลือกโปรแกรมจัดการงานบริการ จะช่วยให้คุณเปรียบเทียบได้ตรงจุด

ใช้ได้ทั้ง Android และ iOS โดยสามเดือนแรกใช้ฟรี แนะนำให้เริ่มก่อนเข้าหน้าร้อน เพื่อให้ทีมคุ้นกับระบบก่อนคิวจะแน่น

ร้านแอร์หลายแห่งรับงานไฟฟ้าและงานประปาด้วย ถ้าคุณทำงานสายนั้นควบคู่ไป ระบบจัดการงานช่างไฟและช่างประปา ใช้ฐานลูกค้าเดียวกันได้ และถ้ารับงานติดตั้งในโครงการปรับปรุงอาคาร โปรแกรมจัดการงานรีโนเวท ก็ช่วยดูแลงานที่กินเวลาหลายสัปดาห์

คำถามที่พบบ่อย

หน้าร้อนคิวแน่นมาก ระบบช่วยจัดคิวได้จริงหรือ

ช่วยได้ครับ คุณเห็นงานทั้งหมดของวันพร้อมสถานะและผู้รับผิดชอบในหน้าจอเดียว จึงรู้ทันทีว่าทีมไหนงานแน่นเกินไป และโยกงานให้ทีมที่ว่างกว่าได้ ปฏิทินนัดหมายยังช่วยไม่ให้จองคิวทับกัน

เก็บประวัติว่าบ้านลูกค้ามีแอร์กี่ตัวได้ไหม

ได้ครับ บัตรลูกค้าเก็บได้ทั้งที่อยู่ ประวัติงานที่เคยทำ และหมายเหตุที่คุณบันทึกเอง เช่น จำนวนเครื่อง ประเภทการติดตั้ง และอะไหล่ที่เคยเปลี่ยน เมื่อถึงรอบล้างครั้งถัดไปจึงติดต่อกลับได้อย่างมีข้อมูล

ช่างบันทึกเงินที่รับมาหน้างานได้เลยไหม

ได้ครับ ช่างบันทึกการรับชำระจากมือถือได้ทันที และพิมพ์ใบเสร็จให้ลูกค้าด้วยเครื่องพิมพ์ความร้อนแบบ Bluetooth ยอดจะเข้าไปอยู่ในบันทึกรายรับทันที ทำให้ตอนปิดวันตัวเลขตรงกับเงินจริง

ตั้งราคาแยกตามชนิดแอร์ได้ไหม

ได้ครับ คุณสร้างรายการบริการของตัวเองพร้อมกำหนดราคาตามชนิดและขนาดเครื่อง รวมถึงบริการเสริมต่าง ๆ เมื่อเปิดใบสั่งงานก็เลือกจากรายการที่ตั้งไว้ ทำให้ทุกคนคิดราคาตรงกัน

บนดาดฟ้าที่ไม่มีสัญญาณ ใช้งานได้ไหม

ได้ครับ แอปทำงานแบบออฟไลน์ ข้อมูลที่บันทึกไว้จะซิงก์ขึ้นระบบอัตโนมัติเมื่อกลับมามีสัญญาณ และการแสดงชื่อสายเรียกเข้าบน Android ก็ไม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ต