Πέμπτη απόγευμα, μία απουσία και όλο το πρόγραμμα ξηλώνεται
Πέμπτη, τέσσερις παρά. Μία κοπέλα του συνεργείου τηλεφωνεί ότι την Παρασκευή δεν θα μπορέσει να έρθει. Την Παρασκευή έχετε δύο σπίτια στο Χαλάνδρι, ένα γραφείο στη Νέα Σμύρνη που καθαρίζεται μόνο μετά τις οκτώ και ένα διαμέρισμα που φεύγει ενοικιαστής και πρέπει να παραδοθεί καθαρό μέχρι το μεσημέρι. Το πρόγραμμα το ξέρετε απ' έξω, αλλά είναι στο μυαλό σας — και τώρα πρέπει να το ξαναφτιάξετε από την αρχή με πέντε τηλεφωνήματα.
Οι επιχειρήσεις καθαρισμού δεν πέφτουν από έλλειψη δουλειάς. Πέφτουν στα κενά: ένα ραντεβού που δόθηκε δύο φορές, ένα κλειδί που έμεινε στην τσάντα κάποιας που έχει ρεπό, ένας πελάτης που περίμενε στις εννιά ενώ το συνεργείο πήγε στις έντεκα. Κάθε τέτοιο κενό κοστίζει μία ώρα και συχνά έναν πελάτη που δεν θα το πει, απλώς δεν θα ξαναπάρει.
Το ProTakip κρατάει το πρόγραμμα της εβδομάδας σε ένα σημείο που το βλέπουν όλοι από το κινητό τους. Όταν αλλάζει κάτι, αλλάζει για όλους ταυτόχρονα, και δεν χρειάζεται να ανακοινωθεί με πέντε κλήσεις και τρία μηνύματα που κάποιος θα τα δει αργότερα.
Το ημερολόγιο της εβδομάδας και τα συνεργεία
Κάθε δουλειά μπαίνει ως ραντεβού με ημέρα, ώρα, διεύθυνση και το άτομο ή το συνεργείο που την αναλαμβάνει. Ο καθένας ανοίγει το πρωί την εφαρμογή και βλέπει μόνο τα δικά του: πού πάει πρώτα, τι ώρα, πόση ώρα υπολογίζεται, τι έχει σημειωθεί για το συγκεκριμένο σπίτι. Δεν στέλνετε πια φωτογραφία ενός χαρτιού στο γκρουπ κάθε Κυριακή βράδυ.
Οι διευθύνσεις πάνε σε χάρτη και χωρίζονται σε περιοχές, οπότε το πρόγραμμα βγαίνει με λογική διαδρομής και όχι με τη σειρά που τηλεφώνησαν οι πελάτες. Σε μια πόλη όπου δύο γειτονιές μπορεί να απέχουν σαράντα λεπτά μέσα στην κίνηση, το να μπουν τρία σπίτια της ίδιας περιοχής στο ίδιο πρωινό είναι ολόκληρη ώρα κερδισμένη.
Όταν κάποιος λείψει, ανοίγετε την ημέρα, βλέπετε ποιος έχει κενό και μεταφέρετε τη δουλειά. Το άτομο που την παίρνει το βλέπει αμέσως στο κινητό του, μαζί με όσα ξέρει το σύστημα για εκείνο το σπίτι. Για τη γρήγορη συνεννόηση μέσα στην ημέρα υπάρχει εσωτερική συνομιλία και push-to-talk, δηλαδή μιλάτε πατώντας ένα κουμπί αντί να ανοίγετε καινούργια κλήση.
Κλειδιά, κωδικοί κουδουνιού και ό,τι ξέρει μόνο ένας
Στα σπίτια και στα γραφεία η κρίσιμη πληροφορία δεν είναι η διεύθυνση. Είναι το ποιος κρατάει το κλειδί, ποιος κωδικός ανοίγει την είσοδο, από πού μπαίνει κανείς όταν λείπει ο ιδιοκτήτης, πού είναι ο διακόπτης του θερμοσίφωνα, ποιο απορρυπαντικό δεν θέλει η κυρία στα πλακάκια. Όλα αυτά γράφονται στην καρτέλα του πελάτη μία φορά και μένουν εκεί.
Έτσι σταματάει η εξάρτηση από ένα μόνο άτομο. Όταν η κοπέλα που πηγαίνει τρία χρόνια στο ίδιο σπίτι πάρει άδεια, η αντικαταστάτριά της δεν ξεκινάει από το μηδέν: ανοίγει την καρτέλα και βλέπει τι ισχύει εκεί. Το ίδιο και για τα γραφεία που καθαρίζονται βράδυ με δικό τους κλειδί.
Στην καρτέλα φαίνεται και όλο το ιστορικό: πότε έγινε ο προηγούμενος καθαρισμός, τι χρεώθηκε, τι πληρώθηκε, αν έμεινε υπόλοιπο. Αυτό είναι που σας επιτρέπει να απαντήσετε σε ένα τηλεφώνημα μέσα σε δέκα δευτερόλεπτα, χωρίς «θα το κοιτάξω και θα σας πω».
Περιοδικές συμβάσεις και μεμονωμένες δουλειές
Ο κλάδος έχει δύο ταχύτητες. Από τη μία οι σταθεροί πελάτες: το γραφείο κάθε Δευτέρα και Πέμπτη, το σπίτι κάθε δεύτερη Τρίτη, τα κοινόχρηστα μιας πολυκατοικίας κάθε εβδομάδα. Από την άλλη οι έκτακτες δουλειές: γενικός καθαρισμός μετά από ανακαίνιση, παράδοση διαμερίσματος, καθαρισμός μετά από εκδήλωση, ένα ακίνητο βραχυχρόνιας μίσθωσης που αλλάζει επισκέπτες κάθε τρεις μέρες.
Τα επαναλαμβανόμενα ραντεβού μπαίνουν μία φορά και εμφανίζονται μόνα τους στο ημερολόγιο, με υπενθύμιση πριν την ημέρα. Οι έκτακτες δουλειές μπαίνουν όποτε προκύψουν και παίρνουν τη θέση τους στο ίδιο πρόγραμμα. Το ζητούμενο είναι να μη ζουν σε δύο διαφορετικά μέρη, γιατί τότε κάποιο από τα δύο ξεχνιέται.
Η χρέωση ακολουθεί τη δουλειά: ανά ώρα, ανά τετραγωνικό, ανά επίσκεψη ή ως πακέτο, με πρόσθετες υπηρεσίες όπως τζάμια, φούρνος, χαλιά, βαθύς καθαρισμός καναπέ. Πώς στήνεται μια λίστα που δεν σας βάζει σε παζάρι στο τηλέφωνο, το δείχνει ο οδηγός τιμοκαταλόγου. Αν πάλι δίνετε χαλιά και σαλόνια σε πλυντήριο, δείτε και το πρόγραμμα καθαρισμού χαλιών.
Ενημέρωση πελάτη χωρίς να πάρει κανείς τηλέφωνο
Οι μισές κλήσεις σε μια εταιρεία καθαρισμού είναι επιβεβαιώσεις: «θα έρθετε αύριο;», «τι ώρα;», «τελείωσαν;». Το ProTakip στέλνει αυτόματα μήνυμα στο WhatsApp του πελάτη με έτοιμο πρότυπο — επιβεβαίωση ραντεβού, υπενθύμιση την προηγούμενη, ενημέρωση ότι η δουλειά ολοκληρώθηκε. Το κείμενο το γράφετε μία φορά και φεύγει το ίδιο κάθε φορά.
Αυτό μετράει ιδιαίτερα στα γραφεία και στα ακίνητα που δεν είναι κατοικίες του ιδιοκτήτη, όπου κανείς δεν βρίσκεται επί τόπου για να δει τη δουλειά. Ένα μήνυμα ολοκλήρωσης κλείνει την εκκρεμότητα στο μυαλό του πελάτη. Ποιο μήνυμα ταιριάζει πού και πώς αποφεύγεται η υπερβολή, τα εξηγεί ο οδηγός για την ενημέρωση πελατών.
Όταν χτυπάει το τηλέφωνο, η αναγνώριση κλήσης δείχνει όνομα, διεύθυνση και τελευταία επίσκεψη πριν σηκώσετε — σε Android και χωρίς σύνδεση στο ίντερνετ. Δεν ρωτάτε πια «ποιος είστε;» σε πελάτη τριών ετών. Περισσότερα στον οδηγό για την αναγνώριση κλήσης.
Ώρες, ταμείο και τι μένει ανοιχτό
Κάθε ολοκληρωμένη δουλειά αφήνει ίχνος: ποιος την έκανε, πότε ξεκίνησε, πότε τελείωσε, τι χρεώθηκε, τι εισπράχθηκε. Στο τέλος του μήνα δεν ψάχνετε να θυμηθείτε πόσες φορές πήγατε σε ένα γραφείο. Το βλέπετε στην καρτέλα, με ημερομηνίες, και η κουβέντα με τον πελάτη γίνεται πάνω σε στοιχεία.
Το ταμείο κρατάει έσοδα και έξοδα ανά περίοδο και ανά άτομο, μαζί με τα καθημερινά κόστη του κλάδου: υλικά, καύσιμα, διόδια, ανταλλακτικά μηχανημάτων. Έτσι φαίνεται αν μια δουλειά που ακούγεται καλή αφήνει πράγματι κάτι μετά τα έξοδα της διαδρομής.
Τα ανοιχτά υπόλοιπα είναι το πιο συνηθισμένο σημείο διαρροής, ειδικά στους εταιρικούς πελάτες που πληρώνουν με καθυστέρηση. Μια σταθερή εβδομαδιαία ρουτίνα λύνει το μεγαλύτερο μέρος — πώς στήνεται, το περιγράφει ο οδηγός για τις εισπράξεις και τα ανοιχτά υπόλοιπα.
Πώς ξεκινάτε μέσα σε μία εβδομάδα
Ξεκινάτε με τους πελάτες, τα τηλέφωνα, τις διευθύνσεις και τα σταθερά ραντεβού. Αν τα έχετε σε Excel ή σε άλλο πρόγραμμα, εισάγονται χωρίς χειροκίνητη πληκτρολόγηση. Οι υπάλληλοι μπαίνουν με κωδικό πρόσκλησης και βλέπουν μόνο ό,τι τους αφορά, χωρίς πρόσβαση σε τζίρους. Οι πρώτοι τρεις μήνες είναι δωρεάν.
Η εφαρμογή τρέχει σε Android και iOS και δουλεύει και εκτός σύνδεσης, κάτι που μετράει σε υπόγεια γκαράζ και σε παλιές πολυκατοικίες με κακό σήμα. Τι πρέπει να ρωτήσετε πριν διαλέξετε λογισμικό, το έχουμε συγκεντρώσει στον οδηγό επιλογής προγράμματος.
Αν έρχεστε από άλλο σύστημα, κρατήστε το ανοιχτό για μία εβδομάδα παράλληλα. Ο οδηγός αλλαγής προγράμματος δείχνει τι πρέπει να ελεγχθεί πριν το αφήσετε οριστικά.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να ορίσω επαναλαμβανόμενα ραντεβού για σταθερούς πελάτες;
Ναι. Ορίζετε μία φορά το μοτίβο, για παράδειγμα κάθε Δευτέρα και Πέμπτη ή κάθε δεύτερη Τρίτη, και τα ραντεβού εμφανίζονται μόνα τους στο ημερολόγιο με υπενθύμιση. Οι έκτακτες δουλειές μπαίνουν στο ίδιο πρόγραμμα, ώστε να μη ζουν σε ξεχωριστή λίστα.
Βλέπουν οι υπάλληλοι όλα τα οικονομικά στοιχεία;
Όχι, εκτός αν το επιλέξετε. Τα δικαιώματα ορίζονται ανά ρόλο: ένα άτομο του συνεργείου βλέπει τα δικά του ραντεβού, τις διευθύνσεις και τις σημειώσεις, όχι τζίρους και σύνολα ταμείου. Ο ιδιοκτήτης και όποιος οριστεί διαχειριστής βλέπουν τα πάντα.
Πού καταγράφονται τα κλειδιά και οι κωδικοί εισόδου;
Στην καρτέλα του κάθε πελάτη, μαζί με τον όροφο, το κουδούνι και τις ειδικές οδηγίες του χώρου. Έτσι, όταν πάει άλλο άτομο από το συνηθισμένο, βρίσκει την ίδια πληροφορία και δεν χρειάζεται να τηλεφωνήσει σε συνάδελφο που έχει ρεπό.
Δουλεύει χωρίς ίντερνετ;
Ναι. Η εφαρμογή λειτουργεί εκτός σύνδεσης και συγχρονίζει μόλις βρει δίκτυο, οπότε ένα υπόγειο γκαράζ ή ένας χώρος με κακό σήμα δεν σταματάει τη δουλειά. Η αναγνώριση κλήσης σε Android δουλεύει επίσης χωρίς σύνδεση.
Εκδίδει τιμολόγια και κάνει τα λογιστικά;
Όχι. Το ProTakip δεν είναι λογιστικό πρόγραμμα. Παρακολουθεί ραντεβού, δουλειές, πελάτες, χρεώσεις, εισπράξεις και ανοιχτά υπόλοιπα, ώστε να ξέρετε τι έγινε και τι οφείλεται. Τα φορολογικά και λογιστικά τα χειρίζεται ο λογιστής σας με τα δικά του εργαλεία.